Niedawno Parlament Europejski wezwał Komisję do „opowiedzenia się za rozszerzeniem e-fakturowania i wezwał do wprowadzenia harmonizującego [sic] standardu e-fakturowania w UE”[1]. Pomysł ten wydaje się popierać wiele państw członkowskich UE, a także organizacje prywatne. Ale co dokładnie oznacza ta potrzeba harmonizacji? Czy nie istnieje już ogólnoeuropejska norma e-fakturowania EN 16931? W dalszej części postaramy się odpowiedzieć na te pytania. Ponadto zagłębimy się w harmonizację standardów raportowania, którą może zaoferować bo.tick.com.pl, system firmy Tick.

Krótka historia e-fakturowania w UE

Zanim przyjrzymy się konkretnym standardom, dobrze jest mieć jasną definicję samego e-fakturowania:

„Faktura elektroniczna oznacza fakturę, która została wystawiona, przesłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który umożliwia jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie”[2].

Obecna dyskusja na temat e-fakturowania nie jest nowa, właściwie toczy się już od kilku lat. W Europie kraje skandynawskie jako pierwsze szeroko przyjęły e-fakturowanie. Już w 2005 r. Dania wprowadziła obowiązek dla transakcji między sektorem publicznym i prywatnym (B2G).[3] Wkrótce po nich poszły Finlandia, Norwegia i Szwecja. W 2014 r. Komisja Europejska przyjęła dyrektywę 2014/55/UE[4] w celu promowania e-fakturowania w skoordynowany sposób wśród swoich państw członkowskich. Dyrektywa stanowi, że od 2019 r. administracje publiczne państw członkowskich UE muszą mieć możliwość otrzymywania i przetwarzania faktur elektronicznych[5]. Doprowadziło to do wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania B2G w całej UE[6].

Pomysł polegał na tym, że po B2G nastąpi B2B ze względu na efekt spływania. Stało się tak tylko częściowo, ponieważ w wielu państwach członkowskich liczba e-faktur w porównaniu z łączną liczbą faktur przez długi czas pozostawała w stagnacji. Wydaje się jednak, że ostatnio osiągnięto punkt zwrotny – coraz więcej państw członkowskich rozważa obowiązkowe fakturowanie elektroniczne dla transakcji B2B ze względu na nacisk na raportowanie w czasie rzeczywistym. To nadal wymaga odstępstwa od dyrektywy VAT. Włochy jako pierwsze uzyskały to odstępstwo, wprowadzając obowiązkowe e-fakturowanie B2B w 2019 r.[7] Ostatnio Francja, planując wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania B2B w 2024 r., również uzyskała to odstępstwo.[8] A ostatnio Polska została upoważniona do wdrożenia e-fakturowania w sposób obowiązkowy[9]. Chociaż zwiększy to e-fakturowanie, wadą jest to, że większość krajów stosuje różne standardy, co utrudnia firmom przestrzeganie ogólnych przyjętych norm. Dlatego coraz więcej podmiotów wzywa obecnie do harmonizacji e-fakturowania w UE.

Różne normy, ale (prawie) wszystkie oparte na EN 16931

ZUGFeRD, NLCIUS i Finvoice to tylko kilka różnych standardów e-fakturowania stosowanych w całej UE. Choć ich nazwy sprawiają wrażenie, że są zupełnie inne, wszystkie te normy oparte są na normie EN 16931 (semantyczny model danych). Zgodnie z dyrektywą 2014/55/UE wszystkie podmioty publiczne w UE muszą mieć możliwość otrzymywania faktur na podstawie tego standardu „Faktury Podstawowej” z możliwymi składniami UBL i CII.[10] Państwa członkowskie mają jednak swobodę w określeniu zastosowania, np. czyniąc niektóre pola opcjonalne obowiązkowymi. Tworzy to podstawową specyfikację wykorzystania faktury (CIUS), której przykładem jest NLCIUS.[11] Innymi słowy, NLCIUS jest implementacją EN 16931, określoną w kontekście holenderskim, podczas gdy SI-UBL 2.0 jest zasadniczo implementacją UBL NLCIUS. Ponadto niektóre sektory mają dodatkowe specyfikacje, wszystko w jednym kraju. Włochy mają inne podejście, z narodowym standardem XML, który nie jest oparty na normie UE: FatturaPA. W tym samym czasie opracowano CIUS-IT, który jest implementacją normy EN 16931 w kontekście włoskim. CIUS-IT jest również akceptowany przez scentralizowany system odprawy (SdI).[12]

Inne państwa członkowskie korzystają z Peppol BIS 3.0., który ponownie jest CIUS zgodny z normą EN 16931, ale można go jeszcze dokładniej określić w kontekście krajowym. Na przykład Szwecja i Dania mają różne zasady w Peppol BIS 3.0.[13] Tak więc chociaż OpenPeppol opracował otwarty standard, oparty na EN16931, nadal istnieją pewne różnice krajowe. Wreszcie, w nadchodzącym systemie e-fakturowania we Francji będą akceptowane co najmniej trzy standardy e-fakturowania, chociaż wszystkie oparte są na normie EN 16931: UBL, CII i Factur-X.

Podsumowując, krajobraz e-fakturowania w UE wydaje się być stosunkowo zharmonizowany dzięki normie EN 16931. Jednak ze względu na kontekst specyficzny dla danego kraju nadal istnieją konkretne wdrożenia (CIUS, np. Holandia) lub wdrożone zupełnie inne standardy (np. Włochy). To nadal utrudnia spełnienie wymagań firmom działającym w wielu krajach i/lub angażującym się w transakcje wewnątrzwspólnotowe.

Harmonizacja wymagań dotyczących sprawozdawczości cyfrowej (DRR)

Patrząc na te wszystkie specyfikacje krajowe, pojawia się pytanie: czy możliwa jest dalsza harmonizacja standardów e-fakturowania dla państw członkowskich UE? Wydaje się, że te krajowe specyfikacje są konieczne lub przynajmniej ważne dla rządów krajowych. Prowadzone wcześniej dyskusje polityczne o podobnym celu wokół harmonizacji deklaracji VAT nie dają zbyt wiele nadziei na rzeczywistą harmonizację. Okazało się, że niemożliwe było uzgodnienie treści jednej deklaracji VAT UE. Podczas gdy deklaracja VAT jest stosunkowo prostą (elektroniczną) formą, e-faktury mogą być bardzo złożone i, jak wykazaliśmy, często określane są w kontekście krajowym.

Chociaż ważne jest, aby kontynuować dialog dotyczący harmonizacji e-fakturowania i upewnić się, że wszystkie kraje przestrzegają normy EN 16931, bardziej owocne może być skupienie się najpierw na harmonizacji nowych standardów sprawozdawczości VAT. Jak wspomnieliśmy wcześniej , poza standardami e-fakturowania, w całej UE różnią się również tzw. wymogi dotyczące sprawozdawczości cyfrowej (DRR). Raport Komisji Europejskiej z 2019 r. stwierdza nawet, że problemy dotyczące zgodności transgranicznej nie wynikają tylko z e-fakturowania, ale „główną barierą w tej dziedzinie są dodatkowe wymogi dotyczące e-raportowania”[14]. Nadchodząca propozycja Komisji Europejskiej dotycząca DRR, która wydaje się przybierać formę wewnątrzwspólnotowego systemu raportowania w czasie rzeczywistym, zapewnia doskonałą dynamikę do dalszego usprawniania tych standardów. Chociaż pełna harmonizacja jest trudna do osiągnięcia w prawie każdym kontekście, wewnątrzwspólnotowy system sprawozdawczości w czasie rzeczywistym mógłby skierować w określonym kierunku państwa członkowskie, które nie wdrożyły krajowego systemu sprawozdawczości w czasie rzeczywistym. . Podobnie, nadal istnieje wiele państw członkowskich UE, które nie wdrożyły żadnego DRR, co nieco ułatwia osiągnięcie harmonizacji między tymi krajami.

Harmonizacja e-fakturowania to gorący temat w świecie VAT w UE. Jednak nie zawsze jest jasne, co dokładnie oznacza ta harmonizacja. W tym poście na blogu staraliśmy się pokazać, że krajobraz e-fakturowania w UE jest już w pewnym stopniu zharmonizowany za pomocą normy EN 16931, ale specyfikacje krajowe (CIUS) różnią się w całej UE. Ponadto niektóre kraje nadal stosują normy niezgodne z normą EN 16931. Dalsza harmonizacja tych norm będzie niezwykle trudna ze względu na preferencje krajowe. Dlatego bardziej realistyczna może być harmonizacja obowiązków sprawozdawczych w czasie rzeczywistym, które są równie ważną przeszkodą dla zgodności transgranicznej.