Jeśli prowadzisz firmę spoza Niemiec i działasz na tamtejszym rynku, możesz się zastanawiać, czy musisz mieć przedstawiciela podatkowego. Odpowiedź brzmi: nie musisz, ale możesz. Niemieckie przepisy nie wymagają obowiązkowego wyznaczenia takiej osoby. Wyjątkiem są sytuacje, w których firma nie planuje odzyskiwać VAT-u i prowadzi jedynie dostawy zwolnione z podatku. Wtedy przedstawiciel podatkowy to rozwiązanie, które może ułatwić życie i kontakty z niemieckim fiskusem.
Kiedy warto wyznaczyć przedstawiciela podatkowego?
Przedstawiciel podatkowy w Niemczech przydaje się przede wszystkim wtedy, gdy masz do czynienia z nietypowymi lub jednostkowymi operacjami na rynku niemieckim. Przykład? Importujesz towar do Niemiec, ale tylko po to, żeby od razu przewieźć go dalej – do innego kraju UE. Albo prowadzisz transgraniczny transport towarów i nie korzystasz z dostaw, które uprawniają do odliczenia VAT-u. W takich przypadkach lepiej przekazać sprawy formalne komuś, kto zna niemieckie realia podatkowe od podszewki.
Kto może być przedstawicielem podatkowym?
Niemieckie prawo dosyć jasno określa, kto może pełnić tę funkcję. Musi to być podmiot zarejestrowany na terenie Niemiec i nie może być tzw. małym przedsiębiorcą zgodnie z §19 niemieckiej ustawy o VAT. Chodzi o to, żeby reprezentant był wiarygodny dla niemieckiego urzędu skarbowego – i potrafił ogarnąć całą biurokrację.
W praktyce najczęściej przedstawicielami podatkowymi zostają:
- doradcy podatkowi i księgowi,
- firmy spedycyjne, które zajmują się odprawą celną importową,
- inne niemieckie podmioty gospodarcze zajmujące się handlem międzynarodowym.
Ważne: zanim taka osoba zacznie działać w twoim imieniu, musi mieć pisemne pełnomocnictwo. Jeśli nie jest ono sporządzone po niemiecku, urząd skarbowy może zażądać tłumaczenia przysięgłego. Brzmi uciążliwie? Tak, ale niemiecka skarbówka nie uznaje półśrodków.
Co robi przedstawiciel podatkowy?
Przede wszystkim: działa na twoją rzecz. Składa deklaracje VAT, prowadzi korespondencję z urzędem, załatwia numer podatkowy i VAT dla twojej firmy (osobny od jego własnego). Ten numer musi być potem używany we wszystkich dokumentach i zgłoszeniach. W praktyce to oznacza, że przedstawiciel ogarnia wszystkie sprawy związane z podatkiem VAT w Niemczech – od formalności po bieżące obowiązki. Dla ciebie to duże ułatwienie, zwłaszcza jeśli nie znasz języka, procedur i nie masz ochoty się z tym użerać.
Kiedy przedstawiciel przestaje działać?
Relacja z przedstawicielem podatkowym nie jest wieczna. Może się zakończyć z dwóch powodów: jeśli sam odwołasz pełnomocnictwo albo jeśli niemiecki urząd stwierdzi, że nie chce z danym przedstawicielem współpracować. Ten drugi przypadek może się zdarzyć np. wtedy, gdy przedstawiciel nie wywiązuje się z obowiązków albo robi bałagan w dokumentach. W każdej sytuacji to przedstawiciel musi oficjalnie zgłosić zakończenie współpracy do urzędu skarbowego i dopilnować, żeby wszystkie zaległe deklaracje zostały złożone.
Doradca podatkowy to nie to samo
Osobną sprawą jest wyznaczenie doradcy podatkowego – czyli osoby, która będzie reprezentować twoją firmę przed niemieckim fiskusem lub sądem. To nie jest przedstawiciel podatkowy w rozumieniu przepisów o VAT – ta osoba działa w imieniu firmy, a nie jako pełnomocnik podatkowy.
W niektórych sytuacjach wyznaczenie doradcy albo odbiorcy korespondencji może być wręcz obowiązkowe. Warto o tym pamiętać, jeśli planujesz dłuższy pobyt na niemieckim rynku lub regularnie współpracujesz z niemieckimi kontrahentami.
A co z firmami spoza UE?
Tutaj zaczynają się schody. Jeżeli prowadzisz firmę spoza Unii Europejskiej, nie możesz tak po prostu importować towarów do Niemiec we własnym imieniu. W takiej sytuacji musisz skorzystać z tzw. pośredniego przedstawiciela celnego – chyba że załapiesz się na wyjątek. W praktyce oznacza to, że bez lokalnego partnera lub pośrednika nie da się załatwić odprawy celnej ani prowadzić działalności importowej zgodnie z przepisami.
Czy potrzebujesz przedstawiciela?
Jeśli chcesz wejść na rynek niemiecki z głową i nie planujesz pełnej rejestracji do VAT, przedstawiciel podatkowy może być bardzo pomocny. Zwłaszcza jeśli operujesz na granicy prawa do odliczeń, importujesz towar tylko przejazdem lub nie chcesz się babrać z papierologią. To nie jest obowiązek, ale czasem to najrozsądniejsze rozwiązanie.