La question de savoir comment établir une facture se résume à trois opérations : faire figurer sur le document l’ensemble des données requises par l’article 106e de la loi sur la TVA, calculer les montants nets, de TVA et bruts, puis remettre le document à l’acheteur dans le délai légal. À partir de 2026, la plupart des transactions entre entreprises nécessitent la transmission de la facture par l’intermédiaire du Système national de facturation électronique (KSeF).
Informations les plus importantes de l’article
- Une facture doit être émise au plus tard le 15e jour du mois suivant celui de la livraison des biens ou de l’exécution de la prestation de services, et au plus tôt le 60e jour précédant cette date.
- L’absence d’un seul des éléments obligatoires prévus par l’article 106e de la loi sur la TVA prive l’acheteur du droit à déduction de la taxe.
- Une facture doit être conservée pendant 5 ans à compter de la fin de l’année au cours de laquelle le délai de paiement de la taxe a expiré, tandis que les documents issus du KSeF sont archivés par le système pendant 10 ans.
- Un assujetti exonéré de TVA indique « zw » dans le champ du taux de TVA, tandis que la base juridique doit être indiquée en cas d’exonération objective de TVA – le seuil de chiffre d’affaires pour l’exonération subjective de TVA s’élève à 240 000 PLN à compter du 1er janvier 2026.
- Pour un virement supérieur à 15 000 PLN, la facture doit comporter un compte bancaire figurant sur la Liste blanche de la TVA ; dans le cas contraire, l’acheteur ne peut pas comptabiliser la dépense comme charge fiscalement déductible.
Facturation – qu’est-ce que c’est et qui établit les factures ?
La facturation des ventes constitue un processus complet – détermination de l’obligation fiscale, établissement d’un document contenant l’ensemble des données requises, remise de celui-ci à l’acheteur, enregistrement dans les registres des ventes et archivage. La facture elle-même confirme une transaction soumise à la taxe sur les biens et services, tandis que pour l’acheteur, elle constitue une pièce justificative de la dépense.
L’obligation de documenter une vente découle de l’article 106b de la loi sur la TVA et couvre la livraison de biens et les prestations de services au profit d’un autre assujetti à la TVA ou d’une personne morale non assujettie, ainsi que les ventes à distance, les livraisons intracommunautaires de biens et les acomptes. En cas de vente à un consommateur, l’établissement d’une facture n’est pas obligatoire – le document est établi sur demande formulée dans un délai de 3 mois à compter de la fin du mois de la livraison des biens, de l’exécution de la prestation de services ou du paiement.
L’obligation d’établir une facture et celle de la déclarer dans le KSeF sont examinées successivement – il faut d’abord vérifier si la transaction doit être documentée, puis si le document doit être transmis au système.
À quoi ressemble une facture et quels éléments doit-elle contenir ?
Une facture se compose de cinq blocs – un en-tête avec le numéro et les dates, les coordonnées des parties, un tableau des lignes, un récapitulatif par taux de TVA et les conditions de paiement – tandis que l’étendue des données requises est définie par l’article 106e de la loi sur la TVA. Le document se termine par une section de remarques permettant d’ajouter des mentions telles que « méthode de comptabilité de caisse ». Les irrégularités formelles peuvent avoir un coût – l’administration fiscale peut contester le document et l’acheteur peut perdre son droit à déduction de la TVA.
| Élément de la facture | Ce qu’exigent les dispositions |
|---|---|
| Date d’émission et date de vente | La deuxième date est obligatoire lorsqu’elle diffère de la première |
| Numéro de facture | Consécutif et unique au sein de la série concernée |
| Coordonnées des parties à la transaction | Nom ou prénom et nom, adresse, NIP ; pour une personne physique, PESEL |
| Désignation du bien ou de la prestation de services | Description permettant d’identifier la transaction |
| Unité de mesure et quantité | Pièces, heures, kilogrammes, étendue des prestations |
| Prix unitaire net et remises | Prix hors taxe ; remise indiquée séparément si elle n’est pas incluse dans le prix |
| Valeur nette | Quantité multipliée par le prix unitaire net |
| Taux et montant de la taxe | 23 %, 8 %, 5 %, 0 % ou « zw », avec ventilation par taux |
| Montant total à payer | Somme de la valeur nette et du montant de la taxe |
Comment établir une facture étape par étape ?
L’établissement d’une facture comprend huit étapes – de la vérification du cocontractant à l’archivage du document finalisé.
- Vérifiez les données du cocontractant. Le statut fiscal et le compte bancaire peuvent être vérifiés sur la Liste blanche de la TVA, tandis que le numéro de TVA intracommunautaire peut être vérifié dans le système VIES.
- Attribuez un numéro. Il doit être consécutif et unique ; en cas d’utilisation de plusieurs séries, la continuité doit être maintenue au sein de chacune d’elles.
- Indiquez les dates. Si la date d’émission et la date de vente diffèrent, les deux doivent être indiquées.
- Décrivez l’objet de la vente. Au lieu du terme générique « prestation de services », indiquez le type et l’étendue de la prestation fournie.
- Calculez les montants. Calculez la valeur nette, la taxe et la valeur brute de chaque ligne, puis additionnez-les en les ventilant par taux de TVA.
- Déterminez le paiement. Indiquez le mode de paiement, le délai et le compte bancaire – pour un virement supérieur à 15 000 PLN, le compte doit figurer sur la Liste blanche de la TVA.
- Remettez le document à l’acheteur. La facture peut être remise sur papier, par e-mail ou par l’intermédiaire du Système national de facturation électronique (KSeF).
- Archivez la facture. Conservez un exemplaire classé par périodes comptables.
Comment remplir une facture et calculer les montants ?
Le remplissage d’une ligne de facture repose sur trois calculs – la valeur nette correspond à la quantité multipliée par le prix unitaire net, le montant de la taxe correspond à la valeur nette multipliée par le taux de TVA, et la valeur brute correspond à la somme de ces deux montants et constitue également le montant total à payer.
Pour 12 heures de prestation au prix unitaire net de 180 PLN, la valeur nette s’élève à 2 160 PLN. La taxe au taux de 23 % s’élève à 496,80 PLN, et la valeur brute à 2 656,80 PLN. Lorsque le résultat de la multiplication comporte davantage de décimales, il est arrondi au grosz entier – les fractions inférieures à 0,5 grosz sont ignorées, tandis que les fractions égales ou supérieures à 0,5 grosz sont arrondies à l’unité supérieure.
Comment établir une facture pour une prestation de services ?
Une facture pour une prestation de services diffère d’une facture pour des biens uniquement par la description de l’objet de la vente et l’unité de mesure. La mention « vente de service » ne satisfait pas à l’exigence légale, car elle ne permet pas d’attribuer le taux de taxe. Une description type indique la nature de la prestation ainsi que le numéro de la commande ou du contrat et sa date, par exemple : prestation de services comptables conformément au contrat n° 14/2026 du 3 février 2026.
Le document est complété par les informations relatives au paiement ainsi que par une section de remarques :
- mode de paiement – virement, espèces ou carte,
- délai de paiement,
- numéro du compte bancaire,
- section de remarques destinée à la mention « méthode de comptabilité de caisse » et à la base juridique de l’exonération.
Dans quel délai faut-il établir une facture ?
Une facture doit être émise au plus tôt 60 jours avant la livraison des biens ou l’exécution de la prestation de services et au plus tard le 15e jour du mois suivant celui de cet événement, conformément à l’article 106i de la loi sur la TVA. Les dispositions prévoient des exceptions à cette règle.
| Type de transaction | Délai d’émission de la facture |
|---|---|
| Vente de biens et de services | Jusqu’au 15e jour du mois suivant celui de la vente |
| Acompte | Jusqu’au 15e jour du mois suivant la réception du paiement |
| Prestations de construction | Dans les 30 jours suivant l’exécution de la prestation |
| Livraison et impression de livres | Dans les 60 jours suivant la remise des biens et, pour l’impression, dans les 90 jours |
| Location, crédit-bail, médias, télécommunications | À l’expiration du délai de paiement |
| Demande d’un particulier | Jusqu’au 15e jour du mois suivant et, en cas de demande ultérieure, dans un délai de 15 jours |
La période de décompte est déterminée par la date de livraison des biens ou d’exécution de la prestation de services, et non par la date d’établissement du document. Une vente réalisée le 29 janvier et documentée par une facture datée du 8 février est comptabilisée au mois de janvier – c’est pourquoi, lorsque les dates diffèrent, les deux doivent être indiquées.
Comment établir des factures dans le KSeF à partir de 2026 ?
L’établissement d’une facture dans le KSeF consiste à transmettre un fichier XML au système du ministère des Finances, qui attribue un numéro au document. Une facture structurée est créée selon la structure logique FA(3), et l’émetteur s’authentifie au moyen d’un profil de confiance, d’une signature électronique ou d’un sceau électronique. Après l’attribution du numéro KSeF, le document est considéré comme émis et remis, et la confirmation officielle de réception en constitue la preuve.
À partir du 1er février 2026, les entreprises dont le chiffre d’affaires pour 2024 dépasse 200 millions de PLN émettent leurs factures dans le système, tandis que les autres entreprises doivent être prêtes à les recevoir. À partir du 1er avril 2026, l’obligation s’applique aux autres assujettis à la TVA, et à partir du 1er janvier 2027, aux entreprises dont les ventes mensuelles, TVA comprise, ne dépassent pas 10 000 PLN.
Restent en dehors du système les factures destinées aux consommateurs, les documents des assujettis n’ayant pas leur siège en Pologne, les procédures OSS non communautaire et IOSS ainsi que l’auto-facturation sans numéro NIP polonais de l’une ou l’autre des parties – ces transactions continuent d’être documentées selon les règles en vigueur jusqu’à présent.
Comment un entrepreneur exonéré de TVA établit-il une facture ?
La facture d’un assujetti exonéré de TVA comporte moins de champs qu’une facture de TVA – le montant de la taxe n’y est pas indiqué et le champ du taux comporte la mention « zw ». Le document comprend la date d’émission, le numéro consécutif, les noms et adresses des parties, la désignation du bien ou de la prestation de services, l’unité de mesure et la quantité, le prix unitaire ainsi que le montant total à payer.
Un entrepreneur réalisant des ventes exonérées peut établir volontairement une facture, tandis que l’obligation naît à la demande de l’acheteur. La base juridique, c’est-à-dire l’article 43, paragraphe 1, de la loi sur la TVA, est indiquée en cas d’exonération objective – par exemple pour les prestations médicales. En cas d’exonération subjective, avec un seuil annuel de chiffre d’affaires de 240 000 PLN à compter du 1er janvier 2026, la base juridique n’est pas indiquée.
Comment corriger une erreur sur une facture déjà établie ?
Les montants, les taux et les données des parties sont corrigés par le vendeur au moyen d’une facture rectificative, tandis que les erreurs formelles mineures sont corrigées par l’acheteur au moyen d’une note rectificative. Une facture rectificative contient le mot « CORRECTION », les données de la facture initiale et le motif de la correction et, lorsque la base d’imposition est modifiée, également le montant de la correction ventilé par taux. Une note rectificative peut porter sur une faute de frappe dans le nom, une adresse erronée, un numéro NIP incorrect ou une date de vente erronée. À partir du 1er février 2026, les notes rectificatives disparaissent du circuit commercial ; toute erreur sera donc corrigée au moyen d’une facture rectificative établie par le vendeur et, dans le système, la correction devra contenir le numéro KSeF de la facture initiale.
Facturation – comment établir une facture pour un cocontractant étranger ?
Le document destiné à un cocontractant étranger peut être établi dans une langue étrangère, mais le règlement fiscal est effectué en zlotys polonais. Les dispositions ne réglementent pas la langue de la facture ; une version bilingue avec les équivalents anglais des intitulés des champs est donc pratique. La terminologie utilisée dans la correspondance sous les termes « invoicing » et « issuing an invoice » décrit les champs eux-mêmes et ne modifie pas l’étendue des données requises par l’article 106e de la loi sur la TVA. Dans le cadre des transactions intracommunautaires, les deux parties sont indiquées avec leur numéro de TVA intracommunautaire.
Les montants en devises étrangères sont convertis selon le taux de change moyen de la Banque nationale de Pologne (NBP) du dernier jour ouvrable précédant la naissance de l’obligation fiscale et, lorsque le document a été établi plus tôt, selon le taux du jour précédant son établissement. Une facture émise par un cocontractant de l’Union européenne ne nécessite pas de traduction, sauf si les autorités de contrôle ou les autorités douanières l’exigent.
Comment conserver les factures établies ?
Les factures peuvent être conservées sous n’importe quelle forme – sur papier ou sous forme électronique dans un format non modifiable, par exemple PDF ou JPG – pendant 5 ans, à compter de la fin de l’année civile au cours de laquelle le délai de paiement de la taxe a expiré. Une copie numérisée d’une facture papier est acceptée au même titre que l’original, et les documents doivent être classés par périodes comptables afin que les autorités de contrôle puissent y accéder. Jusqu’à l’expiration du délai de prescription de l’obligation fiscale, il convient de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité du document. Les factures établies dans le KSeF sont automatiquement archivées par le système pendant 10 ans.
Questions fréquemment posées
Faut-il établir une facture pour un particulier ?
Uniquement sur demande formulée dans un délai de 3 mois à compter de la fin du mois de la livraison, de l’exécution de la prestation de services ou du paiement.
Combien d’exemplaires d’une facture faut-il établir ?
Deux – un exemplaire reste chez l’émetteur et l’autre est remis à l’acheteur.
Quelle est la différence entre une facture et une note de paiement ?
La facture est établie par une entité soumise à la loi sur la TVA, tandis que la note de paiement est établie par une personne exerçant une activité professionnelle en dehors du champ d’application de cette loi, à la demande du client dans un délai de 7 jours.
Quand la mention « méthode de comptabilité de caisse » doit-elle figurer sur une facture ?
Cette mention est utilisée par un petit contribuable, c’est-à-dire un entrepreneur dont le chiffre d’affaires, taxes comprises, ne dépasse pas 2 millions d’euros au cours de l’année précédente et qui règle la taxe selon la méthode de comptabilité de caisse.
Quand une facture doit-elle comporter une mention relative au mécanisme de paiement fractionné ?
Lorsque la valeur brute dépasse 15 000 PLN, que l’une des lignes concerne des biens ou des services mentionnés à l’annexe n° 15 de la loi sur la TVA et que les deux parties sont assujetties à la TVA.