Włochy są w czołówce, jeśli chodzi o wprowadzenie ciągłej kontroli transakcji (CTC) w UE i nadal przodują. Inne kraje europejskie szukają we Włoszech inspiracji do ich lokalnych wdrożeń CTC. Jeszcze przed wprowadzeniem systemu e-fakturowania odpraw w 2018 r. ,w kraju obowiązywały sztywne wymagania dotyczące elektronicznej archiwizacji dokumentów. Do tych dokumentów należą e-faktury. Przepisy dotyczące przechowywania dokumentów elektronicznych są dość stabilne od 2013 r.  Jednak nowy zestaw przepisów ma zostać wdrożony 7 czerwca 2021 r. przez Agencję Cyfrowych Włoch (AGID).

Jakie będą nowe zasady ustalone w czerwcu 2021 r?

Nowe wytyczne muszą być przestrzegane przez podatników, którzy przechowują dokumenty elektroniczne zgodnie z prawem włoskim. Przechowywanie tych dokumentów zawiera instrukcje dotyczące tworzenia, zarządzania i przechowywania takich plików. Według AGID wytyczne zawierają statyczny i elastyczny zestaw załączników, co sugeruje, że rząd włoski będzie aktualizował załączniki z pewną częstotliwością. 

Wśród aktualizacji dotyczących archiwum e-dokumentów jest wprowadzenie nowych standardów i odniesień. Odnoszą się one do nowszych już istniejących norm. Przykładem tej ostatniej kategorii jest niedawno zmieniony UNI 11386, którego celem jest zapewnienie interoperacyjności w procesie konserwacji.

Kolejna zmiana wprowadzona przez nowe wytyczne dotyczy metadanych, które muszą być skojarzone z e-dokumentami. Aby spełnić ten wymóg, AGID opublikował dodatek poświęcony tej tematyce, który zawiera m.in. sposób tworzenia e-dokumentu oraz rodzaj, wersję i autorstwo dokumentu.

AGID zmodyfikował również przepisy biurokratyczne. Nowe rozporządzenie wyjaśnia, że ​​przedsiębiorcy mogą zlecić rolę kierownika konserwacji firmie posiadającej odpowiednie kompetencje i wiedzę do wykonywania obowiązków kierownika konserwacji.

Warto zauważyć, że wytyczne wykraczają poza e-archiwizację i wprowadzają nowe specyfikacje techniczne dotyczące dematerializacji dokumentów papierowych do postaci elektronicznej. Chociaż większość faktur musi być wystawiana elektronicznie za pośrednictwem platformy SDI, nadal istnieje możliwość wystawiania i otrzymywania faktur papierowych w przepływach transgranicznych do i z Włoch. W związku z tym firmy muszą przestrzegać nowych zasad przy dematerializacji przepływu dokumentów.

Podczas gdy wielu podatników początkowo spodziewało się, że włoskie wymagania dotyczące e-archiwum stracą na znaczeniu po wprowadzeniu mandatu dotyczącego e-fakturowania. Zamiast tego stało się oczywiste dla większych włoskich przedsiębiorstw, że ważniejsze niż kiedykolwiek staje się posiadanie silniejszych dowodów na poparcie ich transakcji. We Włoszech jedynym sposobem obalenia organu podatkowego jest prowadzenie elektronicznego archiwum zgodnego z przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentów elektronicznych.