Z jakimi okresami przejściowymi i wyjątkami mamy do czynienia?

W Niemczech kończy się era papierowych faktur. Dla istniejących faktur EDI (elektronicznej wymiany danych) obowiązuje okres przejściowy trwający około trzech lat.

• Do 31 grudnia 2026 roku: Wciąż możliwa jest wymiana faktur papierowych i e-faktur w formatach niezgodnych, choć faktury papierowe nie mają już pierwszeństwa.
• Do 31 grudnia 2027 roku: Wymiana faktur papierowych i e-faktur w formatach niezgodnych jest dopuszczalna jedynie dla firm o obrocie poniżej 800 000 euro rocznie, a faktury papierowe stracą swoje pierwszeństwo.
• Do 31 grudnia 2027 roku: Okres przejściowy dla istniejących połączeń EDI. Te obowiązki dotyczące e-fakturowania mają zastosowanie do transakcji B2B oraz faktur, na których nadawca i odbiorca są zarejestrowani jako podatnicy VAT w Niemczech.
• Faktury transgraniczne są wyłączone z obowiązku. Istnieją również wyjątki dotyczące faktur o wartości poniżej 250 euro zgodnie z § 33 UStDV oraz dla biletów zgodnie z § 34 UStDV.

Faktury do konsumentów (B2C) nie podlegają obowiązkowi. Dodatkowo, faktury do klientów publicznych (B2G) nie są objęte tym zobowiązaniem, ponieważ istnieją odrębne przepisy dotyczące elektronicznego fakturowania dla B2G.

Jak należy zaimplementować obowiązek odbioru?

W kontekście obowiązku odbioru, firmy muszą do stycznia 2025 roku zapewnić, że są w stanie przyjmować faktury w formatach zgodnych ze standardem CEN oraz sprawdzić, czy przychodząca faktura spełnia te wymagania.

Obecnie akceptowane są formaty takie jak ZUGFeRD, Xrechnung oraz EDIFACT. Składnia jest obligatoryjna dla UN/EDIFACT INVOIC D16B. Warto jednak pamiętać, że istnieją różne wersje wymienionych formatów, z których nie wszystkie są zgodne ze standardem CEN. W przypadku wątpliwości zaleca się korzystanie z najnowszej wersji. Formaty EDIFACT, często stosowane w biznesie, nie są zgodne ze standardem CEN EN 16931.

Ponadto, firmy muszą ustalić, w jaki sposób będą przyjmować e-faktury. Rozróżnienie na podstawie wielkości i rodzaju nadawcy faktur wydaje się sensowne:

Klasyczny interfejs EDI pomiędzy systemem informatycznym nadawcy faktur a systemem informatycznym odbiorcy faktur jest powszechny, zwłaszcza w dużych firmach, nawet przed wprowadzeniem obowiązku e-fakturowania. Jest to szczególnie odpowiednie dla partnerów biznesowych, z którymi przeprowadzane jest dużo transakcji. Portale internetowe (WebEDI) oferują dostawcom MŚP możliwość wypełnienia formularza faktury za pomocą portalu internetowego, z którego automatycznie generowany jest zgodny z prawem format faktury i przesyłany do odbiorcy. E-mail jako klasyczna metoda transmisji nadaje się dla partnerów biznesowych, z którymi przeprowadzane jest niewiele transakcji w porównaniu z innymi. Po otrzymaniu e-faktury firmy muszą ją przekazać do swoich systemów informatycznych, aby zapewnić dalsze przetwarzanie. Konieczne jest więc zapewnienie, że systemy informatyczne obsługują wymagane formaty. W przypadku braku takiej funkcjonalności istnieją dwie możliwości:

• Zatrudnienie programisty wewnętrznego lub zewnętrznego, lub też bezpośrednio producenta, który umożliwia przetwarzanie wymaganych formatów w systemie informatycznym.
• Skorzystanie z usług dostawcy EDI/e-fakturowania w celu przekształcenia otrzymanej faktury w format, który może być przetwarzany przez system informatyczny firmy. Zarówno konwertery lokalne, jak i dostawcy oprogramowania usługowego są idealne do tego celu jako łącznik między kanałami odbioru a systemami informatycznymi firmy. Mniejsze firmy często obawiają się, że nie będą w stanie odczytać tych strukturalnych, czytelnych dla maszyn formatów samodzielnie. W rzeczywistości e-faktury mogą być odczytywane przez ludzi za pomocą odpowiedniego programu, co jest możliwe nawet przy użyciu popularnych przeglądarek internetowych i programów edycji w systemie Windows.

Na co należy zwrócić uwagę podczas wysyłania e-faktur?

Aby spełnić obowiązek wysyłania elektronicznych faktur, konieczne jest zapewnienie, że system informatyczny jest w stanie tworzyć faktury w wymaganych formatach. W tym celu można wymusić tworzenie pożądanych formatów bezpośrednio w używanym systemie informatycznym lub upewnić się, że faktury są przekształcane w niezbędne formaty za pomocą dostawcy usług.

Po dostosowaniu faktury do odpowiedniego formatu, musi ona zostać przekazana odbiorcy. W zależności od sytuacji, faktury mogą być również wysyłane za pośrednictwem interfejsu technicznego (klasyczny EDI), portalu internetowego (WebEDI)