Faktury VAT w Niemczech to nie tylko rachunki – to dokumenty podatkowe z precyzyjnie określoną funkcją. Niemieckie prawo podatkowe traktuje je bardzo poważnie. To na ich podstawie ustala się wysokość VAT-u do zapłaty lub odliczenia. Żeby dokument był ważny, musi spełniać konkretne wymogi formalne i być odpowiednio przechowywany. Dla wielu polskich przedsiębiorców działających na terenie Niemiec, zrozumienie lokalnych zasad fakturowania to obowiązek, nie opcja.
Wystawianie faktur VAT – kiedy jest konieczne?
Faktura VAT w Niemczech musi być wystawiona w każdej transakcji B2B, czyli pomiędzy firmami. Dotyczy to też eksportu oraz dostaw wewnątrzunijnych, chyba że są one zwolnione z VAT. Termin? Standardowo masz 6 miesięcy od dnia dostawy lub wykonania usługi. Są jednak wyjątki. Jeśli chodzi o dostawy wewnątrzunijne albo usługi objęte mechanizmem odwrotnego obciążenia, termin skraca się do 15 dni od końca miesiąca następującego po miesiącu dostawy.
Transakcje B2C z reguły nie wymagają faktury, z wyjątkiem specyficznych sytuacji, jak np. usługi budowlane czy sprzedaż wysyłkowa w ramach UE.
Wymogi dotyczące zawartości faktury
Faktura VAT musi być zrozumiała i kompletna. Co to oznacza? Powinna zawierać wszystkie wymagane dane, które umożliwią określenie kwoty podatku i jego podstawy. W załączniku 11A do niemieckiej ustawy o VAT znajdziesz kompletną listę wymaganych elementów, ale w skrócie: dane dostawcy, nabywcy, opis towarów lub usług, stawka i kwota VAT, numer faktury, data wystawienia i data dostawy. Jeśli wystawiasz faktury uproszczone – czyli takie do 250 euro – wystarczy mniej danych: nazwa i adres dostawcy, data, opis dostawy, kwota brutto oraz stawka VAT. To wygodne przy drobnych transakcjach.
Faktury w walutach innych niż euro
Jeśli rozliczasz się w obcej walucie – np. złotówkach – to i tak musisz przeliczyć fakturę na euro. Do wyboru masz dwa sposoby: możesz zastosować średni miesięczny kurs ogłoszony przez niemieckie Ministerstwo Finansów albo kurs sprzedaży banku z dnia dostawy. Ten drugi musi być udokumentowany i akceptowalny dla urzędu skarbowego.
Przechowywanie dokumentacji – kto, jak i gdzie?
W Niemczech zasada jest prosta: dokumentacja VAT ma być przechowywana przez 10 lat. Dotyczy to oryginałów faktur zakupowych oraz kopii sprzedażowych. Osoby prywatne muszą trzymać faktury za usługi budowlane i związane z nieruchomościami przez minimum 2 lata. Ważne jest też miejsce przechowywania – niemieckie firmy muszą trzymać faktury na terenie Niemiec. Można je przechowywać elektronicznie, ale tylko zgodnie ze standardem GoBD – czyli niemieckimi wytycznymi dotyczącymi zgodności księgowości z wymogami fiskusa. Faktury papierowe muszą zostać na papierze, chyba że przepisy pozwalają na digitalizację.
Zagraniczni przedsiębiorcy mogą przechowywać faktury poza Niemcami, ale tylko w innych krajach UE i pod warunkiem wcześniejszego pisemnego zgłoszenia tego faktu do urzędu skarbowego.
E-fakturowanie – obowiązek od 2025
Od 1 stycznia 2025 r. Niemcy wprowadzają obowiązek e-fakturowania dla transakcji B2B między podmiotami zarejestrowanymi w Niemczech. Chodzi o faktury elektroniczne w formacie zgodnym ze standardem CEN EN 16931. Nie trzeba będzie mieć zgody odbiorcy na e-fakturę. Każda firma musi być gotowa, by odbierać i przetwarzać dokumenty w tym formacie. Faktury papierowe będą jeszcze akceptowane do końca 2026 roku. Dla firm z obrotem do 800 000 euro rocznie termin ten może zostać przedłużony do końca 2027 roku. Dotyczy to także faktur EDI. Ale odbiorcy faktur nie mają okresu przejściowego – od 2025 r. muszą być przygotowani na odbiór e-faktur bez wyjątków.
Faktury zbiorcze – jak to działa?
W Niemczech można wystawiać tzw. faktury zbiorcze – czyli obejmujące kilka dostaw w danym okresie, np. za cały miesiąc. Muszą one zawierać wszystkie wymagane informacje, a jeśli dokument źródłowy (np. zamówienie) zawiera część danych, musi być jasno powiązany z fakturą i łatwy do weryfikacji.
Jeśli na jednej fakturze znajdują się różne stawki VAT, trzeba je wykazać osobno – chyba że system automatycznie przelicza i wyświetla kwoty VAT, wtedy można podać je łącznie, pod warunkiem, że stawki są przypisane do każdej pozycji.
Samofakturowanie i noty kredytowe
W Niemczech dopuszczalne jest samofakturowanie (tzw. self-billing), jeśli obie strony wyrażą na to zgodę. Nie trzeba podpisywać umowy. Wystarczy, że faktura będzie zawierać słowo „Gutschrift”, „self-billing” albo ich odpowiednik w języku kraju kontrahenta. Noty kredytowe? To standard przy korektach faktur. Można też anulować fakturę i wystawić nową, jeśli pierwotna była błędna – oczywiście pod warunkiem, że zachowasz ciągłość i przejrzystość w dokumentacji.
Elektroniczne przesyłanie i kontrola
Elektroniczne fakturowanie wymaga zabezpieczeń. Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność to warunki konieczne. Jeśli faktura nie jest podpisana cyfrowo ani przesyłana przez EDI, firma musi mieć system kontroli wewnętrznej, który umożliwi śledzenie związku między dokumentem a transakcją.
Urzędy skarbowe mogą przeprowadzać kontrole dokumentacji VAT. Masz obowiązek ją udostępnić. Co więcej, dostawcy usług płatniczych muszą prowadzić rejestry transakcji transgranicznych i przesyłać dane elektronicznie do niemieckiego urzędu podatkowego. Od tej zasady są pewne wyjątki, ale ogólny kierunek jest jasny – pełna cyfryzacja i przejrzystość.
Co powinieneś zrobić teraz?
Jeśli prowadzisz firmę w Niemczech lub współpracujesz z niemieckimi kontrahentami, czas sprawdzić, czy Twoja dokumentacja VAT spełnia wszystkie wymagania. Sprawdź, gdzie trzymasz faktury, w jakiej formie, czy jesteś gotowy na e-fakturowanie i czy Twoje systemy księgowe ogarniają nowe zasady. Bo od 2025 r. nie będzie już miejsca na półśrodki.