Facture OSS – Comment l’établir et la comptabiliser

La vente en ligne à des particuliers établis dans d’autres pays de l’Union européenne entraîne des obligations fiscales supplémentaires. L’une des questions les plus importantes pour les entreprises utilisant la procédure One Stop Shop (OSS) est la bonne documentation des transactions ainsi que la déclaration correcte de la TVA.

Bien que le système OSS simplifie considérablement les obligations en matière de TVA internationale, de nombreux entrepreneurs ont encore des doutes concernant l’émission des documents de vente. Les questions portent notamment sur le taux de TVA applicable, les mentions obligatoires de la facture ou encore la possibilité de déduire la TVA en amont.

Dans cet article, nous expliquons ce qu’est une facture OSS, dans quels cas elle doit être émise et comment déclarer correctement les ventes couvertes par la procédure OSS.

Les points essentiels de l’article

• La procédure OSS permet de déclarer la TVA due sur les ventes réalisées auprès de consommateurs situés dans différents pays de l’Union européenne par l’intermédiaire d’un seul État membre.
• Une facture OSS doit mentionner le taux de TVA applicable dans le pays du consommateur.
• Dans de nombreux cas, la réglementation n’impose pas l’émission d’une facture pour les ventes B2C déclarées via le régime OSS.
• La TVA déductible ne peut pas être récupérée dans la déclaration OSS ; elle est déduite conformément aux règles nationales en matière de TVA.
• Les entreprises doivent conserver des registres détaillés des transactions couvertes par la procédure OSS pendant 10 ans.

Qu’est-ce qu’une facture OSS et quand doit-elle être émise ?

Une facture OSS est un document de vente émis dans le cadre d’une transaction déclarée selon la procédure One Stop Shop (OSS). Elle concerne le plus souvent la vente de biens ou de services à des consommateurs établis dans d’autres États membres de l’Union européenne.

Le système OSS a été mis en place afin que les entreprises n’aient pas à s’immatriculer à la TVA dans chaque pays où elles réalisent des ventes. Au lieu de déposer des déclarations de TVA en Allemagne, en France, en Espagne ou en République tchèque, elles déclarent et paient la taxe par l’intermédiaire de l’administration fiscale polonaise.

Par exemple, si une boutique en ligne polonaise vend des produits à un particulier en Allemagne, elle doit appliquer le taux de TVA allemand. Cette transaction peut être déclarée via le régime OSS.

Il convient de rappeler que l’obligation d’émettre une facture dépend de la législation de l’État membre d’identification du redevable. Pour les entreprises utilisant le régime OSS en Pologne, ce sont les règles polonaises relatives à la documentation des ventes qui s’appliquent.

Chaque vente réalisée dans le cadre de l’OSS nécessite-t-elle l’émission d’une facture ?

Non. Dans de nombreux cas, l’émission d’une facture n’est pas obligatoire.

La législation polonaise n’impose pas l’émission d’une facture pour les ventes à distance à destination de consommateurs établis dans d’autres États membres de l’UE, sauf si l’acheteur en fait la demande. Cela signifie que le propriétaire d’une boutique en ligne peut documenter la vente au moyen d’autres justificatifs comptables et n’émettre une facture qu’à la demande du client. Cette solution est particulièrement avantageuse pour les entreprises traitant un grand nombre de commandes de détail.

Toutefois, si le client demande un document de vente, l’entreprise doit émettre une facture conformément à la réglementation applicable.

Quelles informations une facture OSS doit-elle contenir ?

Les informations requises sont très proches de celles d’une facture de TVA classique.

Le document doit comporter toutes les informations essentielles permettant d’identifier le vendeur, l’acheteur ainsi que l’objet de la transaction.

Il s’agit généralement des éléments suivants :

• numéro de facture ;
• date d’émission ;
• date de la vente ;
• coordonnées du vendeur ;
• coordonnées de l’acheteur ;
• désignation des biens ou des services ;
• prix hors taxe ;
• taux de TVA applicable ;
• montant de la TVA ;
• montant toutes taxes comprises (TTC).

La principale différence réside dans l’application du taux de TVA en vigueur dans le pays du consommateur. Si le client réside en France, il convient d’appliquer le taux de TVA français correspondant au produit concerné. Si le client est situé en Allemagne, c’est le taux de TVA allemand qui doit être utilisé.

Comment déterminer le taux de TVA applicable aux ventes OSS ?

Il s’agit de l’une des questions les plus importantes pour les entreprises qui réalisent des ventes transfrontalières.

Une fois le seuil annuel de 10 000 euros applicable aux ventes à distance intracommunautaires de biens (VAD intracommunautaires) dépassé, l’entreprise doit appliquer les taux de TVA en vigueur dans le pays du consommateur.

Par exemple :

• la vente de produits cosmétiques en Allemagne nécessite l’application du taux de TVA allemand ;
• la vente de produits en France nécessite l’application du taux de TVA français ;
• les ventes en République tchèque sont soumises à la réglementation tchèque en matière de TVA.

L’application d’un taux de TVA incorrect peut entraîner des arriérés d’impôts ainsi que l’obligation de déposer des déclarations OSS rectificatives.

Bon à savoir

La Commission européenne met à disposition la VAT Rates Database, qui permet de vérifier les taux de TVA actuellement applicables dans chaque État membre de l’Union européenne.

Modèle de facture OSS – à quoi ressemble un document type ?

Il n’existe pas de formulaire officiel réservé exclusivement à la procédure OSS.

Un modèle de facture OSS peut être pratiquement identique à une facture de TVA classique émise en Pologne. La principale différence concerne le taux de TVA appliqué ainsi que les informations liées au caractère transfrontalier de la transaction. Par exemple, une entreprise qui vend un produit au prix de 100 euros à un client en Allemagne doit faire apparaître le taux de TVA allemand applicable et calculer en conséquence le montant toutes taxes comprises.

La plupart des logiciels de comptabilité proposent des fonctionnalités spécifiques permettant de générer automatiquement les factures relatives aux ventes déclarées dans le cadre du régime OSS.

Comment déclarer les ventes documentées par une facture OSS ?

Les ventes couvertes par le régime OSS sont déclarées dans la déclaration trimestrielle OSS.

Le contribuable ne les déclare pas dans sa déclaration nationale de TVA en tant que ventes nationales soumises à la TVA. Il indique à la place le montant des ventes par État membre de consommation ainsi que les taux de TVA appliqués. À la fin de chaque trimestre, l’entreprise dépose sa déclaration OSS et verse la TVA due au Deuxième bureau des impôts de Varsovie-Śródmieście, qui transfère ensuite les montants aux États membres concernés.

Grâce à ce mécanisme, il n’est pas nécessaire de s’immatriculer à la TVA dans chaque pays où se trouvent les clients.

Les ventes OSS doivent-elles être déclarées dans le fichier JPK_V7 ?

Il s’agit d’une question fréquente chez les exploitants de boutiques en ligne.

Les ventes déclarées dans le cadre du régime OSS ne sont pas enregistrées comme des ventes nationales soumises à la TVA dans la partie « registre » du fichier JPK_V7. En revanche, l’entreprise reste tenue de conserver une comptabilité et une documentation appropriées permettant de justifier les transactions réalisées. Ainsi, la déclaration OSS fonctionne parallèlement aux déclarations nationales de TVA.

Conseil pratique

Il est recommandé de distinguer les ventes nationales des transactions OSS dès la configuration du système de vente. Cela facilite considérablement les opérations de reporting ainsi que la préparation des déclarations de TVA.