Wprowadzenie do VAT w erze cyfrowej (ViDA), ogłoszone przez Komisję Europejską w grudniu 2022 r., wywołało prawdziwą rewolucję w środowisku biznesowym. Ten wniosek stanowi istotny przełom, który, gdyby został zatwierdzony, mógłby zrewolucjonizować strukturę e-fakturowania i e-sprawozdawczości w najbliższych latach. Propozycja ta jest zdecydowanie innowacyjna i prognozuje się, że będzie głównym katalizatorem zmian.

Niniejszy artykuł prezentuje krytyczną analizę kluczowych elementów wniosku, jego wpływu na przedsiębiorstwa oraz jego znaczenia dla infrastruktury e-fakturowania i e-sprawozdawczości. Dodatkowo, omówione zostaną potencjalne ograniczenia, a także zaproponowane będą szczere sugestie dotyczące ewentualnych ulepszeń.

Dlaczego ViDA jest istotna i jakie będzie miała konsekwencje?

Rozwój e-fakturowania w Europie nabiera tempa, a nie bez powodu. Oferuje liczne korzyści, począwszy od redukcji błędów, poprzez ograniczenie pracochłonności ręcznej, aż po uproszczenie procesów rozliczeń z dostawcami (AP). W dobie rosnącej świadomości ekologicznej, e-fakturowanie może także przyczynić się do zmniejszenia wpływu na środowisko oraz obniżenia kosztów związanych z przestrzeganiem przepisów.

Propozycja ViDA idzie o krok dalej, ustanawiając e-fakturowanie jako standard, a nie wyjątek, we wszystkich państwach członkowskich UE od 1 stycznia 2028 roku. W szerszym kontekście, choć już teraz Włochy wprowadziły obowiązkowe fakturowanie elektroniczne, inne kraje UE pracują nad własnymi mandatami. Zgodnie z propozycją, e-fakturowanie stanie się obowiązkowe w transakcjach wewnątrzwspólnotowych między wszystkimi 27 państwami członkowskimi UE, co stanowi istotny krok w kierunku powszechności e-fakturowania.

Propozycja ViDA nie tylko pobudza rozwój e-fakturowania, ale także przynosi dodatkowe korzyści społeczne, takie jak zwiększona automatyzacja, nowe możliwości zatrudnienia i rozszerzone korzyści gospodarcze. Automatyzacja staje się integralną częścią finansowania łańcucha dostaw, poprzez ustanawianie usprawnionych praktyk i procedur podatkowych w operacjach biznesowych. Związek fakturowania elektronicznego z szeroką infrastrukturą gospodarczą jest oczywisty, co podkreśla znaczenie e-fakturowania w szerszym kontekście handlowym i fiskalnym.

Oprócz obowiązków związanych z e-fakturowaniem, propozycja wprowadza zharmonizowane wymogi dotyczące cyfrowej sprawozdawczości (DRR) od 1 stycznia 2028 roku we wszystkich państwach członkowskich UE. Oznacza to, że przedsiębiorstwa będą musiały zgłaszać wszystkie transakcje wewnątrzwspólnotowe do centralnej bazy danych VIES. DRR skutecznie zastępują konieczność tworzenia podsumowań. Te rozległe środki wymagają rozważenia głównych celów propozycji.

Jednym z kluczowych celów jest eliminacja luki w podatku VAT, która osiągnęła astronomiczną kwotę 93 mld euro w 2020 roku. DRR stanowią intrygujący element propozycji, wprowadzając zharmonizowane obowiązki sprawozdawcze we wszystkich państwach członkowskich UE. W praktyce wiadomo, że duża część transakcji wewnątrzwspólnotowych nie będzie podlegać opodatkowaniu VAT – dzięki mechanizmom odwrotnego obciążenia i zerowej stawce VAT – i tylko czas pokaże, czy zmniejszenie luki w VAT stanie się rzeczywistością. Z drugiej strony, włoski obowiązek e-fakturowania odniósł pewien sukces w zmniejszeniu deficytu podatku VAT w tym kraju.

ViDA i „wycofanie” procesu derogacji

Obecnie państwa członkowskie UE domagają się uwolnienia od przepisów dyrektywy UE, traktującej faktury papierowe i elektroniczne na równi z obowiązkowym fakturowaniem elektronicznym. ViDA likwiduje konieczność składania wniosków o zwolnienie, zaczynając od 1 stycznia 2024 r.

Proces derogacji jest złożony, trwały i pełen trudności. Mimo że ograniczenia tego procesu są jasne, istotne jest, aby ramy regulacyjne dostarczały firmom wystarczająco dużo czasu na zrozumienie presji związanej z nowym wymogiem. ViDA niesie ze sobą poważne ryzyko dla firm, narzucając nierealistyczne, kosztowne i uciążliwe obowiązki i terminy. Nawet gdyby optymalny scenariusz zakładał, że każde państwo członkowskie UE wprowadziłoby mandaty w sensownych ramach czasowych, nie ma pewności, czy można by to egzekwować.

Wydaje się, że preferowane rozwiązanie naturalnie rozciągałoby się na okres co najmniej 12 miesięcy, umożliwiając firmom właściwe przygotowanie do nadchodzących zmian.

Zmienną definicja e-faktury – i dlaczego to ma znaczenie

ViDA wyróżnia e-fakturę cyfrową (np. PDF) od e-faktury elektronicznej (zawierającej uporządkowane informacje). Zgodnie z propozycją, pierwsza z nich stanie się zbędna, gdyż pliki PDF nie wejdą już w zakres definicji e-faktury elektronicznej.

To ciekawe zjawisko. Komisja musi teraz dokładnie wyjaśnić, co za tym idzie – Tungsten Network, podobnie jak wielu dostawców usług e-fakturowania, nie traktuje pliku PDF jako pełnoprawnego dokumentu elektronicznego. Ponadto, gdy rządy nakładają obowiązki w dziedzinie e-fakturowania, plik PDF rzadko jest równoważny z e-fakturą. Tungsten dodatkowo atestuje plik PDF poprzez cyfrowy podpis, aby udowodnić autentyczność i integralność. Wprowadzenie propozycji ViDA oznacza koniec tej praktyki, jednocześnie wymagając nadal stosowania cyfrowych podpisów do faktur uporządkowanych, choć oba te formaty służą temu samemu celowi. To rodzi szereg wyzwań.

Po pierwsze, z punktu widzenia ideologicznego, PDF często pełni rolę aktu prawnego i jest istotnym efektem ubocznym procesu e-fakturowania. Przejście na fakturę uporządkowaną bez wątpienia spotka się z oporem w społeczności biznesowej.

Po drugie, z perspektywy praktycznej, zmiana na fakturę uporządkowaną pociąga za sobą konieczność znaczących przekształceń w procesach AP i AR, co obejmuje dodatkowe zasoby i struktury przetwarzania. To paradoksalnie podważa kluczowe korzyści płynące z e-fakturowania, przy czym zatwierdzanie procesów wymaga dokumentów zrozumiałych dla człowieka.

Co ważne, przechodzenie z faktur cyfrowych na faktury uporządkowane może nieproporcjonalnie wpłynąć na MŚP. Zmiany dotkną przedsiębiorstwa w różny sposób, ze względu na ich zróżnicowane zdolności przetwarzania i zależność od handlu międzynarodowego. Wnioski te rodzą pewne wątpliwości etyczne. Oczekuje się, że wpływ propozycji będzie sprawiedliwie rozłożony na szerszą społeczność przedsiębiorców. Propozycja nie nakłada zasadniczych ograniczeń co do uznawania pliku PDF za akt prawny.

Jednak nakaz e-fakturowania generuje problem – faktura uporządkowana musi funkcjonować jako akt prawny. Również tutaj MŚP poniosą konsekwencje. Czy to wywoła postulaty stopniowego wdrażania, będzie ciekawym zjawiskiem po konsultacjach społecznych.

ViDA a degradacja modelu rozliczeń

Proces harmonizacji przybiera różnorodne formy, głównie poprzez kategorie modeli e-fakturowania, które są wprowadzane przez poszczególne państwa. Charakteryzujące modele rozliczeń wymagają „zielonego światła” od organów podatkowych przed dokonaniem wymiany z nabywcą, co z reguły obejmuje wieloetapową weryfikację. ViDA promuje wycofanie się z użycia modeli rozliczeń, co ostatecznie prowadzi do nieograniczonego przepływu danych. Poprzez ograniczanie zdolności państw do stosowania modeli rozliczeń, inicjatywa ta naturalnie zawęża zakres modeli fakturowania elektronicznego, co z kolei skutkuje zwiększoną harmonizacją. W praktyce, chociaż zniesienie modeli rozliczeń może nadal powodować pewne rozbieżności w e-fakturowaniu, można temu zaradzić jedynie poprzez wprowadzenie jednolitego modelu e-fakturowania, co nie zostało jednoznacznie poparte w przedstawionej propozycji. Dodatkowo, propozycja ta stawia kilka fundamentalnych pytań, takich jak definicja „zezwolenia”, a co za tym idzie, organy Komisji mają obowiązek jednoznacznego określenia znaczenia odprawy celnej jako konkretnej koncepcji.

Wniesienie propozycji rodzi również istotne pytania dotyczące rzeczywistych intencji stojących za odprawą. Praktycznie patrząc, minimalny zestaw kontroli danych nie tylko jest logiczny, ale również konieczny. Te kontrole odgrywają kluczową rolę w ograniczaniu liczby faktur niezgodnych z przepisami, stanowiąc istotny element procesu e-fakturowania. Dlatego też ich pominięcie może sprawić, że przedsiębiorstwa uznałyby to za nielogiczne i przeciwdziałające zamierzonym efektom w zakresie płynnej wymiany danych, którą wspiera przedstawiona propozycja.

Prawie pewne jest, że przedsiębiorstwa na całym kontynencie utożsamiają odprawę celną z e-fakturowaniem. Rozliczenie, niezależnie od definicji, stanie się elementem wielu modeli e-fakturowania, takich jak te w Francji, Polsce i we Włoszech. W praktyce rozliczenie różni się od kontroli VAT, gdzie walidacje ostatecznie potwierdzają podstawowe elementy faktury. Oczywiście, rodzi to pytania dotyczące ustalania granic. Określenie tych granic nie będzie łatwym zadaniem dla Komisji.

To z kolei składa się na kolejne pytania – jeżeli modele rozliczeń zostaną skutecznie zniesione, to jaka stanowi rozsądną alternatywę lub kompromis? Praktyczne wdrożenie ViDA może być osiągnięte poprzez zastosowanie modelu pięciokątnego. E-fakturowanie za pomocą zdecentralizowanego modelu kontroli transakcji może stanowić proces e-fakturowania, w którym wymiana danych między przedsiębiorstwami jest nieograniczona, uregulowana i godna zaufania. Zazwyczaj obejmuje to strategię, w której nadawca i odbiorca są zarejestrowani na różnych platformach dostawców usług, gdzie piątym elementem jest platforma rządowa.

Ten model posiada liczne korzyści: kompleksową automatyzację, większą elastyczność i poprawę jakości danych, a także możliwość połączenia z punktem dostępowym dla każdego podatnika. Ostatecznie, wszystkie rynki, niezależnie od ograniczeń technologicznych i wielkości przetwarzania, mogą czerpać korzyści z tego systemu e-fakturowania, co wprowadza większe poczucie równości w procesie wdrażania.

ViDA dla nabywców: krok naprzód czy cofnięcie?

Podczas gdy propozycja stawia wyzwanie przed krajami stosującymi modele rozliczeń, jednocześnie generuje unikalne trudności dla osób dokonujących zakupów.

Państwa członkowskie mogą zakładać udostępnianie danych z faktur elektronicznych w dowolnym formacie, co jednak staje się problemem, gdy uwzględnia się także stosowanie normy europejskiej. Elastyczność wiąże się z wariancją, co może być problematyczne. Szczególnie niepokojące jest to, że od 1 stycznia 2024 r. ViDA eliminuje konieczność akceptacji e-faktur przez nabywców. Choć może to być bodźcem dla ekspansji e-fakturowania, co z pewnością jest korzystne, to jednocześnie pozostawia nabywców otwartymi na otrzymywanie faktur w nieznanych formatach, zmuszając ich do akceptacji. Co istotne, wniosek milczy na temat konkretnych formatów faktur, co dodatkowo komplikuje sytuację. Rozwój e-fakturowania jest kluczowy dla automatyzacji i „cyfryzacji” praktyk podatkowych, jednakże utrzymanie tego wzrostu w sposób umożliwiający nabywcom skuteczne przetwarzanie e-faktur staje się priorytetem.

Dodatkowo, począwszy od 1 stycznia 2028 r., przedsiębiorcy muszą spełnić obowiązek raportowania w czasie rzeczywistym dla wszystkich transakcji B2B wewnątrzwspólnotowych w ciągu dwóch dni roboczych od daty wystawienia faktury. W obecnej sytuacji, gdzie dopuszczalny jest okres do 45 dni, harmonogram ten wydaje się nierealny, niepraktyczny i spotyka się z masowym oporem rynku. Dlatego znalezienie kompromisu byłoby bardziej rozsądnym rozwiązaniem.

Nabywcy napotykają kolejne trudności. Zniesienie faktur zbiorczych, które konsolidują dane z faktur przez kilka tygodni lub miesięcy, wynika z nacisku na raportowanie indywidualnych transakcji zamiast danych zagregowanych. Chociaż celowało to w ograniczenie oszustw związanych z VAT, skutki obejmują masowe przetwarzanie, które może znacząco zakłócić działalność gospodarczą, oraz dodatkowe koszty ekonomiczne. Konsekwencje mogą sięgać nawet poza przedsiębiorstwa, wpływając na organy podatkowe, zwiększając obciążenie związanego z VAT wprowadzaniem dodatkowych danych do deklaracji, a także potencjalnie zwiększając częstotliwość kontroli. Pomimo oczywistej motywacji tego środka, trudno zrozumieć, dlaczego Komisja nie podjęła by się tej kwestii lub przynajmniej nie rozważyła alternatyw.

Vidai jakość danych w centrum zainteresowania – sojusznik czy przeciwnik?

Podczas gdy ponowne kategoryzowanie plików PDF stanowi wyzwanie dla firm, wzmożona kontrola jakości danych staje się kolejnym polem sporów. Nowe regulacje nakładają bardziej rygorystyczne standardy na jakość danych w fakturach od 1 stycznia 2028 roku, z sugerowanym dodaniem nowych pól, takich jak informacje o płatnościach i banku. To nieprzypadkowe działanie; te obszary są nierozerwalnie związane z przestępstwami związanymi z podatkiem VAT, które regulacje mają na celu powstrzymać. Jednak dla firm stanowi to dodatkowe obciążenie, zmuszając je do spełnienia wymagań dotyczących dodatkowych danych, które mogą być trudno dostępne, wpływając tym samym na różne etapy procesu e-fakturowania w krótkim czasie.

Faktura zazwyczaj nie zawiera informacji o płatnościach, co może utrudniać pozyskiwanie tych danych. Istnieją nawet aspekty związane z bezpieczeństwem, które mogą zniechęcać do umieszczania informacji o płatnościach na fakturze. Ponadto, trzeba pamiętać, że te zmiany wpłyną na wszystkie państwa członkowskie UE, z których wiele od lat korzysta z tradycyjnych treści faktur i ma ograniczoną, jeśli w ogóle, ekspozycję na e-fakturowanie oraz obowiązki związane z e-sprawozdawczością.

Ostateczne rozważania

Ten wniosek zasługuje na wyraźne pochwały, ponieważ eliminuje ryzyko, że proces fakturowania elektronicznego pozostanie ukryty w całej Unii Europejskiej i będzie narażony na dalsze rozdrobnienie.