OSS-Rechnung – Ausstellung und Abrechnung

Der Online-Verkauf an Privatkunden in anderen Ländern der Europäischen Union ist mit zusätzlichen steuerlichen Pflichten verbunden. Eines der wichtigsten Themen für Unternehmen, die das One Stop Shop (OSS)-Verfahren nutzen, ist die ordnungsgemäße Dokumentation der Transaktionen sowie die korrekte Abrechnung der Mehrwertsteuer.

Obwohl das OSS-System die grenzüberschreitende Umsatzsteuerabrechnung erheblich vereinfacht, bestehen bei vielen Unternehmern weiterhin Unsicherheiten hinsichtlich der Ausstellung von Verkaufsdokumenten. Häufige Fragen betreffen den richtigen Mehrwertsteuersatz, die erforderlichen Bestandteile der Rechnung sowie die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs.

In diesem Artikel erklären wir, was eine OSS-Rechnung ist, wann sie ausgestellt werden muss und wie Verkäufe, die unter das OSS-Verfahren fallen, ordnungsgemäß abgerechnet werden.

Die wichtigsten Informationen auf einen Blick

• Das OSS-Verfahren ermöglicht die Erklärung der auf Verkäufe an Verbraucher in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten geschuldeten Mehrwertsteuer über nur einen Mitgliedstaat.
• Eine OSS-Rechnung sollte den im Wohnsitzstaat des Verbrauchers geltenden Mehrwertsteuersatz enthalten.
• In vielen Fällen besteht keine gesetzliche Pflicht, für B2C-Verkäufe, die über das OSS-Verfahren abgerechnet werden, eine Rechnung auszustellen.
• Ein Vorsteuerabzug über die OSS-Erklärung ist nicht möglich – die Vorsteuer wird nach den nationalen Vorschriften geltend gemacht.
• Unternehmer müssen detaillierte Aufzeichnungen über die vom OSS-Verfahren erfassten Transaktionen 10 Jahre lang aufbewahren.

Was ist eine OSS-Rechnung und wann besteht die Pflicht zu ihrer Ausstellung?

Eine OSS-Rechnung ist ein Verkaufsdokument, das im Zusammenhang mit einer Transaktion ausgestellt wird, die im Rahmen des One Stop Shop (OSS)-Verfahrens abgerechnet wird. Sie betrifft in der Regel den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an Verbraucher in anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union.

Das OSS-System wurde eingeführt, damit sich Unternehmer nicht in jedem Land, in das sie Waren oder Dienstleistungen verkaufen, für die Mehrwertsteuer registrieren müssen. Anstatt Umsatzsteuererklärungen in Deutschland, Frankreich, Spanien oder Tschechien einzureichen, wird die Steuer über die polnische Steuerverwaltung abgeführt.

Verkauft beispielsweise ein polnischer Online-Shop Produkte an eine Privatperson in Deutschland, muss der deutsche Mehrwertsteuersatz angewendet werden. Eine solche Transaktion kann über das OSS-Verfahren gemeldet werden.

Zu beachten ist, dass die Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung von den Vorschriften des Mitgliedstaats der Identifizierung des Steuerpflichtigen abhängt. Für Unternehmer, die das OSS-Verfahren in Polen nutzen, gelten die polnischen Vorschriften über die Dokumentation von Verkäufen.

Muss für jeden Verkauf im OSS-Verfahren eine Rechnung ausgestellt werden?

Nein. In vielen Fällen ist die Ausstellung einer Rechnung nicht verpflichtend.

Nach den polnischen Vorschriften muss bei Fernverkäufen an Verbraucher in anderen EU-Mitgliedstaaten keine Rechnung ausgestellt werden, sofern der Käufer diese nicht ausdrücklich verlangt. Das bedeutet, dass der Betreiber eines Online-Shops den Verkauf mit anderen Buchhaltungsunterlagen dokumentieren und eine Rechnung nur auf Wunsch des Kunden ausstellen kann. Diese Lösung ist insbesondere bei einer großen Anzahl von Einzelbestellungen von Vorteil.

Fordert der Kunde jedoch eine Verkaufsrechnung an, muss der Unternehmer diese gemäß den geltenden Vorschriften ausstellen.

Welche Angaben muss eine OSS-Rechnung enthalten?

Die erforderlichen Angaben entsprechen weitgehend denen einer herkömmlichen Mehrwertsteuerrechnung.

Das Dokument sollte alle wesentlichen Informationen enthalten, die den Verkäufer, den Käufer sowie den Gegenstand der Transaktion eindeutig identifizieren.

Dazu gehören in der Regel:

• Rechnungsnummer;
• Ausstellungsdatum;
• Verkaufsdatum;
• Angaben zum Verkäufer;
• Angaben zum Käufer;
• Bezeichnung der Waren oder Dienstleistungen;
• Nettopreis;
• anwendbarer Mehrwertsteuersatz;
• Mehrwertsteuerbetrag;
• Bruttobetrag.

Der größte Unterschied besteht in der Anwendung des Mehrwertsteuersatzes des Landes, in dem der Verbraucher ansässig ist. Wohnt der Kunde in Frankreich, ist der für das betreffende Produkt geltende französische Mehrwertsteuersatz anzuwenden. Befindet sich der Kunde in Deutschland, muss der deutsche Mehrwertsteuersatz verwendet werden.

Wie wird der richtige Mehrwertsteuersatz für OSS-Verkäufe ermittelt?

Dies ist eine der wichtigsten Fragen für Unternehmen, die grenzüberschreitende Verkäufe tätigen.

Sobald der jährliche Schwellenwert für innergemeinschaftliche Fernverkäufe (WSTO) von 10.000 Euroüberschritten wird, muss der Unternehmer die im Wohnsitzstaat des Verbrauchers geltenden Mehrwertsteuersätze anwenden.

Zum Beispiel:

• Für den Verkauf von Kosmetikprodukten nach Deutschland ist der deutsche Mehrwertsteuersatz anzuwenden.
• Für den Verkauf von Produkten nach Frankreich gilt der französische Mehrwertsteuersatz.
• Verkäufe nach Tschechien unterliegen den tschechischen Mehrwertsteuervorschriften.

Die Anwendung eines falschen Mehrwertsteuersatzes kann zu Steuerrückständen und zur Notwendigkeit führen, Korrekturen der OSS-Steuererklärungen einzureichen.

Gut zu wissen

Die Europäische Kommission stellt die VAT Rates Database zur Verfügung, mit deren Hilfe die aktuell geltenden Mehrwertsteuersätze in den einzelnen EU-Mitgliedstaaten überprüft werden können.

OSS-Rechnung – wie sieht ein Muster aus?

Es gibt kein offizielles Rechnungsformular, das ausschließlich für das OSS-Verfahren vorgesehen ist.

Ein Muster einer OSS-Rechnung kann nahezu identisch mit einer klassischen Mehrwertsteuerrechnung sein, die in Polen ausgestellt wird. Der wesentliche Unterschied besteht im angewendeten Mehrwertsteuersatz sowie in den Angaben, die sich aus dem grenzüberschreitenden Charakter der Transaktion ergeben. Verkauft ein Unternehmer beispielsweise ein Produkt für 100 Euro an einen Kunden in Deutschland, muss auf der Rechnung der deutsche Mehrwertsteuersatz ausgewiesen und der Bruttobetrag entsprechend berechnet werden.

Die meisten Buchhaltungsprogramme bieten spezielle Funktionen, mit denen Rechnungen für OSS-Verkäufe automatisch erstellt werden können.

Wie werden Verkäufe abgerechnet, die durch eine OSS-Rechnung dokumentiert sind?

Verkäufe, die unter das OSS-Verfahren fallen, werden in der vierteljährlichen OSS-Steuererklärung ausgewiesen.

Der Steuerpflichtige erklärt diese Umsätze nicht als gewöhnliche inländische steuerpflichtige Umsätze in der regulären Umsatzsteuererklärung. Stattdessen werden die Umsätze nach dem jeweiligen Verbrauchsmitgliedstaat und den angewendeten Mehrwertsteuersätzen ausgewiesen. Nach Ablauf jedes Quartals reicht der Unternehmer die OSS-Erklärung ein und entrichtet die geschuldete Mehrwertsteuer an das Zweite Finanzamt Warschau-Śródmieście, das die Beträge anschließend an die zuständigen EU-Mitgliedstaaten weiterleitet.

Dank dieses Verfahrens ist eine Mehrwertsteuerregistrierung in jedem einzelnen Bestimmungsland der Kunden nicht erforderlich.

Müssen OSS-Verkäufe in der JPK_V7-Meldung ausgewiesen werden?

Dies ist eine häufige Frage von Betreibern von Online-Shops.

Umsätze, die über das OSS-Verfahren abgerechnet werden, werden nicht als gewöhnliche steuerpflichtige Umsätze im Erfassungsteil der JPK_V7 ausgewiesen. Dennoch ist der Unternehmer weiterhin verpflichtet, ordnungsgemäße Buchhaltungsunterlagen und Nachweise über die durchgeführten Transaktionen zu führen. Dadurch besteht die OSS-Erklärung neben den regulären nationalen Umsatzsteuererklärungen.

Praxistipp

Es empfiehlt sich, in Ihrem Verkaufssystem bereits bei der Einrichtung zwischen Inlandsverkäufen und OSS-Transaktionen zu unterscheiden. Dadurch werden die spätere Berichterstattung und die Erstellung der Umsatzsteuererklärungen erheblich erleichtert.