Eine Rechnung ohne NIP-Nummer darf ausgestellt werden, wenn der Käufer in Polen nicht für Mehrwertsteuerzwecke registriert ist oder den Kauf nicht als Steuerpflichtiger tätigt. Dies betrifft vor allem Privatpersonen, die keine gewerbliche Tätigkeit ausüben – in diesem Fall stellt das Dokument einen vollwertigen Buchungsbeleg dar, sofern es den Vor- und Nachnamen sowie die Anschrift des Käufers enthält. Das Fehlen einer Nummer bei einem Verbraucher ist etwas anderes als das Fehlen einer Nummer bei einem Unternehmer, der diese nicht angegeben hat.

Die wichtigsten Informationen aus dem Artikel

• Die NIP-Nummer des Käufers ist nur dann verpflichtend, wenn der Käufer in Polen für die Mehrwertsteuer registriert ist und als Steuerpflichtiger handelt.
• Eine Privatperson, die keine gewerbliche Tätigkeit ausübt, gibt weder eine NIP- noch eine PESEL-Nummer an – Vorname, Nachname und Anschrift sind ausreichend.
• Ein Privatkunde kann innerhalb von 3 Monaten nach Ablauf des Monats der Lieferung der Ware, der Erbringung der Dienstleistung oder der Zahlung eine Rechnung verlangen.
• Bei einem geschäftlichen Kauf muss die NIP-Nummer bereits auf dem Kassenbon angegeben sein – andernfalls drohen dem Verkäufer umsatzsteuerliche Sanktionen und dem Käufer der Verlust des Vorsteuerabzugs.
• Eine Rechnung ohne die Nummer des Käufers bleibt beim Verkäufer ein gültiger Verkaufsnachweis, auch wenn der Käufer die Mehrwertsteuer nicht als Vorsteuer abzieht.

Wann ist eine Rechnung ohne NIP-Nummer ordnungsgemäß?

Über die Ordnungsmäßigkeit einer Rechnung ohne NIP entscheidet Art. 106e Abs. 1 des polnischen Mehrwertsteuergesetzes, wonach die Identifikationsnummer des Käufers nur dann anzugeben ist, wenn der Käufer in Polen für Mehrwertsteuerzwecke registriert ist. Die Verpflichtung betrifft daher einen Käufer, der als aktiver oder steuerbefreiter Mehrwertsteuerpflichtiger registriert ist und den Kauf im Zusammenhang mit seiner gewerblichen Tätigkeit tätigt.

Eine Privatperson, die für den eigenen Gebrauch einkauft, tritt nicht in dieser Eigenschaft auf. Eine Rechnung auf eine Privatperson ohne NIP-Nummer erfüllt die formalen Anforderungen, wenn sie die Identifizierung des Käufers ermöglicht – für die Ordnungsmäßigkeit des Dokuments ist der Status des Käufers maßgeblich und nicht ein leeres Feld für die Nummer.

Namensrechnung ohne NIP – welche Angaben muss sie enthalten?

Eine Namensrechnung ohne NIP identifiziert den Käufer anhand seines Vor- und Nachnamens sowie seiner Anschrift anstelle einer Nummer. Die Bezeichnung selbst kommt in den gesetzlichen Vorschriften nicht vor – es handelt sich um eine umgangssprachliche Bezeichnung und nicht um eine eigenständige Art von Dokument. Das Fehlen der Nummer des Käufers entbindet nicht davon, die übrigen Felder des Dokuments auszufüllen.

Das Dokument muss enthalten:

• das Ausstellungsdatum und die fortlaufende Rechnungsnummer,
• die Angaben zum Verkäufer – Name, Anschrift und dessen NIP-Nummer,
• den Vor- und Nachnamen oder den Namen des Käufers sowie seine Anschrift,
• die Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung sowie Maßeinheit und Menge,
• den Einzelpreis, den Nettowert des Verkaufs, den Mehrwertsteuersatz, den Steuerbetrag sowie den Bruttogesamtbetrag der Forderung.

Bei einem von der Mehrwertsteuer befreiten Verkauf ist die Rechtsgrundlage für die Steuerbefreiung anzugeben. Die NIP-Nummer des Verkäufers bleibt immer verpflichtend.

Rechnung an eine Privatperson ohne NIP-Nummer – wann ist sie verpflichtend?

Der Verkäufer muss einer Privatperson in zwei Fällen eine Rechnung ausstellen – wenn er von der Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse befreit ist und sämtliche Verkäufe durch Rechnungen dokumentiert oder wenn der Kunde eine Rechnung verlangt. Die Frist für die Anforderung beträgt 3 Monate nach Ablauf des Monats der Lieferung der Ware, der Erbringung der Dienstleistung oder der Zahlung.

Wird die Rechnung noch im Monat der Lieferung verlangt, ist sie bis zum 15. Tag des folgenden Monats auszustellen; bei einer späteren Anforderung muss sie innerhalb von 15 Tagen ausgestellt werden. Nach Ablauf dieser Frist wird die Ausstellung des Dokuments freiwillig, sodass der Käufer die Möglichkeit verliert, eine Rechnung zu verlangen. Verkäufe, die nicht durch eine Rechnung dokumentiert sind, werden im Register der nicht durch Rechnungen belegten Verkäufe in Form einer täglichen Aufzeichnung erfasst.

Warum führt eine Rechnung ohne NIP für ein Unternehmen zum Verlust des Rechts auf Vorsteuerabzug?

Das Fehlen der NIP-Nummer des Käufers bei einem geschäftlichen Kauf nimmt dem Unternehmen die Grundlage für den Abzug der Vorsteuer, da das Dokument eine Vertragspartei nicht identifiziert. Das Finanzamt kann die Abrechnung beanstanden, und der Käufer verliert das Recht, die Ausgabe als steuerlich abzugsfähige Betriebsausgabe zu berücksichtigen. Die Rechnung bleibt dabei für den Verkäufer ein Buchungsbeleg.

Bei einem geschäftlichen Kauf muss die NIP-Nummer bereits auf dem Kassenbon angegeben sein – erst ein solcher Beleg ermöglicht die Ausstellung einer Rechnung für einen Unternehmer. Die Ausstellung einer Rechnung zu einem Kassenbon ohne Nummer setzt den Verkäufer umsatzsteuerlichen Sanktionen aus, während ein aktiver Mehrwertsteuerpflichtiger sie im Aufzeichnungsteil der JPK_V7 mit dem Code FP kennzeichnet.

Die fehlende Unternehmensnummer wird durch eine Korrekturrechnung ergänzt, aber die nach dem Verkauf vorgenommene Änderung eines privaten Kaufs in einen geschäftlichen Kauf ist steuerlich riskant. Der Status des Käufers sollte daher vor der Ausstellung des Dokuments festgestellt werden, und die Nummer des B2B-Geschäftspartners sollte in der GUS-Datenbank oder im VIES-System überprüft werden.

Rechnung aus Großbritannien ohne NIP – wie ist das ausländische Dokument zu behandeln?

Eine Rechnung aus Großbritannien enthält keine NIP-Nummer, da die NIP einen Steuerpflichtigen ausschließlich im polnischen Steuersystem identifiziert. Der ausländische Geschäftspartner ist nicht im polnischen Register der Mehrwertsteuerpflichtigen eingetragen und wird auch keine in VIES überprüfbare EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben.

Bei internationalen Transaktionen gilt derselbe Grundsatz auf der Verkaufsseite – auch ein Verbraucher aus einem anderen Land besitzt keine Steueridentifikationsnummer. Die Beurteilung des Dokuments beginnt daher mit der Feststellung, in welchem Steuersystem der Aussteller registriert ist.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine Rechnung ohne NIP gültig?

Ja, wenn der Käufer eine Privatperson ist und das Dokument die übrigen erforderlichen Angaben enthält. Bei einem Unternehmer bedeutet das Fehlen der Nummer ein Problem beim Vorsteuerabzug.

Kann eine Rechnung ohne NIP des Käufers verbucht werden?

Der Verkäufer verbucht sie in jedem Fall. Ein Käufer, der ein Unternehmen ist, setzt sich dem Risiko aus, dass der Vorsteuerabzug vom Finanzamt beanstandet wird.

Muss auf einer Rechnung für eine Privatperson die PESEL-Nummer angegeben werden?

Nein, die Vorschriften schreiben dies nicht vor. Vorname, Nachname und Anschrift des Käufers sind ausreichend.

Kann eine NIP-Nummer zu einer bereits ausgestellten Rechnung hinzugefügt werden?

Die fehlende Unternehmensnummer wird durch eine Korrekturrechnung ergänzt. Die nach dem Verkauf vorgenommene Änderung eines privaten Kaufs in einen geschäftlichen Kauf ist steuerlich riskant.

Was passiert nach Ablauf der Frist für die Anforderung einer Rechnung?

Der Verkäufer kann das Dokument ausstellen, ist dazu aber nicht verpflichtet. Der Käufer verliert die Möglichkeit, eine Rechnung zu verlangen.