Die Frage, wie man eine Rechnung ausstellt, lässt sich auf drei Tätigkeiten reduzieren – die Angabe aller nach Artikel 106e des Umsatzsteuergesetzes erforderlichen Daten auf dem Dokument, die Berechnung der Netto-, Steuer- und Bruttobeträge sowie die Zustellung des Dokuments an den Käufer innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist. Ab 2026 müssen die meisten Transaktionen zwischen Unternehmen über das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) übermittelt werden.

Die wichtigsten Informationen aus dem Artikel

• Eine Rechnung muss spätestens am 15. Tag des Monats ausgestellt werden, der auf den Monat der Lieferung der Waren oder der Erbringung der Dienstleistung folgt, und frühestens am 60. Tag davor.
• Das Fehlen auch nur eines der nach Artikel 106e des Umsatzsteuergesetzes vorgeschriebenen Elemente führt dazu, dass der Käufer das Recht auf Vorsteuerabzug verliert.
• Eine Rechnung ist 5 Jahre lang ab dem Ende des Jahres aufzubewahren, in dem die Frist für die Zahlung der Steuer abgelaufen ist; Dokumente aus dem KSeF werden vom System 10 Jahre lang archiviert.
• Ein von der Mehrwertsteuer befreiter Steuerpflichtiger trägt im Feld für den Steuersatz „zw“ ein; bei einer sachlichen Steuerbefreiung ist die Rechtsgrundlage anzugeben – die Umsatzgrenze für die persönliche Mehrwertsteuerbefreiung beträgt ab dem 1. Januar 2026 240.000 PLN.
• Bei einer Überweisung von mehr als 15.000 PLN muss die Rechnung ein Bankkonto enthalten, das auf der Weißen Liste der Mehrwertsteuer geführt wird; andernfalls kann der Käufer die Ausgabe nicht als steuerlich abzugsfähige Betriebsausgabe geltend machen.

Rechnungsstellung – was ist das und wer stellt Rechnungen aus?

Die Rechnungsstellung bei Verkäufen umfasst den gesamten Ablauf – die Feststellung der Steuerpflicht, die Erstellung eines Dokuments mit allen erforderlichen Angaben, dessen Zustellung an den Käufer, die Erfassung in den Verkaufsaufzeichnungen und die Archivierung. Die Rechnung selbst bestätigt eine Transaktion, die der Steuer auf Waren und Dienstleistungen unterliegt, und dient für den Käufer als Beleg für die Betriebsausgabe.

Die Pflicht zur Dokumentation des Verkaufs ergibt sich aus Artikel 106b des Umsatzsteuergesetzes und umfasst die Lieferung von Waren und die Erbringung von Dienstleistungen an einen anderen Mehrwertsteuerpflichtigen oder eine juristische Person, die kein Steuerpflichtiger ist, sowie den Versandhandel, die innergemeinschaftliche Lieferung von Waren und Anzahlungen. Bei Verkäufen an Verbraucher ist die Ausstellung einer Rechnung nicht verpflichtend – das Dokument wird auf Verlangen ausgestellt, wenn dieses innerhalb von 3 Monaten ab dem Ende des Monats der Lieferung der Waren, der Erbringung der Dienstleistung oder der Zahlung gestellt wird.

Die Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung und die Pflicht zur Meldung im KSeF werden nacheinander geprüft – zunächst ist zu prüfen, ob die Transaktion dokumentiert werden muss, und anschließend, ob das Dokument in das System übermittelt werden muss.

Wie sieht eine Rechnung aus und welche Angaben muss sie enthalten?

Eine Rechnung besteht aus fünf Blöcken – dem Kopfbereich mit Nummer und Daten, den Angaben zu den Vertragsparteien, der Positionstabelle, der Zusammenfassung nach Steuersätzen und den Zahlungsbedingungen – während der Umfang der erforderlichen Daten in Artikel 106e des Umsatzsteuergesetzes festgelegt ist. Das Dokument wird durch einen Abschnitt für Anmerkungen wie „Kassenmethode“ abgeschlossen. Formale Mängel können kostspielig sein – das Finanzamt kann das Dokument beanstanden, und der Käufer kann das Recht auf Vorsteuerabzug verlieren.

Wie stellt man eine Rechnung Schritt für Schritt aus?

Die Ausstellung einer Rechnung umfasst acht Schritte – von der Überprüfung des Geschäftspartners bis zur Archivierung des fertigen Dokuments.

• Überprüfen Sie die Daten des Geschäftspartners. Den Steuerstatus und das Bankkonto können Sie auf der Weißen Liste der Mehrwertsteuer überprüfen, die EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im VIES-System.
• Vergeben Sie eine Nummer. Sie muss fortlaufend und eindeutig sein; bei mehreren Serien muss die fortlaufende Nummerierung innerhalb jeder Serie gewährleistet sein.
• Tragen Sie die Daten ein. Wenn sich das Ausstellungsdatum und das Verkaufsdatum unterscheiden, müssen beide angegeben werden.
• Beschreiben Sie den Gegenstand des Verkaufs. Statt der allgemeinen Bezeichnung „Dienstleistung“ sollten Sie die Art und den Umfang der erbrachten Leistung angeben.
• Berechnen Sie die Beträge. Berechnen Sie für jede Position den Nettowert, die Steuer und den Bruttowert und addieren Sie anschließend die Beträge nach Steuersätzen.
• Legen Sie die Zahlungsbedingungen fest. Geben Sie Zahlungsart, Zahlungsfrist und Bankkonto an – bei einer Überweisung von mehr als 15.000 PLN muss das Konto auf der Weißen Liste der Mehrwertsteuer geführt werden.
• Stellen Sie dem Käufer das Dokument zu. Die Rechnung kann in Papierform, per E-Mail oder über das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) übermittelt werden.
• Archivieren Sie die Rechnung. Bewahren Sie ein Exemplar nach Abrechnungszeiträumen geordnet auf.

Wie füllt man eine Rechnung aus und berechnet die Beträge?

Das Ausfüllen einer Rechnungsposition basiert auf drei Berechnungen – der Nettowert ergibt sich aus der Menge multipliziert mit dem Netto-Einzelpreis, der Steuerbetrag aus dem Nettowert multipliziert mit dem Steuersatz und der Bruttowert aus der Summe dieser beiden Beträge und entspricht zugleich dem Gesamtbetrag der Forderung.

Bei 12 Stunden Dienstleistung und einem Netto-Einzelpreis von 180 PLN beträgt der Nettowert 2.160 PLN. Die Steuer bei einem Steuersatz von 23 % beträgt 496,80 PLN, und der Bruttowert beläuft sich auf 2.656,80 PLN. Wenn das Ergebnis der Multiplikation weitere Dezimalstellen enthält, wird es auf volle Groschen gerundet – Beträge unter 0,5 Groschen werden weggelassen, während Beträge ab 0,5 Groschen aufgerundet werden.

Wie stellt man eine Rechnung für eine Dienstleistung aus?

Eine Rechnung für eine Dienstleistung unterscheidet sich von einer Rechnung für Waren ausschließlich durch die Beschreibung des Verkaufsgegenstands und die Maßeinheit. Die Bezeichnung „Verkauf einer Dienstleistung“ erfüllt die gesetzliche Anforderung nicht, da dadurch die Zuordnung des Steuersatzes nicht möglich ist. Eine beispielhafte Beschreibung nennt die Art der Leistung sowie die Nummer des Auftrags oder Vertrags mit Datum, zum Beispiel: Buchhaltungsdienstleistung gemäß Vertrag Nr. 14/2026 vom 3. Februar 2026.

Das Dokument wird durch Zahlungsinformationen und einen Abschnitt für Anmerkungen ergänzt:

• Zahlungsart – Überweisung, Barzahlung oder Karte,
• Zahlungsfrist,
• Bankkontonummer,
• Abschnitt für Anmerkungen zur Angabe „Kassenmethode“ und der Rechtsgrundlage für die Steuerbefreiung.

Innerhalb welcher Frist muss eine Rechnung ausgestellt werden?

Eine Rechnung muss frühestens 60 Tage vor der Lieferung der Ware oder der Erbringung der Dienstleistung und spätestens am 15. Tag des Monats ausgestellt werden, der auf den Monat dieses Ereignisses folgt, wie in Artikel 106i des Umsatzsteuergesetzes geregelt. Von dieser Regel sieht das Gesetz Ausnahmen vor.

Der Abrechnungszeitraum wird durch das Datum der Lieferung der Ware bzw. der Erbringung der Dienstleistung bestimmt und nicht durch das Datum der Erstellung des Dokuments. Ein Verkauf vom 29. Januar, der mit einer Rechnung vom 8. Februar dokumentiert wird, wird im Januar abgerechnet – deshalb müssen bei unterschiedlichen Daten beide angegeben werden.

Wie stellt man ab 2026 Rechnungen im KSeF aus?

Die Ausstellung einer Rechnung im KSeF erfolgt durch die Übermittlung einer XML-Datei an das System des Finanzministeriums, das dem Dokument eine Nummer zuweist. Eine strukturierte Rechnung wird nach der logischen Struktur FA(3) erstellt, und der Aussteller authentifiziert sich mittels Vertrauensprofil, elektronischer Signatur oder elektronischem Siegel. Nach Vergabe der KSeF-Nummer gilt das Dokument als ausgestellt und zugestellt; als Bestätigung dient die amtliche Empfangsbestätigung.

Ab dem 1. Februar 2026 stellen Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 200 Mio. PLN im Jahr 2024 Rechnungen über das System aus, während die übrigen Unternehmen auf deren Empfang vorbereitet sein müssen. Ab dem 1. April 2026 gilt die Pflicht für die übrigen Mehrwertsteuerpflichtigen, und ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem monatlichen Umsatz einschließlich Steuer von bis zu 10.000 PLN.

Außerhalb des Systems bleiben Rechnungen an Verbraucher, Dokumente von Steuerpflichtigen ohne Sitz in Polen, die nicht-unionsweite OSS- und IOSS-Verfahren sowie die Selbstfakturierung ohne polnische NIP-Nummer auf einer der beiden Seiten – solche Transaktionen werden weiterhin nach den bisherigen Regeln dokumentiert.

Wie stellt ein von der Mehrwertsteuer befreiter Unternehmer eine Rechnung aus?

Die Rechnung eines von der Mehrwertsteuer befreiten Steuerpflichtigen enthält weniger Felder als eine Mehrwertsteuerrechnung – der Steuerbetrag wird nicht ausgewiesen und im Feld für den Steuersatz wird die Bezeichnung „zw“ eingetragen. Das Dokument enthält das Ausstellungsdatum, die fortlaufende Nummer, die Namen und Anschriften der Parteien, die Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung, Maßeinheit und Menge, den Einzelpreis sowie den Gesamtbetrag der Forderung.

Ein Unternehmer, der steuerbefreite Umsätze tätigt, kann freiwillig eine Rechnung ausstellen; die Pflicht entsteht auf Verlangen des Käufers. Die Rechtsgrundlage, also Artikel 43 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes, wird bei einer sachlichen Steuerbefreiung angegeben – beispielsweise bei medizinischen Dienstleistungen. Bei der persönlichen Steuerbefreiung mit einer jährlichen Umsatzgrenze von 240.000 PLN ab dem 1. Januar 2026 wird die Rechtsgrundlage nicht angegeben.

Wie korrigiert man einen Fehler auf einer bereits ausgestellten Rechnung?

Beträge, Steuersätze und Angaben zu den Parteien korrigiert der Verkäufer mit einer Korrekturrechnung, während kleinere formale Fehler vom Käufer mit einer Korrekturmitteilung berichtigt werden. Eine Korrekturrechnung enthält das Wort „KORREKTUR“, die Angaben zur ursprünglichen Rechnung und den Grund für die Korrektur; wenn sich die Bemessungsgrundlage ändert, enthält sie außerdem den Korrekturbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen. Eine Korrekturmitteilung kann einen Tippfehler im Namen, eine falsche Anschrift, eine fehlerhafte NIP-Nummer oder ein falsches Verkaufsdatum betreffen. Ab dem 1. Februar 2026 entfallen Korrekturmitteilungen aus dem Geschäftsverkehr, sodass jeder Fehler durch eine Korrekturrechnung des Verkäufers berichtigt wird; im System muss die Korrektur die KSeF-Nummer der ursprünglichen Rechnung enthalten.

Rechnungsstellung – wie stellt man eine Rechnung für einen ausländischen Geschäftspartner aus?

Ein Dokument für einen ausländischen Geschäftspartner kann in einer Fremdsprache erstellt werden, die steuerliche Abrechnung erfolgt jedoch in polnischen Zloty. Die Vorschriften regeln nicht die Sprache der Rechnung, daher ist eine zweisprachige Version mit englischen Entsprechungen der Feldbezeichnungen praktisch. Die in der Korrespondenz verwendeten Begriffe „invoicing“ und „issuing an invoice“ beschreiben lediglich die einzelnen Felder und ändern nicht den Umfang der nach Artikel 106e des Umsatzsteuergesetzes erforderlichen Angaben. Bei innergemeinschaftlichen Transaktionen werden beide Parteien mit ihrer EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben.

Beträge in Fremdwährung werden nach dem mittleren Wechselkurs der Polnischen Nationalbank (NBP) vom letzten Werktag vor Entstehung der Steuerpflicht umgerechnet; wurde das Dokument früher ausgestellt, gilt der Wechselkurs des Tages vor seiner Ausstellung. Eine Rechnung eines Geschäftspartners aus der EU muss nicht übersetzt werden, es sei denn, die Prüfungsbehörden oder Zollbehörden verlangen dies.

Wie sind ausgestellte Rechnungen aufzubewahren?

Rechnungen können in jeder Form aufbewahrt werden – in Papierform oder elektronisch in einem nicht bearbeitbaren Format, beispielsweise als PDF oder JPG – und zwar 5 Jahre lang, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Frist für die Zahlung der Steuer abgelaufen ist. Ein Scan einer Papierrechnung wird dem Original gleichgestellt, und die Dokumente sind nach Abrechnungszeiträumen zu ordnen, damit die Prüfungsbehörden darauf zugreifen können. Bis zum Ablauf der Verjährungsfrist der Steuerschuld müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit des Dokuments gewährleistet sein. Im KSeF ausgestellte Rechnungen werden vom System automatisch 10 Jahre lang archiviert.

Häufig gestellte Fragen

Muss eine Rechnung für eine Privatperson ausgestellt werden?

Nur auf Verlangen, das innerhalb von 3 Monaten ab dem Ende des Monats der Lieferung, der Erbringung der Dienstleistung oder der Zahlung gestellt wird.

Wie viele Exemplare einer Rechnung müssen ausgestellt werden?

Zwei – eines verbleibt beim Aussteller, das andere erhält der Käufer.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Abrechnung?

Eine Rechnung wird von einem Unternehmen ausgestellt, das dem Umsatzsteuergesetz unterliegt, während eine Abrechnung von einer Person ausgestellt wird, die eine Geschäftstätigkeit außerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes ausübt, und zwar auf Verlangen des Kunden innerhalb von 7 Tagen.

Wann wird auf einer Rechnung der Vermerk „Kassenmethode“ angebracht?

Den Vermerk verwendet ein Kleinunternehmer, also ein Unternehmer mit einem Umsatz einschließlich Steuer von bis zu 2 Mio. EUR im Vorjahr, der die Steuer nach der Kassenmethode abrechnet.

Wann muss eine Rechnung einen Vermerk zum Split-Payment-Mechanismus enthalten?

Wenn der Bruttowert 15.000 PLN übersteigt, eine der Positionen Waren oder Dienstleistungen aus Anlage Nr. 15 zum Umsatzsteuergesetz umfasst und beide Parteien Mehrwertsteuerpflichtige sind.