Incoterms – reguły handlu międzynarodowego

Eksport lub import towarów wymaga ustalenia nie tylko ceny, lecz także odpowiedzialności za przewóz, odprawę celną, ubezpieczenie i ewentualne uszkodzenie ładunku. Nieprecyzyjna umowa może sprawić, że jedna ze stron poniesie koszty, których nie uwzględniła w kalkulacji.

Incoterms to opracowane przez Międzynarodową Izbę Handlową reguły określające podział obowiązków, kosztów i ryzyka między sprzedawcą a kupującym. Obecnie stosuje się przede wszystkim wersję Incoterms 2020, obejmującą 11 formuł przeznaczonych dla różnych rodzajów transportu.

Najważniejsze informacje z artykułu

• Reguła powinna być zapisana wraz z dokładnym miejscem lub portem oraz wersją, np. „DAP Warszawa, ul. Przemysłowa 10, Incoterms® 2020”.
• Formuły regulują koszty, transport, odprawy i moment przejścia ryzyka, ale nie przesądzają o przeniesieniu własności ani terminie płatności.
• DDP nakłada na sprzedawcę obowiązek zorganizowania dostawy oraz odprawy importowej.
• FOB i CIF można stosować wyłącznie w transporcie morskim i śródlądowym.
• Ustalenia stron nie zastępują przepisów celnych i podatkowych państwa importu.

Co to jest Incoterms i jakie kwestie rzeczywiście reguluje?

To ujednolicone formuły wykorzystywane w umowach sprzedaży towarów. Pozwalają ustalić, gdzie kończy się odpowiedzialność sprzedawcy, a zaczyna odpowiedzialność kupującego.

Osoba wpisująca w wyszukiwarkę „incoterms co to”, powinna przede wszystkim wiedzieć, że reguły te dotyczą dostawy towarów, a nie całej treści kontraktu handlowego. Nie określają ceny, waluty, sposobu zapłaty, momentu przeniesienia własności ani konsekwencji niewykonania umowy. Te elementy trzeba uregulować oddzielnie.

Najprościej mówiąc, warunki Incoterms odpowiadają na pytania: kto organizuje transport, kto ponosi jego koszt, kto dokonuje odpraw oraz w którym miejscu przechodzi ryzyko utraty lub uszkodzenia ładunku. Według Międzynarodowej Izby Handlowej jest to 11 trzyliterowych formuł odzwierciedlających praktykę obrotu B2B.

Hasło „incoterms po polsku” można rozumieć jako międzynarodowe reguły wykładni terminów handlowych, jednak w dokumentach należy zachowywać ich oficjalne angielskie skróty.

Jak dzielą się reguły Incoterms i do jakiego transportu można je stosować?

Siedem formuł można wykorzystać niezależnie od środka przewozu. Cztery pozostałe są przeznaczone wyłącznie dla transportu morskiego i wodnego śródlądowego.

Reguły Incoterms dla każdego rodzaju transportu to EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU i DDP, natomiast FAS, FOB, CFR oraz CIF dotyczą przewozu wodnego. Ma to znaczenie zwłaszcza przy przesyłkach kontenerowych. Jeżeli kontener zostaje przekazany przewoźnikowi w terminalu przed załadunkiem na statek, często bardziej adekwatne będą FCA zamiast FOB albo CIP zamiast CIF.

Warunki dostaw Incoterms nie tworzą prostej skali, w której każda kolejna formuła automatycznie zwiększa odpowiedzialność sprzedawcy. Przykładowo przy CPT sprzedawca opłaca przewóz do oznaczonego miejsca, ale ryzyko przechodzi na kupującego już podczas przekazania towaru pierwszemu przewoźnikowi. Koszt transportu i ryzyko nie zawsze przechodzą więc w tym samym punkcie.

Zasady Incoterms – jak prawidłowo wpisać wybraną regułę do umowy?

Sam trzyliterowy skrót jest niewystarczający. Potrzebne są dokładny punkt dostawy i wskazanie wersji zbioru reguł.

Zasady Incoterms najlepiej stosować według wzoru: wybrana formuła, precyzyjne miejsce lub port, Incoterms 2020. Poprawny zapis może brzmieć: „FCA magazyn sprzedawcy, ul. Logistyczna 8, Poznań, Incoterms® 2020” albo „CIF Port of Hamburg, Incoterms 2020”.

Określenie wyłącznie miasta może prowadzić do sporu o koszty przejazdu między terminalem, magazynem i siedzibą odbiorcy. Przy dużym porcie warto wskazać konkretny terminal, a przy dostawie drogowej – pełny adres i, jeśli jest to potrzebne, punkt rozładunku. Strony mogą korzystać również ze starszej wersji reguł, ale muszą wyraźnie podać jej rok.

Co oznacza DDP i jak wygląda dostawa krok po kroku?

DDP, czyli Delivered Duty Paid, to reguła, zgodnie z którą sprzedawca organizuje i opłaca przewóz aż do ustalonego miejsca, przeprowadza odprawę eksportową oraz importową, a także pokrywa cło i inne należności związane z importem. Warunki dostawy DDP przewidują, że ryzyko przechodzi na kupującego dopiero wtedy, gdy towar znajdzie się do jego dyspozycji na przybyłym środku transportu, gotowy do rozładunku.

Transport DDP może odbywać się dowolnym środkiem przewozu, również w formule multimodalnej. Kupujący odpowiada zasadniczo tylko za odbiór i rozładunek towaru, natomiast sprzedawca przed zawarciem umowy powinien sprawdzić, czy może legalnie dokonać odprawy importowej i rozliczyć podatki w kraju przeznaczenia.

Warunki DDP – kto ponosi koszty i ryzyko przy formule DDP?

Sprzedawca odpowiada niemal za cały proces logistyczny. Kupujący powinien przede wszystkim odebrać towar i zapewnić możliwość rozładunku.

Warunki DDP obciążają sprzedawcę kosztami opakowania, załadunku, przewozu, odprawy eksportowej, tranzytu, odprawy importowej, cła oraz innych należności związanych z importem. Sprzedawca nie musi jednak zawierać ubezpieczenia na rzecz kupującego. Ponieważ ponosi ryzyko aż do miejsca docelowego, polisa transportowa może służyć ochronie jego własnego interesu.

Warunki dostawy DDP nie oznaczają automatycznie, że sprzedawca ponosi koszt zdjęcia towaru z samochodu w magazynie odbiorcy. Jeżeli dostawa obejmuje ciężką maszynę wymagającą dźwigu, trzeba oddzielnie wskazać, kto zapewnia sprzęt, personel i rozładunek. W przeciwnym razie kupujący może otrzymać towar zgodnie z regułą, ale nie mieć możliwości bezpiecznego odebrania go z pojazdu.

DDP – kto płaci VAT i kto może go odliczyć?

W przypadku DDP VAT importowy, cło i pozostałe należności związane z odprawą pokrywa sprzedawca. Musi on jednak sprawdzić, czy przepisy kraju przeznaczenia pozwalają mu występować jako importer oraz czy będzie potrzebował lokalnej rejestracji VAT, numeru EORI albo przedstawiciela podatkowego.

Relacja Incoterms DDP a VAT zależy również od tego, kto figuruje jako importer w zgłoszeniu celnym, ponieważ to ten podmiot może mieć prawo do odliczenia podatku. Jeśli importerem będzie zagraniczny sprzedawca, polski nabywca nie odliczy VAT automatycznie na podstawie samej faktury z oznaczeniem DDP.

Czym różnią się DDP, CIF i FOB?

Różnice dotyczą organizacji przewozu, odprawy importowej i punktu przejścia ryzyka. Szczególnie ważne jest to, że CIF oraz FOB odnoszą się wyłącznie do transportu wodnego.

Warunki dostawy CIF zobowiązują sprzedawcę do opłacenia kosztu towaru, frachtu do wskazanego portu przeznaczenia oraz ubezpieczenia o minimalnym zakresie. Ryzyko przechodzi jednak na kupującego już po umieszczeniu towaru na statku w porcie wysyłki, a nie dopiero po przybyciu statku do portu docelowego.

Warunki dostawy FOB oznaczają, że sprzedawca dokonuje odprawy eksportowej i umieszcza towar na statku wskazanym przez kupującego. Od tego momentu koszty głównego przewozu i ryzyko obciążają nabywcę.

Kiedy wybór DDP może okazać się kosztownym błędem?

Formuła jest wygodna dla kupującego, ale wymaga od sprzedawcy znajomości prawa kraju przeznaczenia. Błąd w kalkulacji może pochłonąć całą marżę.

Problemy pojawiają się najczęściej, gdy sprzedawca nie sprawdzi stawki celnej, ograniczeń importowych, obowiązku rejestracji podatkowej albo wysokości opłat agencji celnej. Przykładowo produkt sprzedany za 20 000 euro może zostać objęty cłem, importowym VAT, opłatą portową i kosztem kontroli. Jeżeli cena DDP została skalkulowana wyłącznie na podstawie frachtu, wszystkie dodatkowe obciążenia pozostaną po stronie dostawcy.

Incoterms DDP warto wybierać dopiero po potwierdzeniu, że sprzedawca może legalnie pełnić funkcję importera i prawidłowo rozliczyć lokalne podatki. Trzeba również ustalić stawkę celną, pochodzenie towaru, wymagane pozwolenia, sposób odzyskania VAT oraz wynagrodzenie przedstawiciela celnego.

Jak dobrać formułę do konkretnej transakcji?

Najpierw należy ustalić faktyczny przebieg dostawy. Dopiero później można wybrać regułę odpowiadającą uzgodnionemu podziałowi obowiązków.

Dobre warunki dostawy powinny uwzględniać środek transportu, doświadczenie stron, możliwość przeprowadzenia odprawy, kontrolę nad przewoźnikiem i zakres ubezpieczenia. Sprzedawca nie powinien przyjmować DDP tylko dlatego, że klient oczekuje ceny „pod drzwi”. Jeżeli nie może zostać importerem, bezpieczniejsze może być DAP. Gdy kupujący chce samodzielnie kontrolować przewóz od terminalu nadania, właściwsze może być FCA.

Przed podpisaniem umowy warto porównać ofertę spedytora z taryfą celną, podatkami i kosztami obsługi w kraju odbiorcy. Następnie trzeba wpisać pełną formułę do kontraktu, zamówienia, faktury handlowej i instrukcji dla przewoźnika. Spójność dokumentów ogranicza ryzyko przestoju ładunku oraz sporu o dodatkowe opłaty.

Najczęściej zadawane pytania o reguły Incoterms

Czy Incoterms są obowiązkowe?

Nie. Strony stosują je dobrowolnie, włączając konkretną formułę do umowy sprzedaży.

Czy DDP obejmuje rozładunek u kupującego?

Co do zasady sprzedawca dostarcza towar gotowy do rozładunku, ale ryzyko związane z samym rozładunkiem ponosi kupujący. Koszt może być uwzględniony w umowie przewozu, dlatego należy doprecyzować go w kontrakcie.

Czy przy CIF ryzyko przechodzi w porcie docelowym?

Nie. Ryzyko przechodzi na kupującego już po umieszczeniu towaru na statku w porcie wysyłki, mimo że sprzedawca opłaca fracht i ubezpieczenie do portu przeznaczenia.

Czy reguła handlowa przesądza, kto jest właścicielem towaru?

Nie. Moment przeniesienia własności wynika z umowy i właściwego prawa, a nie z zastosowanej formuły dostawy.

Czy na fakturze wystarczy wpisać „DDP”?

Nie. Należy podać dokładne miejsce dostawy oraz wersję reguł, np. „DDP magazyn kupującego, Warszawa, Incoterms 2020”.