Der Verkauf oder Kauf von Dienstleistungen und Waren innerhalb der Länder der Europäischen Union ist mit zusätzlichen steuerlichen Verpflichtungen verbunden. Eine davon ist die Einreichung der zusammenfassenden Meldung VAT-UE, die es den Steuerbehörden ermöglicht, Transaktionen zwischen Unternehmen aus verschiedenen Mitgliedstaaten zu kontrollieren. Für viele Unternehmer besteht das Problem nicht in der Übermittlung des Dokuments selbst, sondern darin festzustellen, wann es eingereicht werden muss, welche Daten anzugeben sind und wie Fehler vermieden werden können.

Eine VAT-UE-Erklärung ist nicht dasselbe wie eine standardmäßige Mehrwertsteuererklärung, obwohl sich beide Dokumente auf die Abrechnung der Mehrwertsteuer beziehen. In der Praxis verwechseln Unternehmer häufig Formulare, Fristen und Regeln für die Online-Einreichung von Dokumenten. Dies führt zu Fehlern, Korrekturen und unnötigem Stress während einer Steuerprüfung.

In diesem Artikel finden Sie konkrete Erläuterungen zum VAT-UE-Formular, zu Fristen, Einreichungsregeln sowie zu den häufigsten Fehlern, die von Unternehmen gemacht werden, die mit Vertragspartnern aus der EU handeln.

Die wichtigsten Informationen aus dem Artikel

• VAT-UE-Erklärungen werden ausschließlich elektronisch und monatlich eingereicht.

• Wann muss die VAT-UE-Erklärung eingereicht werden? Die Frist endet am 25. Tag des Monats, der auf den Abrechnungsmonat folgt.

• Die Mehrwertsteuererklärung für EU-Transaktionen umfasst unter anderem innergemeinschaftliche Lieferungen von Waren sowie Dienstleistungen für Unternehmen innerhalb der EU.

• Eine Online-VAT-Erklärung erfordert korrekte EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der Vertragspartner sowie die Übereinstimmung der Daten mit JPK_V7.

• Das Versäumnis, das VAT-UE-Formular einzureichen, kann zu einer Aufforderung durch das Finanzamt und zur Verpflichtung führen, eine Korrektur einzureichen.

Was ist eine VAT-UE-Erklärung und wie unterscheidet sie sich von einer normalen Mehrwertsteuererklärung?

VAT-UE ist eine zusammenfassende Meldung über EU-Transaktionen zwischen Unternehmern. Sie dient nicht der Berechnung der zu zahlenden Steuer, sondern der Meldung bestimmter innerhalb der Europäischen Union durchgeführter Transaktionen.

Die im Rahmen von VAT-UE eingereichte Mehrwertsteuererklärung hat Informationscharakter, während die standardmäßige Mehrwertsteuererklärung der Abrechnung der geschuldeten und abzugsfähigen Mehrwertsteuer dient.

Das VAT-UE-Formular umfasst insbesondere:

• innergemeinschaftliche Lieferungen von Waren;

• Dienstleistungen für Steuerpflichtige in der EU;

• innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte;

• Warenbewegungen im Rahmen des Call-off-Stock-Verfahrens.

Das bedeutet, dass ein Unternehmer gleichzeitig JPK_V7 und VAT-UE einreichen kann. Die Dokumente ergänzen sich gegenseitig, erfüllen jedoch unterschiedliche Funktionen.

Ein Beispiel? Ein Unternehmen aus Polen erbringt Marketingleistungen für einen Vertragspartner in Deutschland. Die Dienstleistung wird nach dem Reverse-Charge-Verfahren abgerechnet. Eine solche Transaktion wird sowohl in der Mehrwertsteueraufzeichnung als auch in der VAT-UE-Meldung erfasst.

VAT-UE-Erklärung – wann muss sie nach der ersten EU-Transaktion eingereicht werden?

Die Verpflichtung entsteht bereits nach Durchführung der ersten meldepflichtigen Transaktion. Es spielt keine Rolle, ob der Unternehmer Waren im Wert von 500 PLN oder 500.000 PLN verkauft hat. Das Dokument muss bis zum 25. Tag des Monats eingereicht werden, der auf den Monat folgt, in dem die EU-Transaktion stattgefunden hat.

Hat ein Unternehmen beispielsweise im Mai eine Dienstleistung an einen Vertragspartner in Frankreich verkauft, muss die VAT-UE-Erklärung spätestens bis zum 25. Juni eingereicht werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass:

• VAT-UE ausschließlich monatlich eingereicht wird;

• es keine vierteljährliche Abrechnung für diese Meldung gibt;

• sich die Frist auch bei vierteljährlicher Mehrwertsteuerabrechnung nicht auf das Quartalsende verschiebt;

• das Datum der elektronischen Übermittlung des Dokuments entscheidend ist.

Dies ist besonders wichtig für kleine Unternehmen, die die Standard-Mehrwertsteuer vierteljährlich abrechnen und fälschlicherweise annehmen, dass VAT-UE identisch funktioniert.

Muss jedes Unternehmen VAT-UE einreichen?

Nein. Die Verpflichtung betrifft ausschließlich Unternehmer, die bestimmte EU-Transaktionen durchführen.

VAT-UE-Erklärungen sind nur dann verpflichtend, wenn ein Unternehmer Transaktionen mit Vertragspartnern durchführt, die über eine aktive EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen.

Am häufigsten betrifft dies:

• den Verkauf von Waren an Unternehmen in der EU;

• den Kauf und Verkauf von Dienstleistungen innerhalb der EU;

• die Teilnahme an Dreiecksgeschäften;

• Warenbewegungen zwischen Lagern in verschiedenen EU-Ländern.

Wenn ein Unternehmen Waren an Privatpersonen im Ausland verkauft, können die Verpflichtungen anders aussehen. In diesem Fall spielen Vorschriften zu OSS (One Stop Shop), Verkaufsgrenzen und dem Ort der Besteuerung eine Rolle.

Wissenswert: Vor der ersten EU-Transaktion muss eine Registrierung für VAT-UE über das Formular VAT-Rerfolgen. Der bloße Status als aktiver Mehrwertsteuerpflichtiger reicht nicht aus.

Wie kann überprüft werden, ob ein Vertragspartner über eine aktive EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt?

Dies ist einer der wichtigsten Bestandteile des gesamten Prozesses. Eine falsche oder inaktive Nummer kann Probleme bei der Abrechnung der Transaktion verursachen.

Eine Mehrwertsteuererklärung für EU-Transaktionen erfordert die Angabe der korrekten EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Vertragspartners. Die Nummer kann im VIES-System, das von der Europäischen Kommission betrieben wird, überprüft werden. Die Überprüfung dauert nur wenige Sekunden und ermöglicht die Bestätigung von:

• der Aktivität der Nummer;

• dem Registrierungsland;

• der Übereinstimmung der Unternehmensdaten.

Dies ist insbesondere bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung von Waren von Bedeutung. Das Fehlen einer aktiven Nummer kann den Verlust des Rechts auf den 0%-Mehrwertsteuersatz bedeuten.

Unternehmer machen häufig den Fehler, die Nummer nur bei der ersten Zusammenarbeit zu überprüfen. Dabei kann sich der VAT-UE-Status des Vertragspartners ändern.

Wie füllt man die VAT-UE-Erklärung Schritt für Schritt aus?

Das Formular selbst ist nicht kompliziert, erfordert jedoch Genauigkeit. Die größten Probleme entstehen bei der Kennzeichnung von Transaktionen und der Eingabe von Beträgen.

Eine Online-VAT-Erklärung erfordert die Angabe der Daten des Steuerpflichtigen, der EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der Vertragspartner sowie der steuerfreien Transaktionswerte. Beim Ausfüllen des Formulars sollte Folgendes angegeben werden:

• der Abrechnungszeitraum;

• die Unternehmensdaten;

• die EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der Vertragspartner;

• die Zuordnung der richtigen Art von Transaktion;

• der Nettowert der Transaktion.

Beispielsweise wird der Verkauf von Dienstleistungen an ein Unternehmen in Spanien in einem anderen Abschnitt des Formulars eingetragen als die Lieferung von Waren in die Tschechische Republik. Ebenso wichtig ist die Übereinstimmung der Daten mit JPK_V7. Die Steuerbehörden vergleichen die Dokumente automatisch, weshalb Unstimmigkeiten sehr schnell auffallen.

Mehrwertsteuererklärung – bis wann muss eine Korrektur eingereicht werden?

Eine Korrektur sollte unverzüglich nach Feststellung eines Fehlers eingereicht werden. Die Vorschriften nennen keine konkrete Anzahl von Tagen, jedoch kann das Finanzamt den Unternehmer zur Berichtigung des Dokuments auffordern. Am besten geschieht dies sofort nach Entdeckung des Fehlers, bevor das Finanzamt Prüfmaßnahmen einleitet.

Die häufigsten Fehler betreffen:

• Tippfehler in den EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummern;

• falsche Beträge;

• die Zuordnung der Transaktion zum falschen Land;

• das Weglassen eines Vertragspartners;

• Abweichungen zwischen VAT-UE und JPK_V7.

Die Korrektur erfolgt elektronisch, ebenso wie das ursprüngliche Formular.

Profi-Tipp: Betrifft der Fehler nur einen Vertragspartner, muss dennoch eine vollständige Korrektur der Erklärung für den betreffenden Zeitraum eingereicht werden und nicht nur der korrigierte Abschnitt.

Kann die VAT-UE-Erklärung ausschließlich online eingereicht werden?

Ja. Derzeit akzeptiert das Finanzamt keine papierbasierten VAT-UE-Formulare.

Eine Online-VAT-Erklärung ist derzeit die einzige zulässige Form der Einreichung der VAT-UE-Meldung.

Das Dokument kann eingereicht werden:

• über das e-Finanzamt (e-Urząd Skarbowy);

• mithilfe von Buchhaltungssystemen;

• über Rechnungsprogramme mit Integration des Finanzministeriums (MF);

• über die ePUAP-Plattform.

Nach der Einreichung erhält der Unternehmer eine UPO (Amtliche Empfangsbestätigung). Diese dient als Nachweis für die fristgerechte Übermittlung des Formulars. Aus Sicherheitsgründen empfiehlt es sich, die UPO zusammen mit der Buchhaltungsdokumentation aufzubewahren. Im Falle einer Prüfung kann das Finanzamt eine Versandbestätigung verlangen.

Welche Folgen drohen bei fehlender VAT-UE-Erklärung oder verspäteter Einreichung?

Das Finanzamt kann den Steuerpflichtigen auffordern, die fehlende Meldung oder eine Korrektur einzureichen. In extremen Fällen können auch steuerstrafrechtliche Sanktionen verhängt werden.

Die Frist für die Einreichung der Mehrwertsteuererklärung hat nicht nur formale, sondern auch steuerliche und kontrollbezogene Bedeutung.

Zu den häufigsten Konsequenzen gehören:

• eine Aufforderung zur Abgabe von Erklärungen;

• die Verpflichtung zur Einreichung einer Korrektur;

• ein steuerliches Bußgeld;

• ein erhöhtes Risiko einer Steuerprüfung;

• Probleme beim Nachweis des 0%-Mehrwertsteuersatzes.

Bei größeren Unternehmen, die regelmäßig innerhalb der EU Handel betreiben, erkennt das Finanzamt Unstimmigkeiten zwischen den Daten der Mitgliedstaaten sehr schnell.

Muss VAT-UE auch bei dem Kauf von Dienstleistungen aus der EU eingereicht werden?

Das hängt von der Art der Transaktion ab. Der bloße Kauf von Dienstleistungen von einem EU-Vertragspartner wird nicht immer in VAT-UE aufgenommen. Die Mehrwertsteuererklärung umfasst in erster Linie den Verkauf von Dienstleistungen an Steuerpflichtige in der EU und nicht jeden Einkauf ausländischer Dienstleistungen.

Zum Beispiel:

• der Kauf von Werbeleistungen von einem Unternehmen aus Irland wird in der Regel nicht in VAT-UE aufgenommen;

• der Verkauf von IT-Dienstleistungen an ein Unternehmen in den Niederlanden wird aufgenommen;

• der Import von Dienstleistungen wird in JPK_V7 abgerechnet;

• VAT-UE konzentriert sich auf bestimmte meldepflichtige Transaktionen zwischen EU-Mitgliedstaaten.

Dies ist einer der Gründe, weshalb Unternehmer häufig Verpflichtungen im Zusammenhang mit der EU-Besteuerung verwechseln.

Wie lange müssen Dokumente im Zusammenhang mit VAT-UE aufbewahrt werden?

Die Dokumentation muss 5 Jahre lang aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Ende des Steuerjahres, in dem die Frist zur Steuerzahlung abgelaufen ist.

Die Mehrwertsteuererklärung sowie Dokumente, die EU-Transaktionen bestätigen, sollten zusammen mit Rechnungen, Transportnachweisen und UPO-Bestätigungen aufbewahrt werden.

Im Falle einer innergemeinschaftlichen Lieferung von Waren kommt den Transportdokumenten besondere Bedeutung zu. Diese bestätigen, dass die Ware Polen tatsächlich verlassen hat.

Fehlende Dokumentation kann dazu führen, dass das Recht auf den ermäßigten bzw. bevorzugten Mehrwertsteuersatz angefochten wird.

Häufig gestellte Fragen zur VAT-UE-Erklärung

Muss VAT-UE jeden Monat eingereicht werden?

Ja. Das VAT-UE-Formular wird ausschließlich monatlich eingereicht, auch wenn der Unternehmer die Standard-Mehrwertsteuer vierteljährlich abrechnet.

Muss auch eine Nullmeldung für VAT-UE eingereicht werden?

Nein. Wenn in einem bestimmten Monat keine meldepflichtigen Transaktionen stattgefunden haben, besteht keine Verpflichtung zur Einreichung einer Nullmeldung VAT-UE.

Kann eine von der Mehrwertsteuer befreite Person VAT-UE haben?

Ja. Ein von der Mehrwertsteuer befreiter Unternehmer kann sich für VAT-UE-Zwecke im Zusammenhang mit EU-Transaktionen registrieren.

Kann eine fehlerhafte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines Vertragspartners korrigiert werden?

Ja. In einem solchen Fall muss eine Korrektur des VAT-UE-Formulars für den entsprechenden Abrechnungszeitraum eingereicht werden.

Müssen VAT-UE und JPK_V7 identische Beträge enthalten?

Ja, die Daten sollten übereinstimmen. Abweichungen können zu einer Aufforderung durch das Finanzamt führen.