Der Einkauf von Waren aus anderen Ländern der Europäischen Union gehört heute für viele Unternehmen zum Alltag. Probleme entstehen jedoch dann, wenn die Umsatzsteuer korrekt abgerechnet, der Zeitpunkt der Entstehung der Steuerpflicht bestimmt oder festgestellt werden muss, ob eine bestimmte Transaktion tatsächlich die Voraussetzungen eines innergemeinschaftlichen Erwerbs von Waren (igE) erfüllt. Fehler in diesem Bereich können zu Berichtigungen von Steuererklärungen, Steuerrückständen und Problemen bei Steuerprüfungen führen.
Der innergemeinschaftliche Erwerb von Waren (igE) ist mit konkreten Regelungen bezüglich der Umsatzsteuer, der Transportdokumente sowie der Art und Weise verbunden, wie die Transaktion in der Steuererklärung ausgewiesen wird. Es lohnt sich, genau zu verstehen, wann die Steuerpflicht entsteht, welcher Umsatzsteuersatz gilt und wie in atypischen Situationen vorzugehen ist, etwa wenn trotz ausgestellter Rechnung keine Lieferung erfolgt oder wenn der Kauf von einem nicht umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer getätigt wurde.
Die wichtigsten Informationen aus dem Artikel
igE bedeutet den Kauf von Waren aus einem EU-Land nach Polen zwischen Steuerpflichtigen.
Innergemeinschaftlicher Erwerb von Waren und Umsatzsteuer erfordern die Abrechnung sowohl der geschuldeten Umsatzsteuer als auch der Vorsteuer.
igE als Steuerpflicht vor der Lieferung entsteht nicht immer am Tag des Erhalts des Dokuments.
igE in der Umsatzsteuererklärung wird sowohl auf der Verkaufs- als auch auf der Einkaufsseite ausgewiesen.
Bei der Abrechnung von Transaktionen sind Transportdokumente und eine aktive USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) von entscheidender Bedeutung.
Was ist ein innergemeinschaftlicher Erwerb und wann liegt ein solcher vor?
Dabei handelt es sich um den Erwerb von Waren aus einem anderen EU-Mitgliedstaat, die im Rahmen einer Geschäftstätigkeit nach Polen geliefert werden. Die Ware muss sich physisch zwischen den Mitgliedstaaten der Europäischen Union bewegen.
Einfach ausgedrückt: Ein polnisches Unternehmen kauft Waren beispielsweise von einem Geschäftspartner aus Deutschland, Tschechien oder Italien, und die Produkte werden nach Polen geliefert. In einem solchen Fall liegt meist ein innergemeinschaftlicher Erwerb von Waren (igE) vor. Entscheidend ist jedoch, dass bestimmte Voraussetzungen hinsichtlich des Steuerstatus der Beteiligten und des Warentransports erfüllt werden.
Zu den Voraussetzungen des igE gehören insbesondere:
die Verbringung der Ware zwischen EU-Ländern;
die Beteiligung von Unternehmern, die eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben;
die Verwendung einer USt-IdNr.;
die entgeltliche Lieferung von Waren;
der tatsächliche Erwerb des Rechts, über die Ware zu verfügen.
Für Unternehmer ist es außerdem wichtig, den innergemeinschaftlichen Erwerb vom Import zu unterscheiden. Ein Import betrifft Käufe außerhalb der EU, während eine innergemeinschaftliche Transaktion ausschließlich innerhalb der Europäischen Union stattfindet.
Wie läuft eine igE-Transaktion Schritt für Schritt ab?
Eine igE-Transaktion besteht im Kauf von Waren von einem Geschäftspartner aus der EU und der anschließenden Abrechnung der Umsatzsteuer in Polen. Der Verkäufer stellt in der Regel eine Rechnung mit einem Steuersatz von 0 % aus, und die Verpflichtung zur Umsatzsteuerabrechnung geht auf den Käufer über.
Beispiel: Ein polnischer Großhändler kauft Elektronik von einem Unternehmen aus den Niederlanden. Der niederländische Lieferant stellt eine Rechnung ohne lokale Umsatzsteuer aus, und der polnische Unternehmer weist sowohl die geschuldete Umsatzsteuer als auch die Vorsteuer in seiner Erklärung aus. Dieser Mechanismus funktioniert ähnlich wie das Reverse-Charge-Verfahren.
Reverse Charge auf einer igE-Rechnung bedeutet, dass die Steuer vom Käufer und nicht vom Verkäufer abgerechnet wird. Ein solcher Vermerk erscheint häufig auf Dokumenten ausländischer Geschäftspartner.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Gültigkeit der USt-IdNr. im VIES-System überprüft werden kann. Das Fehlen einer aktiven Nummer kann die Art der steuerlichen Behandlung der Transaktion vollständig verändern.
igE und EU-Umsatzsteuer – wann muss man sich für die EU-Umsatzsteuer registrieren?
igE und EU-Umsatzsteuer sind unmittelbar miteinander verbunden, da die meisten innergemeinschaftlichen Transaktionen eine Registrierung für die EU-Umsatzsteuer erfordern. Dies betrifft sowohl aktive Umsatzsteuerzahler als auch bestimmte von der Umsatzsteuer befreite Unternehmer.
Die Registrierung erfolgt über das Formular VAT-R. Nach der Registrierung erhält der Unternehmer eine Nummer mit dem Präfix „PL“. Genau diese Nummer sollte bei Einkäufen innerhalb der EU verwendet werden.
Besondere Aufmerksamkeit gilt der Grenze für nicht umsatzsteuerpflichtige Unternehmer. Überschreitet ein Unternehmer, der von der Umsatzsteuer befreit ist, 50.000 PLN an innergemeinschaftlichen Einkäufen pro Jahr, entsteht die Pflicht zur Abrechnung des innergemeinschaftlichen Erwerbs (igE).
Ein igE bei einem nicht umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer kann somit auch dann auftreten, wenn das Unternehmen kein aktiver Umsatzsteuerzahler ist. In diesem Fall muss der Unternehmer die geschuldete Umsatzsteuerauf die Transaktion abrechnen.
Welcher Umsatzsteuersatz gilt beim innergemeinschaftlichen Erwerb?
Der Umsatzsteuersatz beim igE hängt von der Art der Ware ab und entspricht dem in Polen geltenden nationalen Umsatzsteuersatz. Ausländische Steuersätze werden hier nicht angewendet.
Wenn eine Ware in Polen dem Steuersatz von 23 % unterliegt, wird genau dieser Satz bei der Abrechnung des innergemeinschaftlichen Erwerbs verwendet. Dasselbe gilt für 8 %, 5 % oder Steuerbefreiungen.
igE – welcher Umsatzsteuersatz gilt für Lebensmittel, Bücher oder medizinische Geräte? Es müssen stets die polnischen Vorschriften für die jeweilige Produktart geprüft werden.
Dies ist ein häufiger Fehler unerfahrener Unternehmer – viele gehen davon aus, dass bei einer Rechnung aus Deutschland oder Frankreich der dortige Umsatzsteuersatz angewendet werden müsse. Tatsächlich erfolgt die Abrechnung jedoch nach polnischen Steuervorschriften.
Wie wird der innergemeinschaftliche Erwerb in der Umsatzsteuererklärung abgerechnet?
igE in der Umsatzsteuererklärung wird gleichzeitig als geschuldete Umsatzsteuer und Vorsteuer ausgewiesen. Bei vollem Vorsteuerabzugsrecht bleibt die Transaktion häufig steuerneutral.
In der Praxis weist der Unternehmer Folgendes aus:
die Bemessungsgrundlage;
die geschuldete Umsatzsteuer;
die abzugsfähige Vorsteuer;
die USt-IdNr. des Geschäftspartners;
entsprechende Kennzeichnungen in JPK_V7.
Der innergemeinschaftliche Erwerb von Waren und Umsatzsteuer funktionieren somit nach dem Prinzip der Selbstveranlagung der Steuer. Dadurch erhält die Steuerbehörde Informationen über die Transaktion, obwohl keine polnische Umsatzsteuerrechnung vorliegt.
Hat das Unternehmen nur ein eingeschränktes Vorsteuerabzugsrecht, kann ein Teil der Steuer zu einem tatsächlichen Kostenfaktor des Unternehmens werden.
Wann entsteht die Steuerpflicht beim innergemeinschaftlichen Erwerb?
Die Steuerpflicht beim innergemeinschaftlichen Erwerb entsteht grundsätzlich am 15. Tag des Monats nach der Warenlieferung oder am Tag der Rechnungsstellung. Entscheidend ist der Zeitpunkt, zu dem das Verkaufsdokument ausgestellt wird.
Dies ist besonders wichtig bei Einkäufen, die gegen Monatsende erfolgen. Wenn die Lieferung im Mai ankommt, die Rechnung jedoch am 2. Juni ausgestellt wird, entsteht die Steuerpflicht genau am 2. Juni.
Häufig tritt auch das Problem einer vorzeitig ausgestellten Rechnung auf.
igE als Steuerpflicht vor der Lieferung bedeutet nicht immer, dass die Umsatzsteuer früher abgerechnet werden muss. Eine Vorauszahlung oder ein vor dem Transport ausgestelltes Dokument führt bei einem typischen innergemeinschaftlichen Erwerb noch nicht zur Entstehung der Steuerpflicht.
Unternehmer sollten die Daten des Transports, des Wareneingangs und der Dokumentenausstellung sorgfältig analysieren. Diese entscheiden über den korrekten Abrechnungszeitraum.
Was tun, wenn eine igE-Rechnung vorliegt, aber keine Warenlieferung erfolgt?
Eine igE-Rechnung ohne Warenlieferung kann erhebliche buchhalterische und steuerliche Komplikationen verursachen. Die Rechnung allein bestätigt nicht immer, dass die Transaktion tatsächlich durchgeführt wurde.
Wenn die Ware letztendlich nicht nach Polen gelangt, sollte der Unternehmer analysieren, ob tatsächlich ein innergemeinschaftlicher Erwerb stattgefunden hat. Entscheidend ist die tatsächliche Warenbewegung zwischen EU-Ländern.
In einer solchen Situation empfiehlt es sich:
die Korrespondenz mit dem Geschäftspartner zu sammeln;
die Stornierung der Bestellung zu bestätigen;
die Transportdokumente zu überprüfen;
festzustellen, ob eine Rechnungskorrektur ausgestellt wurde;
die Umsatzsteuererklärung gegebenenfalls zu korrigieren.
Das Ausbleiben der Lieferung bei gleichzeitiger Abrechnung des innergemeinschaftlichen Erwerbs kann zu einer überhöhten geschuldeten Umsatzsteuer oder einem fehlerhaften Vorsteuerabzug führen.
Welche Dokumente werden für die Abrechnung des igE benötigt?
Transportdokumente beim igE sind bei Steuerprüfungen von enormer Bedeutung. Sie bestätigen, dass die Ware tatsächlich zwischen EU-Ländern transportiert wurde.
Am häufigsten verwendet werden CMR-Frachtbriefe, Speditionsunterlagen, Empfangsbestätigungen oder Lagerdokumentationen.
Darüber hinaus sollte der Unternehmer über die Rechnung sowie die Bestätigung der aktiven USt-IdNr. des Geschäftspartners verfügen.
Es ist wichtig zu wissen, dass die Steuerbehörden zunehmend die Konsistenz der Dokumentation prüfen. Wenn die Rechnung eine Lieferung nach Polen ausweist, die Transportdokumente jedoch ein anderes Zielland zeigen, kann das Finanzamt die Abrechnung infrage stellen.
Worin besteht der Unterschied zwischen igL und igE?
igL (innergemeinschaftliche Lieferung) und igE (innergemeinschaftlicher Erwerb) sind zwei gegensätzliche Arten von EU-Transaktionen. igL bedeutet den Verkauf von Waren in ein anderes EU-Land, während igE deren Erwerb bedeutet.
Für einen polnischen Unternehmer gilt:
igL bedeutet eine innergemeinschaftliche Ausfuhr aus Polen;
igE bedeutet den Erwerb von Waren nach Polen;
bei igL wird in der Regel ein Umsatzsteuersatz von 0 % angewendet;
bei igE wird die Umsatzsteuer vom Käufer in Polen abgerechnet.
Diese Unterscheidung ist bei der Analyse von Buchhaltungsunterlagen sehr wichtig. Dieselbe Transaktion stellt für das eine Unternehmen eine igL und für das andere einen igE dar.
Gibt es so etwas wie einen nicht transaktionsbezogenen innergemeinschaftlichen Erwerb?
Ein nicht transaktionsbezogener innergemeinschaftlicher Erwerb liegt vor, wenn Waren ohne einen klassischen Verkaufsvorgang bewegt werden. Es muss nicht immer eine standardmäßige Handelstransaktion stattfinden.
Ein Beispiel hierfür kann die Verlagerung des eigenen Lagers eines Unternehmens von Deutschland nach Polenoder der Transport von Waren zwischen Niederlassungen desselben Unternehmens in verschiedenen EU-Ländern sein. Auch solche Situationen können steuerliche Verpflichtungen auslösen.
Viele Unternehmer gehen fälschlicherweise davon aus, dass ohne eine ausgestellte Verkaufsrechnung keine Pflicht zur Umsatzsteuerabrechnung besteht.
Funktioniert der innergemeinschaftliche Erwerb von Dienstleistungen genauso wie der igE?
Der innergemeinschaftliche Erwerb von Dienstleistungen und die Umsatzsteuer werden nach anderen Regeln abgerechnet als der Kauf von Waren. Trotz des ähnlichen Charakters der Transaktion unterscheiden sich die Vorschriften in mehreren wesentlichen Bereichen.
Bei Dienstleistungen sind der Ort der Leistungserbringung und der Mechanismus des Dienstleistungsimports von entscheidender Bedeutung. In solchen Fällen spricht man formal nicht von einem igE, obwohl Unternehmer diese Bezeichnung umgangssprachlich häufig verwenden.
Ein Beispiel kann der Kauf von Werbedienstleistungen von einem Unternehmen in Irland oder ein Abonnement für ausländische Software sein. Auch in solchen Fällen entsteht die Verpflichtung, die Umsatzsteuer in Polen abzurechnen.
Häufig gestellte Fragen zum innergemeinschaftlichen Erwerb und zu EU-Transaktionen
Bedeutet jeder Einkauf aus der EU automatisch einen innergemeinschaftlichen Erwerb?
Nein. Damit ein innergemeinschaftlicher Erwerb (igE) vorliegt, müssen bestimmte Voraussetzungen hinsichtlich des Warentransports, des Status der Steuerpflichtigen und des Lieferortes erfüllt sein. Private Einkäufe oder bestimmte Verbrauchertransaktionen werden nicht als igE behandelt.
Muss eine igE-Rechnung Umsatzsteuer enthalten?
In den meisten Fällen nicht. Der ausländische Geschäftspartner stellt das Dokument ohne seine nationale Umsatzsteuer aus, und die Steuer wird vom polnischen Käufer abgerechnet. Häufig erscheint auf der Rechnung der Vermerk „Reverse Charge“.
Muss ein nicht umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer einen igE abrechnen?
Ja, wenn er die jährliche Grenze von 50.000 PLN für innergemeinschaftliche Einkäufe überschreitet oder sich freiwillig für die EU-Umsatzsteuer registriert. In diesem Fall entsteht die Verpflichtung zur Abrechnung der geschuldeten Umsatzsteuer.
Welche Dokumente sind beim igE am wichtigsten?
Von entscheidender Bedeutung sind die Rechnung, die Transportdokumente sowie die Bestätigung der aktiven USt-IdNr. des Geschäftspartners. Fehlende Unterlagen können die Verteidigung der Abrechnung im Rahmen einer Steuerprüfung erschweren.
Kann die Umsatzsteuer beim igE abgezogen werden?
Ja, sofern der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist und die Waren für umsatzsteuerpflichtige Tätigkeiten verwendet. In vielen Fällen bleibt der innergemeinschaftliche Erwerb dadurch steuerneutral.