Der Unterschied zwischen einem Fiskalbeleg und einer Rechnung besteht darin, für wen der Verkäufer das jeweilige Dokument ausstellt. Ein Kassenbon bestätigt einen an der Registrierkasse erfassten Verkauf an einen Verbraucher, also an eine natürliche Person, die keine gewerbliche Tätigkeit ausübt. Eine Rechnung hingegen dokumentiert einen Verkauf an einen Unternehmer. Die Umwandlung eines Kassenbons in eine Rechnung mit der Steueridentifikationsnummer des Käufers (NIP) ist nur dann möglich, wenn die NIP des Käufers bereits auf dem Kassenbon angegeben war. Ein Kassenbon mit der NIP des Käufers über einen Betrag von bis zu 450 PLN brutto ist selbst eine vereinfachte Rechnung.
Die wichtigsten Informationen aus dem Artikel
Ein Kassenbon dokumentiert Verkäufe an natürliche Personen, die keine gewerbliche Tätigkeit ausüben. Bei Verkäufen an andere Unternehmer ist dagegen eine Rechnung erforderlich.
Ein Kassenbon mit der NIP des Käufers über einen Betrag von bis zu 450 PLN brutto oder 100 EUR gilt als vereinfachte Rechnung. Der Verkäufer darf für denselben Geschäftsvorgang keine zusätzliche Rechnung ausstellen.
Seit dem 1. Januar 2020 darf eine Rechnung mit der NIP des Käufers zu einem Kassenbon nur dann ausgestellt werden, wenn die NIP des Käufers bereits auf dem Kassenbon angegeben war.
Ein Verbraucher kann innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des Monats, in dem die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde, eine persönliche Rechnung verlangen.
Die Ausstellung einer Rechnung mit NIP zu einem Kassenbon ohne NIP kann eine Sanktion in Höhe von 100 % des auf dieser Rechnung ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrags (MwSt.) nach sich ziehen.
Kassenbon oder Rechnung – Was dokumentiert das jeweilige Dokument?
Ein Kassenbon bestätigt einen Verkauf an einen Verbraucher, der über eine Registrierkasse erfasst wurde. Eine Rechnung dokumentiert dagegen einen Verkauf an einen anderen Steuerpflichtigen und enthält dessen Angaben einschließlich der NIP. Der Verkäufer stellt den Kassenbon aus, ohne dass der Käufer ihn ausdrücklich anfordern muss, und zwar zum Zeitpunkt der Entgegennahme der Zahlung. Der Kassenbon enthält die Belegnummer und das Datum, die Angaben zum Verkäufer, die Bezeichnung und Menge der Waren sowie den zu zahlenden Betrag. Eine Rechnung kann in Papierform oder elektronisch ausgestellt werden. Sie wird als Buchungsbeleg in die Buchhaltung des Käufers aufgenommen und weist die geltenden Mehrwertsteuersätze sowie die entsprechenden Steuerbeträge aus.
Rechnung oder Kassenbon – Welches Dokument muss ausgestellt werden?
Die Entscheidung zwischen Rechnung und Kassenbon hängt vom Status des Käufers ab. Bei einem Verkauf an einen Unternehmer ist eine Rechnung erforderlich, während ein Verkauf an einen Verbraucher über eine Registrierkasse erfasst und durch einen Kassenbon bestätigt wird. Ein Verbraucher erhält auf Anfrage eine Rechnung. Die Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung entsteht auch, wenn eine Anzahlung von einem anderen Unternehmen eingeht, sowie bei innergemeinschaftlichen Fernverkäufen von Gegenständen (WSTO), sofern der Verkäufer nicht das Mehrwertsteuer-One-Stop-Shop-Verfahren (VAT OSS) nutzt. Der Verkäufer muss den Status des Käufers feststellen und dessen NIP ermitteln, bevor der Verkauf an der Registrierkasse abgeschlossen wird.
Ein Kassenbon statt einer Rechnung – Wann reicht er für ein Unternehmen aus?
Ein Kassenbon reicht für ein Unternehmen anstelle einer regulären Rechnung aus, wenn er die NIP des Käufers enthält und der Gesamtbetrag 450 PLN brutto oder 100 EUR nicht überschreitet. Ein solcher Beleg gilt als vereinfachte Rechnung. Dafür müssen vier Bedingungen erfüllt sein:
Die NIP des Käufers muss auf dem Kassenbon angegeben sein.
Der zu zahlende Gesamtbetrag darf 450 PLN brutto oder 100 EUR nicht überschreiten.
Die enthaltenen Angaben müssen die Berechnung des Mehrwertsteuerbetrags ermöglichen.
Der Ausdruck muss Angaben zu gewährten Preisnachlässen enthalten.
Eine vereinfachte Rechnung berechtigt den Käufer zum Abzug der Vorsteuer und dazu, die Ausgabe als Betriebsausgabe zu erfassen. Nach den Erläuterungen des polnischen Finanzministeriums muss der Verkäufer in diesem Fall die Ausstellung einer regulären Rechnung ablehnen, da ein einzelner Geschäftsvorgang nicht durch zwei Rechnungen dokumentiert werden darf. Eine zweite Rechnung könnte dazu führen, dass der Verkäufer die Transaktion doppelt versteuern muss.
Kann auf Grundlage eines Kassenbons eine Rechnung ausgestellt werden?
Eine Rechnung mit der NIP des Käufers darf auf Grundlage eines Kassenbons nur dann ausgestellt werden, wenn die NIP des Käufers bereits zum Zeitpunkt des Verkaufs auf dem Beleg angegeben war. Diese Regel ergibt sich aus Artikel 106b Absatz 5 des polnischen Mehrwertsteuergesetzes und gilt seit dem 1. Januar 2020. Ohne diese Identifikationsnummer lässt sich nicht überprüfen, ob beide Dokumente für denselben Käufer ausgestellt wurden. Die Umwandlung eines Kassenbons in eine Rechnung hängt daher von der Angabe der NIP, dem Status des Käufers und dem Gesamtbetrag ab.
| Situation | Kann der Verkäufer eine Rechnung ausstellen? | Worauf ist zu achten? |
|---|---|---|
| Kassenbon mit NIP über bis zu 450 PLN brutto (100 EUR) | Nein – der Kassenbon ist bereits eine vereinfachte Rechnung. | Der Verkäufer muss die Ausstellung einer regulären Rechnung ablehnen. |
| Kassenbon mit NIP über mehr als 450 PLN brutto | Ja – eine Rechnung kann auf Grundlage des Kassenbons ausgestellt werden. | Die NIP muss vor dem Ausdruck des Kassenbons angegeben werden. |
| Kassenbon ohne NIP, Kauf für ein Unternehmen | Nur eine persönliche Rechnung; eine Rechnung mit NIP ist nicht zulässig. | Die Sanktion beträgt 100 % des auf der Rechnung ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrags. |
| Kassenbon ohne NIP, Käufer ist ein Verbraucher | Ja – eine persönliche Rechnung ohne NIP. | Die Anforderung muss innerhalb von drei Monaten erfolgen. |
Rechnungen zu Kassenbons – Welche Fristen und Regeln gelten?
Der Käufer kann innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des Monats, in dem der Verkauf stattgefunden hat, eine Rechnung zu einem Kassenbon verlangen. Geht die Anforderung noch im Verkaufsmonat ein, muss der Verkäufer die Rechnung bis zum 15. Tag des folgenden Monats ausstellen. Wird die Anforderung später gestellt, muss die Rechnung innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Anforderung ausgestellt werden. Die Dreimonatsfrist ergibt sich aus Artikel 106b Absatz 3 des polnischen Mehrwertsteuergesetzes. Sie beginnt mit dem Ende des Monats, in dem die Ware geliefert, die Dienstleistung erbracht oder die Zahlung entgegengenommen wurde.
Der Verkäufer erfasst den Verkauf zunächst an der Registrierkasse und druckt den Kassenbon aus. Erst danach stellt er die Rechnung aus. Sobald eine Rechnung ausgestellt wurde, kann der Kassenbon für dieselbe Transaktion nicht nachträglich fiskalisiert werden. Das Original des Kassenbons wird an die Kopie der Rechnung angeheftet. Wenn für denselben Verkauf sowohl eine Rechnung als auch ein Kassenbon vorliegen, wird die Rechnung im Erfassungsteil der JPK-Datei mit der Kennzeichnung FP berücksichtigt – auch dann, wenn sie an einen Verbraucher ausgestellt wurde. Eine solche Rechnung dient der Dokumentation für Buchhaltungszwecke, während die Einnahmen auf Grundlage des Kassenbons ermittelt werden. Dadurch kommt es nicht zu einer doppelten Besteuerung.
Versehentlich ein Kassenbon statt einer Rechnung ausgestellt – Was kann man tun?
Wenn ein Unternehmer einen Kassenbon statt einer Rechnung erhalten hat, hängen die weiteren Schritte davon ab, ob die NIP des Käufers auf dem Kassenbon angegeben ist. Ist sie vorhanden, kann unter den geltenden Voraussetzungen noch eine Rechnung ausgestellt werden. Fehlt sie, darf der Verkäufer nur eine persönliche Rechnung ausstellen. Ist die NIP auf dem Beleg angegeben und überschreitet der Betrag 450 PLN brutto nicht, verfügt der Käufer bereits über eine vereinfachte Rechnung. Bei höheren Beträgen sollte er den Verkäufer bitten, eine Rechnung zu dem Kassenbon auszustellen.
Eine persönliche Rechnung weist den Käufer als Privatperson aus. Die Ausstellung einer Rechnung mit NIP zu einem Kassenbon ohne NIP kann eine Sanktion in Höhe von 100 % des auf der Rechnung ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrags nach sich ziehen. Außerdem kann der Verkäufer die Mehrwertsteuer doppelt abrechnen müssen: einmal auf Grundlage des Kassenberichts und ein weiteres Mal auf Grundlage der Rechnung. Dieser Fehler lässt sich vermeiden, indem die NIP angegeben wird, bevor der Verkäufer den Kassenbon ausdruckt.
Häufig gestellte Fragen
Kann ein Kassenbon in eine Rechnung umgewandelt werden?
Ja, wenn der Kassenbon die NIP des Käufers enthält und der Betrag 450 PLN brutto überschreitet oder wenn ein Verbraucher eine persönliche Rechnung verlangt.
Kann ein Kassenbon nach Ablauf von drei Monaten in eine Rechnung umgewandelt werden?
Nach Ablauf der Dreimonatsfrist ist der Verkäufer nicht mehr gesetzlich verpflichtet, eine Rechnung zu dem Kassenbon auszustellen. Er kann dies jedoch freiwillig tun.
Berechtigt ein Kassenbon mit NIP zum Vorsteuerabzug?
Ja, sofern der zu zahlende Gesamtbetrag 450 PLN brutto oder 100 EUR nicht überschreitet. In diesem Fall gilt der Kassenbon als vereinfachte Rechnung.
Darf ein Verkäufer die Ausstellung einer Rechnung zu einem Kassenbon verweigern?
Der Verkäufer muss die Ausstellung einer weiteren Rechnung ablehnen, wenn ein Kassenbon mit NIP über bis zu 450 PLN brutto bereits als vereinfachte Rechnung gilt. Ebenso muss er die Ausstellung einer Rechnung mit NIP zu einem Kassenbon verweigern, auf dem keine NIP angegeben ist.