Cyfryzacja fakturowania to już nie wybór – to obowiązek prawny
Firmy działające na terenie Unii Europejskiej muszą mierzyć się z coraz bardziej skomplikowanymi wymaganiami dotyczącymi przesyłania faktur elektronicznych (e-faktur). Choć wdrożenie tych regulacji może być trudne, niesie ze sobą szansę na zwiększenie efektywności, ograniczenie kosztów i lepsze dopasowanie do wymogów podatkowych.
Dlaczego e-fakturowanie stało się priorytetem?
Unijna inicjatywa „VAT w erze cyfrowej” (ViDA) ma na celu ujednolicenie i digitalizację sprawozdawczości VAT w całej UE. Jednym z kluczowych działań w ramach ViDA jest wprowadzenie obowiązku stosowania e-faktur w transakcjach transgranicznych B2B. Nowe przepisy obejmą wszystkie przedsiębiorstwa – niezależnie od ich wielkości czy lokalizacji (także te spoza UE).
Jakie zmiany wprowadza ViDA?
- E-faktura jako nowy standard – zastąpienie obecnych list sprzedaży wewnątrzunijnych raportowaniem niemal w czasie rzeczywistym.
- Krajowe platformy zgłoszeniowe – urzędy skarbowe muszą otrzymywać dane z e-faktur natychmiast.
- Wymagana kompatybilność systemów – firmy muszą zadbać, by ich systemy fakturowania były zgodne z platformami krajowymi.
- Zaostrzenie wymogów zgodności – pojawią się dokładniejsze kontrole poprawności faktur VAT.
Co to oznacza dla przedsiębiorstw?
Przedsiębiorcy powinni jak najszybciej dostosować swoje systemy do nowych realiów, aby uniknąć ryzyka podatkowego i kar. Raportowanie w czasie rzeczywistym wymaga bezpośredniej integracji z krajowymi platformami i automatycznej walidacji faktur. Zróżnicowane wymogi krajowe sprawiają, że elastyczne, skalowalne rozwiązania stają się niezbędne.
Kluczowe korzyści z e-fakturowania:
- Automatyzacja i usprawnienie procesów – szybsze przetwarzanie, mniej błędów
- Oszczędności – redukcja kosztów druku, papieru i wysyłki
- Ekologia – mniejsze zużycie zasobów i niższa emisja CO₂
- Zgodność z przepisami – zautomatyzowane procesy minimalizują ryzyko podatkowe
- Szybsze płatności – cyfrowy obieg faktur przyspiesza cykl należności
B2B, B2G i B2C – różne potrzeby, różne rozwiązania
B2B: Standaryzacja jako wyzwanie
We współpracy między firmami interoperacyjność między różnymi standardami fakturowania wciąż stanowi wyzwanie. Włochy już wdrożyły obowiązkowe e-fakturowanie B2B, inne kraje korzystają z PEPPOL lub formatów krajowych.
- Formatów jest wiele: UBL, UN/CEFACT, PEPPOL BIS, FatturaPA (Włochy), Factur-X (Francja)
- Każdy kraj ustala swoje wymagania dotyczące podpisów cyfrowych, archiwizacji i dokumentacji VAT
- Faktury muszą być przetwarzane automatycznie w systemach ERP/finansowych
Przykład: Niemiecka firma sprzedająca do Włoch musi przesyłać faktury przez włoski system SDI, nawet jeśli nie ma tam lokalnej siedziby.
B2G: Obowiązki wobec sektora publicznego
Dyrektywa UE 2014/55/UE wprowadziła obowiązek stosowania e-faktur w relacjach z administracją publiczną. Firmy realizujące kontrakty dla instytucji państwowych muszą stosować określone formaty i platformy.
- Wiele krajów korzysta z PEPPOL jako standardu dla zamówień publicznych
- Przykładowe platformy: FACe (Hiszpania), Chorus Pro (Francja), XRechnung (Niemcy)
- Faktury muszą przejść automatyczną walidację
Przykład: Niemiecka firma budowlana realizująca kontrakt dla francuskiego rządu musi korzystać z platformy Chorus Pro, nawet jeśli na co dzień stosuje inne formaty.
B2C: Prywatność i doświadczenie klienta
W sprzedaży do konsumentów liczy się komfort odbiorcy oraz zgodność z RODO.
- Faktury muszą być dostępne przez e-mail, portal klienta lub aplikacje mobilne
- Klienci oczekują przejrzystych i przyjaznych formatów
- Dane osobowe muszą być chronione zgodnie z RODO
Przykład: Sprzedawca internetowy działający w kilku krajach UE musi zadbać o to, by każda faktura była zgodna z lokalnymi przepisami.
Jak przygotować się do zmian? Sprawdzone kroki dla firm:
- Zidentyfikuj obowiązujące przepisy – każde państwo ma swoje wymagania dotyczące formatów i przesyłania e-faktur.
- Wybierz skalowalne rozwiązanie – integracja z systemami ERP i możliwość obsługi różnych formatów to podstawa.
- Zapewnij zgodność – automatyczna walidacja faktur minimalizuje błędy i ryzyko odrzucenia.
ViDA i przyszłość e-fakturowania
ViDA nie ogranicza się tylko do transakcji B2B między krajami UE – obejmie także wiele transakcji krajowych. Firmy muszą już teraz przygotować się na te zmiany.
Obowiązek e-fakturowania w UE to nie tylko wyzwanie regulacyjne, ale też szansa na modernizację procesów, redukcję kosztów i poprawę zgodności z VAT. Inwestując wcześniej w odpowiednie rozwiązanie, firmy zyskują przewagę konkurencyjną i pełną gotowość na przyszłość. Przygotuj się do tych zmian.