Dla celów podatku VAT faktury to wszelkie dokumenty w formie papierowej lub elektronicznej, które spełniają warunki określone w art. 80a do 84a ustawy o podatku od towarów i usług („ZDDV-1”). Za fakturę uważa się również każdy dokument lub wiadomość zmieniającą pierwotną fakturę i jednoznacznie do niej odwołującą się, niezależnie od jej nazwy (faktury pro forma, faktury zaliczkowe, uznania, obciążenia lub jakikolwiek inny dokument).

Szczegółowe zasady wystawiania faktur określa państwo członkowskie UE, w którym odbywa się dostawa towarów lub świadczenie usług . Jeżeli faktura dotyczy dostaw towarów i usług wykonanych w Słowenii, obowiązują zasady wystawiania faktur zgodnie z ZDDV-1.

Istnieją jednak wyjątki od podstawowej zasady, a mianowicie, jeśli chodzi o:

– Dostawy transgraniczne, do których stosuje się zobowiązanie z tytułu odwrotnego podatku określone w art. 76 ust. 3 i 4 oraz w art. 76 ust. 1 ZDDV-1 (art. 80.a ust. 2 ZDDV-1). Jeżeli w tych przypadkach odbiorca wystawia fakturę (tzw. samofakturowanie), obowiązuje zasada podstawowa (art. 80.a ust. 1 ZDDV-1).

– Dla dostaw opodatkowanych poza UE (art. 80.a akapit trzeci ZDDV-1).

– Wyjątki od podstawowej zasady dotyczą również podatników, którzy są objęci jednym ze szczególnych uzgodnień systemu VEM („OSS”), tj. system unijny, nieunijny lub importowy.

W powyższych przypadkach nie mają zastosowania zasady fakturowania obowiązujące w państwie członkowskim, w którym odbywa się dostawa towarów lub świadczenie usług, ale zasady są ustalane według innego klucza (np. siedziba, kraj identyfikacji w ramach specjalnego schematu… ).

Kto i kiedy powinien wystawić fakturę?

Każdy podatnik musi zapewnić, że on sam, odbiorca lub osoba trzecia w swoim imieniu i na jego rzecz wystawi fakturę za następujące dostawy (art. 81 ZDDV-1) :

– dostawy towarów i usług dokonywane na rzecz innego podatnika lub osoby prawnej innej niż podatnik;

– dostawa towarów na odległość (z wyjątkiem specjalnych uzgodnień systemu VEM – „OSS”);

– wszelkie zaliczki otrzymane przed dokonaniem którejkolwiek z wyżej wymienionych dostaw towarów;

– wszelkie zaliczki za usługi otrzymane od innego podatnika lub osoby prawnej innej niż podatnik przed wykonaniem usług;

– zwolnione dostawy towarów do innych państw członkowskich dokonywane na warunkach, o których mowa w art. 46 ZDDV-1 (również w przypadku przemieszczeń towarów i wszelkich dostaw nowych środków transportu); 

– inne dostawy towarów i usługi realizowane na terytorium Słowenii (np. dostawy do odbiorców końcowych).

Faktura może być również wystawiona przez nabywcę towarów lub usługobiorcę za dostawę towarów lub usługę wykonaną na jego rzecz przez podatnika (tzw. samofakturowanie). Zgodnie z art. 136 Regulaminu Wprowadzania w życie ustawy o podatku od towarów i usług („PZDDV”) zarówno dostawca, jak i nabywca towaru lub zamawiający muszą wspólnie ustalić warunki i szczegóły wcześniejszej umowy oraz całej procedury za akceptację każdej faktury. Zwracamy uwagę, że na żądanie słoweńskiego organu podatkowego dostawca i nabywca będą musieli również wykazać istnienie wcześniej obowiązującej umowy. Jeżeli umowa na dostawę towarów lub świadczenie usług zawiera wszystkie szczegóły, nie jest wymagana żadna szczególna umowa. W praktyce samofakturowanie jest często stosowane w przypadku transakcji komisowych.

Jakie są wyjątki od obowiązku fakturowania?

W przypadku niektórych podatników obowiązek wystawiania faktur zgodnie z art. 81 ZDDV-1 nie ma zastosowania. Są to wyjątki, które szerzej zostały określone w art. 143 PZDDV, a mianowicie:

1. Dostawy towarów i usług w ramach podstawowej działalności rolnej i podstawowej leśnej, pod warunkiem że taka dostawa jest dokonywana przez podatnika niezidentyfikowanego do celów VAT (zwolniona na podstawie art. 94 akapit drugi ZDDV-1) i dokonywana bezpośrednio do konsument końcowy, np. bezpośrednia sprzedaż w domu, sprzedaż od drzwi do drzwi, sprzedaż bezpośrednia na ruchomych straganach, rynkach) lub na własny użytek w gospodarstwie rolnym podatnika;

2. Przy niektórych sprzedażach, jeżeli podatnik podaje dane sprzedażowe z inwentarzem stanów otwarcia i zamknięcia co najmniej raz w miesiącu, przy sprzedaży biletów, biletów i żetonów w przewozach pasażerskich (pociąg, autobus, kolejki linowe), znaczki, znaczki, papiery wartościowe i formularze w obrocie pocztowym, opłaty za udział w grach losowych, jeżeli są dokonywane zgodnie z przepisami o grach losowych, czasopisma, do sprzedaży z automatów (towarów i nie usług), do sprzedaży kart z kodem do ładowania systemów przedpłaconych operatorów komórkowych z bankomatów, sieci GSM i Internetu oraz do sprzedaży tokenów z bankomatów i sprzedaży usług w telepunktach .

3. W przypadku usług ubezpieczeniowych, reasekuracyjnych i finansowych, jeżeli usługi te są świadczone na rzecz podatnika w innym państwie członkowskim, pod warunkiem że są one również zwolnione z podatku VAT w tym innym państwie członkowskim .

4. Dla zwolnionych usług finansowych (o których mowa w art. 44 pkt 4 ZDDV-1), dla których dokumenty są wystawiane masowo, jeżeli są wykonywane na terytorium Republiki Słowenii lub poza Unią, jeżeli podlegają opodatkowaniu osoby do odbiorcy lub usług są wystawione innym dokumentem (faktura, instrument płatniczy, wyciąg, zawiadomienie…), z którego musi wynikać kwota naliczanej usługi oraz wskazanie, że VAT nie jest naliczany zgodnie z odpowiednim punktem art. 44 ZDDV-1. Dane dotyczące obrotu zwolnionego muszą być podane przez podatnika w odpowiednich ewidencjach analitycznych przy poszczególnych rodzajach zwolnionych dochodów finansowych (lub należności) ze sprzedaży towarów lub usług.

5. W przypadku dostaw towarów i usług na rzecz osób niepodlegających opodatkowaniu (tj. osób fizycznych lub konsumentów końcowych, którzy nie prowadzą działalności), jeżeli wartość dostaw podlegających opodatkowaniu (opodatkowanych i zwolnionych) w bieżącym roku kalendarzowym nie przekracza lub jest mało prawdopodobna przekroczyć kwotę 5000 euro. Podatnik musi podać w swoich księgach informacje o dostawach towarów i usługach. Przewiduje się jednak, że takiej dostawy musi dokonać organizacja non-profit lub inni podatnicy niebędący osobami prawa publicznego (np. stowarzyszenia). To jest ważne, by:

– ich celem nie jest osiąganie zysku , ale jeśli osiągają zysk, nie mogą się nim dzielić, ale muszą go wykorzystywać do dalszego świadczenia lub ulepszania usług;

– są zarządzane i prowadzone głównie przez wolontariuszy , którzy nie są bezpośrednio lub pośrednio zaangażowani w wyniki tych działań, samodzielnie lub za pośrednictwem innych osób;

– pobierać ceny zatwierdzone przez właściwe władze lub ceny nie wyższe niż te zatwierdzone , lub w przypadku dostaw niewymagających zatwierdzenia cen, ceny niższe niż te, które pobierają za podobne dostawy podatnicy pobierający podatek VAT.

6. Organizacje lub stowarzyszenia nienastawione na zysk, których dostawy towarów i usług przekroczą próg 5 000 EUR podlegających opodatkowaniu dostaw, mogą, pod pewnymi warunkami określonymi w ustawodawstwie słoweńskim, być również uprawnione do zwolnienia z obowiązku wystawiania faktur za niektóre dostawy.

Na w/w dostawy podatnik może nadal wystawić fakturę, na której musi podać wszystkie informacje określone jako obowiązkowe na fakturze zgodnie z ZDDV-1.

Jakie są wymagane składniki konta?

Poniżej podajemy, jakie dane podatnik zidentyfikowany do celów VAT musi podać na fakturze, które są istotnymi elementami faktury wystawionej przez małego podatnika, a także wymieniliśmy istotne elementy faktury uproszczonej. Zwracamy uwagę, że kwoty na fakturze mogą być wykazane w dowolnej walucie, natomiast kwota VAT na fakturze musi być wyrażona w euro zgodnie z ustaleniami ZDDV-1.

a) Podatnik zidentyfikowany do celów VAT

Podatnik musi podać na fakturze wszystkie dane obowiązkowe określone w art. 82 ZDDV-1:

1. data wystawienia faktury;

2. numer seryjny umożliwiający identyfikację rachunku;

3. numer identyfikacyjny VAT, pod którym podatnik dostarczył towary lub świadczył usługi;

4. numer identyfikacyjny VAT nabywcy lub klienta, pod którym nabywca lub klient otrzymał dostawę towarów lub świadczenie usług, za które jest zobowiązany do zapłaty VAT, lub otrzymał dostawę towarów zgodnie z art. 46 tej ustawy;

5. nazwę i adres podatnika oraz jego nabywcy lub zleceniodawcy;

6. ilość i rodzaj dostarczonych towarów lub zakres i rodzaj świadczonych usług;

7. datę dokonania dostawy towaru albo datę wykonania lub wykonania usługi albo datę jej wykonania, jeżeli termin ten można ustalić i różni się od daty wydania faktura;

8. podstawa opodatkowania, od której naliczany jest podatek VAT według indywidualnej stawki lub do której stosuje się zwolnienie, cena jednostkowa bez VAT oraz wszelkie obniżki i upusty ceny nieuwzględnione w cenie jednostkowej;

9. stawę VAT;

10. kwotę podatku VAT, z wyjątkiem przypadków, w których stosuje się przepisy szczególne, dla których ustawa wyłącza te informacje;

11. w przypadku faktury wystawionej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika oznaczenie „Samo fakturowanie”;

12. w przypadku zwolnienia z VAT obowiązujący przepis Dyrektywy Rady 2006/112/WE lub odpowiedni art. ZDDV-1 lub inne odesłanie wskazujące, że dostawa towarów lub świadczenie usług jest zwolnione z VAT;

13. jeżeli podatnikiem VAT jest nabywca towarów lub usługobiorca, oznaczenie „Zobowiązanie z tytułu odwróconego podatku”;

14. w przypadku dostawy nowego środka transportu dokonanej na warunkach, o których mowa w art. 46 pkt 1 i 2 ZDDV-1, właściwości określone w art. 3 ust. 3 tej ustawy ( patrz podrozdział 3.5);

15. w przypadku stosowania specjalnych uzgodnień dla biur podróży, oświadczenie „Specjalne uzgodnienia – Biura podróży”;

16. w przypadku stosowania jednego ze szczególnych uzgodnień dla towarów używanych, dzieł sztuki, kolekcji i antyków, oświadczenie „Ustalenia szczególne – towary używane”, „Urządzenia szczególne – dzieła sztuki” lub „ Aranżacje specjalne – kolekcje i antyki”;

17. jeżeli osobą zobowiązaną do zapłaty VAT jest przedstawiciel podatkowy w rozumieniu art. 76 akapit drugi niniejszej ustawy, numer identyfikacyjny VAT przedstawiciela podatkowego wraz z jego nazwą i adresem.

b) Konta uproszczone

Podatnik może również wystawić fakturę uproszczoną za dostawę towarów lub świadczenie usług na terytorium Słowenii, a mianowicie za dostawy (art. 83 ZDDV-1):

1. konsumenci końcowi (niezależnie od kwoty);

2. na rzecz innego podatnika lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem lub zaliczki na poczet tej dostawy, jeżeli kwota na fakturze, bez VAT, nie przekracza 100 euro;

3. w przypadku wystawienia dokumentu lub komunikatu zmieniającego oryginał faktury.

Jednak w fakturze uproszczonej podatnik musi podać co najmniej następujące informacje:

1. data wystawienia faktury;

2. numer seryjny umożliwiający identyfikację rachunku;

3. nazwę i adres podatnika oraz numer identyfikacyjny VAT, pod którym dokonał on dostawy towarów lub świadczenia usług;

4. ilość i rodzaj dostarczonych towarów lub zakres i rodzaj świadczonych usług;

5. kwotę należnego podatku VAT lub informacje potrzebne do jego obliczenia;

6. jasne i jednoznaczne wskazanie oryginału faktury oraz szczegółowych danych, które uległy zmianie, jeżeli faktura jest dokumentem zmieniającym oryginał faktury i jednoznacznie do niej odwołującym się.

Oprócz powyższych informacji podatnik musi:

– jeżeli dostarcza towary lub świadczy usługi według różnych stawek podatkowych, kwota podatku VAT musi być wykazana oddzielnie według stawek podatkowych;

– jeżeli dokonuje dostawy towarów lub usług na rzecz podatnika, który potrzebuje takiej faktury w celu ubiegania się o odliczenie podatku VAT, na fakturze należy podać nazwę i adres swojego klienta lub klienta;

– jeżeli realizuje dostawę towarów lub świadczenie usług zgodnie z art. 76.a ZDDV-1, stwierdzić, że jest to zobowiązanie podatkowe z tytułu odwrotnego podatku;

– jeżeli dokonuje dostawy towarów lub usług, dla których przewidziane jest zwolnienie z VAT, należy podać na fakturze obowiązujący przepis Dyrektywy Rady 2006/112/WE lub odpowiedni artykuł ZDDV-1 lub inne wzmianki wskazujące, że dostawa towaru lub usługi są zwolnione z podatku VAT.

Podatnik nie może wystawić faktury uproszczonej za dostawy towarów lub usługi dokonane do innego Państwa Członkowskiego, w którym VAT jest płatny lub jego jednostka organizacyjna w tym Państwie Członkowskim nie uczestniczy w dostawie i jest osobą zobowiązaną do zapłaty VAT, komu dostarczono towar lub zrealizowano usługę.

c) Mali podatnicy

Mały podatnik (podatnik zwolniony z VAT na podstawie art. 94 ZDDV-1 nie jest zidentyfikowany do celów VAT) musi podać na fakturze co najmniej następujące informacje:

– Data wydania;

– numer seryjny umożliwiający identyfikację konta;

– Twoja firma lub nazwa i siedziba lub stałe miejsce zamieszkania;

– Twój numer podatkowy (informacje wymagane zgodnie z art. 35 ZDavP-2);

cena sprzedaży towarów lub usług (bez podatku VAT), oraz

– łączna wartość sprzedanych towarów lub świadczonych usług (bez podatku VAT).

Jeżeli mały podatnik dokonuje dostawy towarów lub usług zwolnionych z podatku VAT, może również wskazać na fakturze odpowiedni artykuł ZDDV-1 lub obowiązujący przepis dyrektywy Rady 2006/112/WE lub inne odniesienie wskazujące, że dostawa jest zwolniona z podatku VAT. Jednak w celu ułatwienia ewidencji faktur i uczynienia ich bardziej zrozumiałymi, zaleca się dołączenie do faktury klauzuli „ nie podlega VAT ”.

Jakie są terminy wystawiania faktur?

Terminy faktur

Zwolnione dostawy towarów dokonywane na terenie UE do podatników na warunkach, o których mowa w art. 46 ZDDV-1

Zgodnie z art. 81 akapit siódmy ZDDV-1 obowiązek wystawienia faktury powstaje nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło zdarzenie podatkowe w przypadku dostaw towarów do innego państwa członkowskiego.

świadczone usługi, których miejsce opodatkowania jest określone co do zasady i za które odbiorca usług unijnych płaci podatek VAT zgodnie z art. 196 dyrektywy Rady 2006/112/WE

Zgodnie z art. 81 akapit siódmy ZDDV-1 obowiązek wystawienia faktury powstaje nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło zdarzenie podatkowe dla usług świadczonych, za które odbiorca płaci podatek VAT .

Inne materiały

ZDDV-1 nie zawiera przepisu, który określałby termin na wystawienie faktury przez podatnika, jednakże zgodnie z art. 85 ust. 1 ZDDV-1 podatnik musi podać w swojej księgowości wystarczająco szczegółowe informacje umożliwiają prawidłowy i terminowy podatek VAT oraz kontrolę organu podatkowego nad naliczaniem i płaceniem podatku VAT.

Jakie są zasady prowadzenia księgowości?

Każdy podatnik musi zapewnić przechowywanie kopii faktur wystawionych przez niego samego lub przez jego nabywcę, instytucję zamawiającą lub przez osobę trzecią w jego imieniu i na jego rzecz oraz wszystkich otrzymanych faktur.

Podatnik musi przechowywać faktury w oryginalnej, papierowej lub elektronicznej formie, w jakiej zostały wysłane lub udostępnione. Podatnik może bez względu na ich pierwotną formę przechowywać faktury na mikrofilmie, innych nośnikach lub w formie elektronicznej, jeżeli te sposoby przechowywania uniemożliwiają zmianę lub usunięcie danych lub umożliwiają odtworzenie faktur w ich oryginalnej formie. Jeżeli faktury są przechowywane drogą elektroniczną, dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści muszą być również przechowywane drogą elektroniczną.

Podatnik musi zapewnić przechowywanie faktur dotyczących dostaw towarów lub usług na terytorium Słowenii oraz faktur otrzymanych przez podatnika mającego siedzibę na terytorium Słowenii przez okres dziesięciu lat od końca roku, którego dotyczą faktury. Jednak w przypadku faktur za nieruchomości podatnik musi zapewnić ich przechowywanie przez 20 lat od końca roku, którego dotyczą. Dotyczy to również faktur otrzymanych przez podatnika od małych podatników.

Czy faktury papierowe i elektroniczne różnią się pod względem podatku VAT?

Faktura elektroniczna to faktura zawierająca określone dane (informacje) zgodnie z ZDDV-1, wystawiona i otrzymana w dowolnej formie elektronicznej. Aby zostać uznaną za fakturę elektroniczną, musi zostać wystawiona i otrzymana w dowolnej formie elektronicznej określonej przez podatnika. Faktura może mieć formę ustrukturyzowanych wiadomości (takich jak XML) z odpowiednią wizualizacją lub innego rodzaju formy elektroniczne takie jak e-mail z załącznikiem PDF lub wiadomość otrzymana faksem w formie elektronicznej a nie papierowej. Liczy się nie rodzaj elektronicznej formy faktury, ale fakt, że faktura jest w formie elektronicznej w momencie jej wystawienia i odbioru. Umożliwia to wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych w jednym formacie, które można następnie przekonwertować na inny.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury w formie papierowej lub elektronicznej musi być zagwarantowana od momentu wystawienia do końca okresu przechowywania faktury. Autentyczność pochodzenia faktury oznacza zapewnienie tożsamości dostawcy lub wystawcy faktury. Integralność treści faktury oznacza, że treść faktury wymagana zgodnie z ZDDV-1 nie uległa zmianie po wystawieniu faktury. Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Można to zapewnić poprzez wprowadzenie wewnętrznych procedur kontroli biznesowej, które tworzą wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub usług lub w inny sposób, np. za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) i innych zaawansowanych technologii.

Na potrzeby podatku VAT, zgodnie z ZDDV-1, faktury wystawione w formie papierowej i faktury wystawione w formie elektronicznej są ze sobą równoważne. Oznacza to, że wszystkie przepisy ZDDV-1 dotyczące wystawiania faktur dotyczą zarówno papierowej, jak i elektronicznej r

Na koniec należy zauważyć, że istnieją dodatkowe wymagania dotyczące fakturowania dla niektórych rodzajów transakcji (np. certyfikacja podatkowa, e-faktury dla transakcji B2G, informacje wymagane przez Ustawę o spółkach (), które niekoniecznie są związane z ustawodawstwem w zakresie VAT i nie są przedmiotem tego artykułu. W ostatnich latach zauważamy również przyspieszony rozwój biznesu e-faktur w różnych krajach Europy, aw nadchodzących latach spodziewamy się pewnych zmian również w Słowenii. 

W przypadku dodatkowych pytań dotyczących prawidłowego wystawienia faktury, możesz skontaktować się z naszym zespołem ekspertów, którzy z chęcią Ci pomogą (support@tick.com.pl)

Ten dokument (i wszelkie informacje, do których uzyskujesz dostęp za pośrednictwem łączy w tym dokumencie) służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Fakty te mogły również ulec zmianie od daty publikacji. Przed podjęciem lub wykonaniem jakichkolwiek działań należy zasięgnąć profesjonalnej porady prawnej.