Belgijskie e-fakturowanie B2B – zmiany i nowe wymagania

Belgijski rząd koalicyjny zapowiedział, że od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorstwa dokonujące krajowych transakcji B2B będą zmuszone do wystawiania faktur elektronicznych. Dodatkowo, planowane jest, że do 2028 roku wdrożone zostanie raportowanie w czasie rzeczywistym, co ma na celu walkę z oszustwami VAT. Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące nadchodzących zmian i kolejnych kroków w implementacji nowego systemu.

Nowe obowiązki i cele wprowadzenia e-fakturowania
W ramach działań mających przeciwdziałać nadużyciom podatkowym, belgijskie przepisy przewidują, że faktury B2B – w tym te generowane przez systemy kasowe – będą przekazywane w czasie rzeczywistym do administracji podatkowej. Systemy kasowe, płatnicze i fakturowania zostaną zintegrowane z urzędem skarbowym, co pozwoli na natychmiastowe przesyłanie danych dotyczących VAT.

Kto i jak będzie objęty obowiązkiem?
Od 1 stycznia 2026 roku wszyscy podatnicy działający na terenie Belgii, z niewieloma wyjątkami, będą musieli wystawiać faktury elektroniczne za krajowe transakcje B2B podlegające opodatkowaniu. Warto podkreślić, że zmiany te nie obejmują transakcji skierowanych do konsumentów (B2C).

Nowe regulacje zakładają obowiązek wystawiania, przesyłania oraz odbierania faktur w formie elektronicznej. W związku z tym konieczne jest zmodyfikowanie definicji faktury elektronicznej w belgijskim prawie – od tej pory uznawane będą wyłącznie faktury strukturalne, czyli takie, które są wystawiane, przesyłane i odbierane w ustrukturyzowanym formacie, umożliwiającym automatyczne przetwarzanie danych. Wysłanie pliku PDF drogą e-mailową nie wystarczy, aby faktura była uznana za elektroniczną.

Szerokie wdrożenie bez etapowania
W przeciwieństwie do stopniowych rozwiązań stosowanych w innych państwach członkowskich, belgijski obowiązek e-fakturowania ma być wprowadzony jednolicie dla wszystkich firm, niezależnie od ich wielkości czy rodzaju działalności. Na obecnym etapie nie przewiduje się jeszcze obowiązkowego raportowania cyfrowego – głównym elementem jest sam proces e-fakturowania, zaś raportowanie w czasie rzeczywistym planowane jest dopiero na 2028 rok.

Formalne zatwierdzenie na szczeblu europejskim
Belgijski Parlament zatwierdził projekt wprowadzenia e-fakturowania B2B, jednak ostateczne wdrożenie zależy od uzyskania zgody przez Komisję Europejską. We wrześniu 2023 roku złożono wniosek o zezwolenie, które jest wymagane na mocy obecnych przepisów, gdyż państwa członkowskie muszą uzyskać derogację od określonych artykułów dyrektywy VAT UE. Po wdrożeniu propozycji ViDA te ograniczenia nie będą już miały zastosowania, co może wpłynąć na finalny kształt przepisów.

Zakres i format obowiązku
Obowiązek e-fakturowania obejmuje:

• Wystawcę faktury – musi być on podatnikiem zarejestrowanym w Belgii. Niektóre grupy, na przykład przedsiębiorstwa dokonujące transakcji zwolnionych, korzystające ze specjalnego ryczałtu lub znajdujące się w stanie upadłości, są z tego obowiązku wyłączone.
• Odbiorcę faktury – musi być podatnikiem posiadającym belgijski numer VAT lub będącym zobowiązanym do rejestracji VAT w Belgii. Klient nie ma możliwości odmowy przyjęcia faktury elektronicznej.
• Transakcję – musi ona być krajowa i podlegać belgijskiemu opodatkowaniu.
•  

Dodatkowo, od 1 marca 2024 roku obowiązkowe stanie się e-fakturowanie w relacjach B2G (business-to-government), natomiast transakcje B2C pozostają wyłączone z tych regulacji. Warto zaznaczyć, że choć obowiązek dotyczy głównie firm działających na terenie Belgii, wszyscy belgijscy podatnicy będą zobowiązani do akceptacji faktur elektronicznych.

Standardowym formatem przewidzianym dla faktur elektronicznych jest Peppol-BIS, jednak możliwe jest stosowanie alternatywnych rozwiązań zgodnych z europejskim standardem EN 16931, jeśli strony zawrą wzajemne porozumienie. Organizacja PEPPOL (Pan-European Public Procurement on-line) odgrywa tu kluczową rolę, zapewniając ramy interoperacyjności i umożliwiając wymianę e-faktur między różnymi krajami i dostawcami usług. PEPPOL wykorzystuje model „czterech narożników”, który integruje dostawcę, jego operatora e-fakturowania, operatora obsługującego odbiór oraz samego odbiorcę, co umożliwia płynną i bezpieczną wymianę dokumentów.

Nowe przepisy belgijskie w zakresie e-fakturowania B2B stanowią ważny krok w kierunku cyfryzacji i usprawnienia procesów podatkowych. Przedsiębiorstwa muszą dostosować swoje systemy do wymogów dotyczących wystawiania faktur w określonym, strukturalnym formacie, co zapewni automatyczne przetwarzanie danych i usprawni kontrolę administracyjną. Wdrożenie tych zmian przyczyni się do zwiększenia przejrzystości oraz skuteczniejszej walki z oszustwami VAT. Przedsiębiorstwa, które odpowiednio się przygotują, zyskają przewagę konkurencyjną w szybko zmieniającym się środowisku cyfrowym.

Zapraszamy do zapoznania się z oficjalnymi komunikatami rządowymi i dalszymi materiałami informacyjnymi na temat nadchodzących zmian w systemie e-fakturowania.