2026: Nowa era e-fakturowania w Europie
Rok 2026 zapowiada się jako przełomowy moment dla cyfrowego fakturowania w
Europie. Choć nie istnieje jeden wspólny termin dla całej Unii, wiele państw
członkowskich wprowadzi w tym czasie obowiązek e-fakturowania w relacjach między przedsiębiorstwami (B2B). Wśród pionierów znajdą się Polska, Belgia i Francja, które w różny sposób zmodernizują swoje systemy rozliczeniowe.
Różne podejścia do tego samego celu.
Każde z państw realizuje ten proces we własnym tempie i zgodnie z lokalnymi
potrzebami.
- Polska integruje e-fakturowanie z raportowaniem podatkowym w czasie
rzeczywistym. - Belgia skupia się najpierw na cyfrowej wymianie faktur, odkładając etap
sprawozdawczości. - Francja postawiła na certyfikowane prywatne platformy do obsługi e-faktur i równolegle wprowadza nowy model raportowania.
Pozostałe kraje, takie jak Irlandia i Niemcy, przygotowują się do wdrożenia zmian w późniejszych latach – odpowiednio po 2027 i 2028 roku.
E-fakturowanie nie jest już tylko wymogiem administracyjnym – staje się fundamentem prowadzenia działalności gospodarczej. Po wejściu nowych regulacji dokumenty papierowe czy pliki PDF przestaną być uznawane za prawidłowe faktury. Ich stosowanie może skutkować karami, a kontrahenci nie będą mogli odliczyć podatku VAT. Jak ujęła to Brukselska Agencja ds. Przedsiębiorczości:
„W przyszłości jedyną dopuszczalną formą fakturowania będzie forma elektroniczna.”
Polska: Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Od lutego 2026 roku e-fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. Krajowy
System e-Faktur (KSeF) będzie centralną platformą, przez którą przejdzie każda faktura przed jej dostarczeniem do klienta. System nada dokumentowi unikalny numer referencyjny i automatycznie przekaże dane do urzędu skarbowego.
Proces wdrażania będzie przebiegał etapami:
- luty 2026 – obowiązek dla dużych firm (obrót powyżej 200 mln zł),
- kwiecień 2026 – objęcie małych i średnich przedsiębiorstw,
- styczeń 2027 – rozszerzenie na mikroprzedsiębiorców.
Do końca 2026 roku nie będą nakładane kary – to tzw. okres przejściowy, mający
ułatwić dostosowanie systemów i procedur.
Nowością będzie również możliwość korzystania z trybu „Offline24”, który pozwoli
wystawiać faktury w razie przerw w dostępie do internetu, pod warunkiem że
dokumenty zostaną przesłane do KSeF następnego dnia roboczego.
Belgia: Peppol i system zachęt podatkowych
Od 1 stycznia 2026 roku wszystkie belgijskie przedsiębiorstwa będą zobowiązane do wystawiania e-faktur zgodnych ze standardem Peppol BIS 3.0. Na tym etapie
obowiązek obejmuje wyłącznie fakturowanie, natomiast cyfrowe raportowanie zostanie wprowadzone dopiero w 2028 roku.
W celu ułatwienia transformacji rząd Belgii przygotował zachęty finansowe – m.in.
możliwość odliczenia 120% kosztów wdrożenia e-fakturowania (w tym
oprogramowania, szkoleń czy doradztwa) w latach 2024–2027.
Francja: Prywatne platformy i e-raportowanie
We Francji obowiązkowe e-fakturowanie i e-raportowanie dla transakcji krajowych B2B rozpocznie się 1 września 2026 roku. System opiera się na certyfikowanych prywatnych platformach (Plateformes Agréées – PA), które zastąpią wcześniejszy plan wykorzystania publicznego portalu PPF.
Od tego samego dnia wszystkie firmy zarejestrowane jako podatnicy VAT we Francji będą musiały odbierać faktury elektroniczne, a większe przedsiębiorstwa również je wystawiać. Mniejsze podmioty dołączą rok później.
E-raportowanie obejmie transakcje, których nie da się ująć w systemie e-faktur – m.in. sprzedaż B2C, handel transgraniczny w UE oraz dane o płatnościach w systemach kasowych.
Irlandia i Niemcy: perspektywa po 2027 roku
Irlandia zapowiedziała stopniowe wdrożenie systemu od listopada 2028 roku,
rozpoczynając od dużych firm. Pełna zgodność z unijnymi ramami „VAT in the Digital Age” (ViDA) ma nastąpić do 2030 roku.
Niemcy natomiast już od 2025 roku wymagają możliwości odbioru e-faktur. Od 2027 roku obowiązek ich wystawiania obejmie większe firmy, a od 2028 – wszystkie przedsiębiorstwa. Drobni przedsiębiorcy (z obrotami poniżej 25 tys. euro rocznie) będą zwolnieni z obowiązku wystawiania, ale nie z przyjmowania e-faktur.
Wyzwania i obawy przedsiębiorstw
Choć cyfryzacja podatków jest powszechnie uznawana za krok w dobrym kierunku, przedsiębiorcy wyrażają obawy dotyczące kosztów, złożoności wdrożenia i krótkiego czasu na przygotowanie.
Najwięcej niepokoju dotyczy małych firm, które często nie dysponują odpowiednim oprogramowaniem ani wiedzą techniczną. Belgijskie i irlandzkie badania pokazują, że większość MŚP wciąż nie rozumie w pełni wymagań nowych przepisów.
W Polsce pojawiają się pytania o wydajność systemu KSeF, który ma obsługiwać nawet 52 miliony faktur dziennie. Z kolei we Francji rezygnacja z darmowej platformy publicznej oznacza dodatkowe koszty dla przedsiębiorców korzystających z prywatnych dostawców usług.
Ku cyfrowej przyszłości
Mimo różnic w harmonogramach, wszystkie te działania prowadzą do wspólnego celu: do 2030 roku cała Unia Europejska ma działać w oparciu o e-fakturowanie i cyfrowe raportowanie VAT dla transakcji B2B.
Transformacja ta stanowi jeden z kluczowych kroków na drodze do pełnej cyfryzacji administracji podatkowej w Europie – bardziej przejrzystej, zautomatyzowanej i odpornej na błędy.