W dniu 27 marca 2024 roku Bundesrat Niemiec zaaprobował Ustawę o Rozwoju Szans, która wprowadza obowiązek stosowania faktur elektronicznych w transakcjach między przedsiębiorstwami (B2B) na terenie kraju, z planowanym wdrożeniem od 2025 do 2028 roku.

Od 2025 roku faktury elektroniczne będą współistnieć z fakturami papierowymi jako główny format; inne formaty będą akceptowane jedynie za zgodą kupującego. Stopniowo wszystkie inne formaty faktur zostaną wycofane do 2028 roku, będzie akceptowany jedynie format elektroniczny.

W odróżnieniu od innych krajów UE, które niedawno ogłosiły plany dotyczące fakturowania elektronicznego (np. Francja, Polska czy Hiszpania), ta ustawa nie wprowadza żadnych dodatkowych wymogów dotyczących raportowania danych do organu podatkowego ani wyboru kanałów przesyłania faktur. Skupia się wyłącznie na formacie faktur, co sprawia, że faktury papierowe i proste pliki PDF stają się przestarzałe na rzecz faktur elektronicznych. W tekście wspomina się, że raportowanie elektroniczne może być wprowadzone w przyszłości.

Zasięg Ustawa o Rozwoju Szans dotyczy wyłącznie transakcji B2B na terenie kraju. Transakcje między przedsiębiorstwami a konsumentami (B2C) nie podlegają tej ustawie.

Dodatkowo, transakcje zwolnione obecnie z obowiązku wystawiania faktur pozostaną nienaruszone. Dotyczy to transakcji poniżej 250 euro (chyba że klient zażąda faktury), zwolnionych dostaw oraz transportu pasażerskiego. Przedsiębiorstwa zagraniczne zarejestrowane wyłącznie w niemieckim VAT również mogą zostać wyłączone z tego obowiązku.

Harmonogram

Nowa ustawa rozróżnia dwa rodzaje faktur: elektroniczne i „inne”. Definiuje fakturę elektroniczną jako fakturę wydaną, przesłaną i otrzymaną w strukturalnym formacie elektronicznym, który umożliwia elektroniczną obróbkę i spełnia europejski standard (EN 16931) oraz jego składnie.

Oto terminy określone przez Ustawę o Rozwoju Szans:

• Aktualnie: faktury papierowe są standardowym formatem. Sprzedawcy mogą wysłać inne formaty, takie jak PDF, EDI czy elektroniczne, jeśli kupujący się na nie zgodzi. 1 stycznia 2025 roku: zgodne z EN 16931 formaty faktur elektronicznych zostaną uznane za standardowe, zastępując faktury papierowe. Firmy mogą wysyłać faktury zgodne z EN 16931 bez zgody kupującego. Inne formaty są nadal dozwolone za zgodą klienta.
• 1 stycznia 2027 roku: firmy z obrotem powyżej 800 tys. euro muszą używać faktur elektronicznych zgodnych z EN 16931. Faktury papierowe lub PDF nie będą już dozwolone. Wyjątek dotyczący EDI pozostaje, ale tylko za zgodą klienta.
• 1 stycznia 2028 roku: firmy z obrotem poniżej 800 tys. euro również muszą używać faktur elektronicznych zgodnych z EN 16931 i nie będą mogły używać faktur papierowych ani PDF. Wyjątek dotyczący EDI zostaje wyeliminowany. Sprzedawcy mogą nadal używać EDI – jeśli klient się zgodzi – ale ich wdrożenie musi być zgodne z EN 16931 lub przynajmniej interoperacyjne z nim.

Formaty ZUGFeRD i X-Rechnung

ZUGFeRD i X-Rechnung to dwa formaty faktur elektronicznych już stosowane w Niemczech, szczególnie w transakcjach między przedsiębiorstwami a administracją (B2G), gdzie fakturowanie elektroniczne jest obowiązkowe w niektórych landach.

XRechnung to dokument XML zgodny z wymaganiami UE. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland) to hybrydowy format składający się z pliku PDF w formacie A3 z osadzonym XML, spełniający standardy europejskie. Oba są oparte na i interoperacyjne z UBL i CII.

Ministerstwo Finansów Federalnych potwierdziło, że oba formaty spełniają kryteria faktur elektronicznych. Moim zdaniem ZUGFeRD wydaje się być głównym kandydatem na de facto format faktury w Niemczech, ponieważ łączy czytelny dla człowieka plik PDF z maszynowym plikiem e-faktury.

Wyjątek dotyczący EDI (Electronic Data Interchange)

Ustawa definiuje fakturę elektroniczną jako tę, która zawiera plik UBL lub CII zgodny z EN 16931, ale istnieje wyjątek. Jeśli nadawca i odbiorca faktury zgodzą się na korzystanie z innego strukturalnego formatu, będzie on akceptowany jako faktura elektroniczna, pod warunkiem że umożliwia wydobycie wszystkich informacji wymaganych przez EN 16931 lub jest interoperacyjny. Ten wyjątek został wprowadzony głównie w celu uwzględnienia protokołu Electronic Data Interchange (EDI), którego niektóre sektory używają od lat. Przedsiębiorstwa motoryzacyjne, farmaceutyczne czy logistyczne korzystają z protokołu EDI do elektronicznej wymiany zamówień, faktur i innych komunikatów z klientami i dostawcami. Firmy definiują własną implementację EDI i mogą używać różnych składni faktur. EDIFACT to powszechnie używana składnia faktur EDI. Te sektory już wymieniają miliony faktur w strukturalnych formatach elektronicznych, więc wymuszenie na nich natychmiastowej zmiany na UBL lub CII wydaje się niesprawiedliwe. Dlatego ustawa pozwala firmom korzystać z dowolnych faktur EDI do 2028 roku, niezależnie od tego, czy są zgodne z EN 16931, pod warunkiem zgody kupującego i sprzedającego. Ten wyjątek zostanie wyeliminowany od 2028 roku, a faktury EDI muszą być zgodne z EN 16931 lub, jeśli kupujący się zgodzi, przynajmniej gwarantować, że zawierają wszystkie wymagane informacje i są interoperacyjne z nim.