Opinia UE na temat hiszpańskich planów dotyczących e-fakturowania B2B

Projekt ustawy o obowiązkowym e-fakturowaniu B2B, planowany na lipiec 2025 r., prawdopodobnie zostanie przyjęty do maja lub czerwca

6 maja Komisja Europejska poparła hiszpańskie przepisy (Real Decreto de desarrollo de la Ley 18/2022) Crea y Crece, które wprowadzają obowiązek e-fakturowania B2B. Opinia KE była odpowiedzią na wniosek Hiszpanii o odstępstwo od dyrektywy UE, aby nadać priorytet prawny e-fakturom nad fakturami papierowymi. Raport wskazywał, że nie ma naruszenia prawa UE.

Komisja Europejska skupiła swoje uwagi na proponowanym sformułowaniu dla podpisu cyfrowego oraz na dodaniu „pieczęci” obejmujących faktury wystawiane przez podmioty prawne.

Hiszpania nadal nie uzyskała niezbędnej zgody Komisji Europejskiej na wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania. Jednak propozycje UE dotyczące Wymagań Cyfrowego Raportowania ViDA obejmują szybkie zniesienie tego wymogu, pod warunkiem zatwierdzenia przez ministrów finansów UE.

Bliskie zatwierdzenie planów e-fakturowania B2B

Oczekuje się, że rząd Hiszpanii zatwierdzi w maju 2024 roku przepisy wprowadzające obowiązkowe e-fakturowanie w transakcjach B2B. Ponieważ projekt ustawy wymaga co najmniej 12-miesięcznego okresu powiadomienia o wdrożeniu wymogu raportowania, najwcześniejszy możliwy termin to 1 lipca 2025 roku, choć może to być później, biorąc pod uwagę brak szczegółowych specyfikacji technicznych i czas potrzebny na wdrożenie dla organów podatkowych, firm oraz dostawców systemów księgowych/ERP.

Ponadto, zespoły techniczne ostrzegają, że uruchomienie przed połową 2025 roku może być trudne.

Hiszpania zastosuje podejście dwuetapowe (patrz poniżej), zaczynając od dużych podatników (obrót powyżej 8 milionów euro) w lipcu 2025 roku lub później. Następnie wszyscy inni podatnicy zostaną objęci obowiązkiem 12 miesięcy później – w 2026 roku.

Oddzielnie, obowiązki związane z certyfikowanymi e-fakturami w Hiszpanii wejdą w życie 1 lipca 2025 roku.

Plany UE dotyczące Wymagań Cyfrowego Raportowania ViDA dla raportowania wewnątrz wspólnotowego i e-fakturowania na 2028 rok zostały przesunięte co najmniej do 2030 roku. Hiszpania prawdopodobnie będzie chciała uwzględnić ostateczne wymagania techniczne i daty uruchomienia w swoich planach.

Czerwiec 2023: Hiszpania publikuje projekt reżimu e-fakturowania: zdecentralizowany CTC z portalem publicznym lub zgłoszeniami od certyfikowanych agentów zewnętrznych

Hiszpańska Państwowa Agencja Podatkowa (Agencia Estatal de Administracion Tributaria) zaktualizowała projekt dekretu królewskiego dotyczącego proponowanego reżimu e-fakturowania VAT, który będzie obowiązywać w transakcjach B2B – dla firm i przedsiębiorców prowadzących działalność na własny rachunek. Projekt zawiera bardzo ograniczone specyfikacje dotyczące formatu e-faktur.

Hiszpania wybrała zdecentralizowany model Kontroli Transakcji Ciągłych z następującymi opcjami plików: UBL; Facturae; CII; lub EDIFACT. Model ten będzie wspierany zarówno przez publiczne rozwiązanie do e-fakturowania, będące repozytorium faktur, jak i przez prywatne platformy wymiany e-faktur obsługiwane przez zatwierdzonych agentów.

Przepisy wejdą w życie dopiero 12 miesięcy po opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Państwa. Oznacza to, że wcześniejszy plan uruchomienia w lipcu 2024 roku jest mało prawdopodobny, zwłaszcza że brak szczegółowych specyfikacji technicznych. Sytuację dodatkowo komplikuje konieczność uzyskania przez Hiszpanię zgody Komisji Europejskiej na wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania, choć to powinno być tylko formalnością.

Plan składa się z dwóch etapów:

• 12 miesięcy po opublikowaniu ostatecznych przepisów: dla dużych podatników (obrót powyżej 8 milionów euro); oraz
• 24 miesiące po opublikowaniu ostatecznych przepisów: dla wszystkich pozostałych podatników.

Nowa publikacja zawiera wymagania techniczne i informacyjne, które muszą być uwzględnione w e-fakturze, aby zweryfikować datę płatności i uzyskać średnie okresy płatności, minimalne wymagania interoperacyjności między dostawcami rozwiązań technologicznych dla e-faktur oraz wymagania dotyczące bezpieczeństwa, kontroli i standaryzacji urządzeń oraz zatwierdzonych systemów IT lub ERP generujących e-faktury.

E-faktury mogą być przesyłane za pośrednictwem:

• Platformy wymiany Hiszpańskiej Administracji Podatkowej z użyciem składni Facturae z podstawową autoryzacją i identyfikacją. Proces fakturowania zostaje zakończony dopiero w momencie, gdy klient uzyska dostęp do faktury.
• Darmowej aplikacji dla mniejszych podatników do tworzenia i przesyłania e-faktur.
• Certyfikowanych agentów ds. e-fakturowania obsługiwanych prywatnie.
• Mieszanki powyższych.

Hiszpania już wskazała, że będzie wymagać wprowadzenia kodów QR, aby pomóc w cyfrowym śledzeniu faktur. Dekret królewski planuje wymóg prawny dla deweloperów oprogramowania i sprzedawców detalicznych, aby zapewnić, że ich systemy księgowe i podobne są w stanie spełnić nowe wymagania dotyczące e-fakturowania i są w stanie przekazywać określone dane organom podatkowym.

Hiszpański system będzie oparty na dyrektywie UE dotyczącej e-faktur, zgodnie z semantyką e-faktury EN 16931. Jest to zgodne z propozycjami UE dotyczącymi VAT w erze cyfrowej. Organy podatkowe zastrzegają sobie prawo do dodania dalszych wymagań dotyczących danych, w tym szczegółów płatności. Strony zaangażowane w transakcje e-faktur mogą również uzgodnić dodanie własnych dodatkowych wymagań informacyjnych.

Formaty e-faktur E-faktury mogą być dostarczane w jednym z następujących formatów:

• CII – wiadomość XML CEFACT/ONU faktury obowiązującej w całej branży, określonej w schematach XML 16B (SCRDM- CII).
• UBL – wiadomości faktury i noty kredytowej zgodnie z normą ISO/IEC 19845:2015.
• EDIFACT – wiadomość faktury zgodnie z normą ISO 9735.
• Wiadomość Facturae w wersji do fakturowania między przedsiębiorcami i profesjonalistami obowiązującej w danym czasie.

Rola prywatnych agentów ds. e-fakturowania Aby zapewnić operacyjność między wszystkimi powyższymi formatami, prywatni operatorzy muszą mieć możliwość przekształcania wiadomości faktury między wszystkimi obsługiwanymi formatami, gwarantując zachowanie autentyczności jej pochodzenia i integralności treści faktury. Agenci muszą być gotowi do połączenia się z platformami raportowania na żądanie. Rząd zatwierdzi agentów na podstawie kryteriów interoperacyjności, bezpieczeństwa cyfrowego i planowania ciągłości działania.

Transakcje zwolnione Regulacje zwalniają z obowiązku kilka rodzajów transakcji:

1. Uproszczone faktury
2. Gdzie nie ma ustawowego wymogu wystawienia faktury
3. Transakcje z udziałem osób niebędących rezydentami, zarówno jako klienci, jak i dostawcy

Przetwarzanie e-faktur: Odbiorcy e-faktur są zobowiązani informować wystawcę o statusie każdej faktury, w tym o:

• Komercyjnym przyjęciu lub odrzuceniu
• Statusie i dacie płatności
• Częściowych płatnościach
• Przekazaniu faktury do osób trzecich

Wszystkie powyższe informacje muszą być przekazane odbiorcy w ciągu 4 dni roboczych od otrzymania e-faktury.