Różnica między paragonem fiskalnym a fakturą sprowadza się do tego, komu sprzedawca wydaje dokument. Paragon z kasy fiskalnej potwierdza sprzedaż konsumentowi, czyli osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, a faktura – sprzedaż na rzecz przedsiębiorcy. Zamiana paragonu na fakturę z NIP jest możliwa tylko wtedy, gdy NIP nabywcy znalazł się na paragonie. Paragon z NIP na kwotę do 450 zł brutto sam jest fakturą uproszczoną.
Najważniejsze informacje z artykułu
- Paragon fiskalny dokumentuje sprzedaż osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, a faktura jest obowiązkowa przy sprzedaży innemu przedsiębiorcy.
- Paragon z NIP nabywcy na kwotę do 450 zł brutto lub 100 euro jest fakturą uproszczoną i sprzedawca nie wystawia do niego kolejnej faktury.
- Od 1 stycznia 2020 r. fakturę z NIP można wystawić do paragonu tylko wtedy, gdy NIP nabywcy znalazł się na paragonie.
- Konsument może zażądać faktury imiennej w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę.
- Faktura z NIP wystawiona do paragonu bez NIP grozi sankcją w wysokości 100% kwoty VAT wykazanego na tej fakturze.
Paragon fiskalny a faktura – co dokumentuje każdy z nich?
Paragon fiskalny potwierdza sprzedaż konsumentowi zarejestrowaną na kasie fiskalnej, a faktura dokumentuje sprzedaż innemu podatnikowi i zawiera jego dane wraz z NIP. Paragon sprzedawca wydaje bez prośby nabywcy, w chwili przyjęcia należności. Zawiera on numer i datę, dane sprzedawcy, nazwę i ilość towaru oraz kwotę należności. Faktura ma formę papierową lub elektroniczną, trafia do ewidencji nabywcy jako dowód księgowy i wykazuje stawki oraz kwoty podatku VAT.
Faktura czy paragon – który dokument wystawić?
O wyborze między fakturą a paragonem decyduje status nabywcy – sprzedaż przedsiębiorcy wymaga faktury, a sprzedaż konsumentowi rejestruje się na kasie fiskalnej i potwierdza paragonem. Konsument dostanie fakturę na żądanie. Obowiązek wystawienia faktury powstaje też po otrzymaniu zaliczki od innej firmy oraz przy sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju (WSTO), chyba że sprzedawca korzysta z procedury VAT OSS. Status nabywcy i NIP sprzedawca ustala przed zamknięciem sprzedaży na kasie fiskalnej.
Paragon zamiast faktury – kiedy wystarczy przedsiębiorcy?
Paragon zamiast faktury wystarczy przedsiębiorcy, gdy zawiera jego NIP i opiewa na kwotę do 450 zł brutto lub 100 euro – taki dokument jest fakturą uproszczoną. Obowiązują cztery warunki:
- widnieje na nim NIP nabywcy,
- kwota należności nie przekracza 450 zł brutto lub 100 euro,
- podane dane pozwalają obliczyć kwotę podatku VAT,
- wydruk informuje o udzielonych upustach.
Faktura uproszczona uprawnia nabywcę do odliczenia VAT naliczonego i ujęcia wydatku w kosztach. Zgodnie z objaśnieniami Ministerstwa Finansów sprzedawca musi wtedy odmówić wystawienia faktury standardowej, bo jedna sprzedaż nie może być dokumentowana dwiema fakturami. Druga faktura naraziłaby go na podwójne opodatkowanie transakcji.
Czy na podstawie paragonu można wystawić fakturę?
Na podstawie paragonu można wystawić fakturę z NIP wyłącznie wtedy, gdy w chwili sprzedaży znalazł się na nim NIP nabywcy. Zasada ta wynika z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT i obowiązuje od 1 stycznia 2020 r. Bez numeru nie da się sprawdzić, czy oba dokumenty wydano temu samemu nabywcy. Zamiana paragonu na fakturę zależy więc od NIP, statusu nabywcy i kwoty należności.
| Sytuacja | Czy sprzedawca wystawi fakturę? | Na co uważać |
|---|---|---|
| Paragon z NIP do 450 zł brutto (100 euro) | Nie – paragon jest już fakturą uproszczoną | Sprzedawca odmawia faktury standardowej |
| Paragon z NIP powyżej 450 zł brutto | Tak – fakturę do paragonu | NIP podaje się przed wydrukiem paragonu |
| Paragon bez NIP, zakup na firmę | Tylko fakturę imienną – faktura z NIP jest niedozwolona | Sankcja 100% kwoty VAT z faktury |
| Paragon bez NIP, nabywcą jest konsument | Tak – fakturę imienną bez NIP | Żądanie w ciągu 3 miesięcy |
Wystawianie faktur do paragonu – jakie terminy i zasady obowiązują?
Nabywca może zażądać faktury do paragonu w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży, a sprzedawca wystawia ją do 15. dnia kolejnego miesiąca, gdy żądanie wpłynęło w miesiącu sprzedaży, albo w ciągu 15 dni od żądania zgłoszonego później. Termin 3 miesięcy wynika z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT i biegnie od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę albo otrzymano zapłatę.
Sprzedawca najpierw rejestruje sprzedaż na kasie fiskalnej i drukuje paragon, a dopiero potem wystawia fakturę. Gdy faktura jest już wystawiona, paragonu do tej transakcji nie da się zafiskalizować. Oryginał paragonu dopina się do kopii faktury. Gdy do jednej sprzedaży istnieją jednocześnie faktura i paragon, fakturę ujmuje się w części ewidencyjnej pliku JPK z oznaczeniem FP – także wtedy, gdy otrzymał ją konsument. Taka faktura ma charakter ewidencyjny, a przychód ustala się na podstawie paragonu, więc nie dochodzi do podwójnego opodatkowania.
Omyłkowo wystawiony paragon zamiast faktury – co można zrobić?
Gdy przedsiębiorca dostał paragon zamiast faktury, o dalszych krokach decyduje obecność jego NIP na paragonie – z NIP fakturę da się jeszcze uzyskać, bez NIP sprzedawca wystawi tylko fakturę imienną. Jeśli NIP jest na wydruku, a kwota nie przekracza 450 zł brutto, nabywca ma już fakturę uproszczoną. Przy wyższej kwocie prosi sprzedawcę o fakturę do paragonu.
Faktura imienna wskazuje nabywcę jako osobę prywatną. Wystawienie faktury z NIP do paragonu bez NIP grozi sankcją w wysokości 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze. Sprzedawca rozliczy też VAT dwukrotnie – z raportu kasy fiskalnej i z faktury. Pomyłce zapobiega podanie NIP, zanim sprzedawca wydrukuje paragon.
Najczęściej zadawane pytania
Czy z paragonu można zrobić fakturę?
Tak, jeśli paragon zawiera NIP nabywcy i opiewa na kwotę powyżej 450 zł brutto albo gdy konsument żąda faktury imiennej.
Czy można zamienić paragon na fakturę po upływie 3 miesięcy?
Po upływie 3 miesięcy sprzedawca nie ma już obowiązku wystawienia faktury do paragonu. Może ją wystawić dobrowolnie.
Czy paragon z NIP uprawnia do odliczenia VAT?
Tak, jeśli kwota należności nie przekracza 450 zł brutto lub 100 euro. Jest wtedy fakturą uproszczoną.
Czy sprzedawca może odmówić wystawienia faktury do paragonu?
Musi odmówić, gdy paragon z NIP do 450 zł brutto jest już fakturą uproszczoną. Odmawia też faktury z NIP do paragonu bez NIP.