Rechnungen mit Umsatzsteuer in Deutschland sind nicht nur Belege – sie sind steuerliche Dokumente mit einer genau definierten Funktion. Das deutsche Steuerrecht behandelt sie sehr ernst. Sie sind die Grundlage für die Festsetzung der zu zahlenden oder abzugsfähigen Umsatzsteuer. Damit ein Dokument gültig ist, muss es bestimmte formale Anforderungen erfüllen und ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Für viele polnische Unternehmer in Deutschland ist das Verständnis der lokalen Rechnungsregeln Pflicht, nicht Kür.

Ausstellung von Rechnungen – wann ist sie erforderlich?

Eine Umsatzsteuerrechnung ist bei jeder B2B-Transaktion erforderlich, auch bei Exporten und innergemeinschaftlichen Lieferungen (sofern nicht steuerbefreit). Frist? Normalerweise 6 Monate nach Leistung. Ausnahme: innergemeinschaftliche Lieferungen oder Reverse-Charge-Leistungen – hier 15 Tage nach Monatsende.

B2C-Transaktionen benötigen in der Regel keine Rechnung, außer in Sonderfällen (z. B. Bauleistungen, innergemeinschaftlicher Versandhandel).

Pflichtangaben auf Rechnungen

Rechnungen müssen verständlich und vollständig sein: Lieferant, Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Steuersatz, Steuerbetrag, Rechnungsnummer, Ausstellungs- und Leistungsdatum. Vereinfachte Rechnungen (bis 250 €) benötigen nur wenige Angaben.

Fremdwährungen

Bei Rechnungen in Fremdwährung muss zusätzlich in Euro umgerechnet werden – entweder mit dem Monatsdurchschnittskurs des Bundesfinanzministeriums oder mit dem Bankverkaufskurs am Liefertag.

Aufbewahrung

Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Deutsche Firmen ausschließlich in Deutschland (Papier oder GoBD-konform digital). Privatpersonen: Bau- und Immobilienrechnungen mindestens 2 Jahre. Ausländische Unternehmen: Aufbewahrung innerhalb der EU erlaubt, aber nur nach schriftlicher Meldung an das Finanzamt.

E-Rechnungen – Pflicht ab 2025

Ab 1. Januar 2025 Pflicht für alle B2B-Rechnungen zwischen in Deutschland registrierten Unternehmen. Format: CEN EN 16931. Papier bis 2026 zulässig (2027 bei kleinen Unternehmen < 800.000 € Umsatz).

Sammelrechnungen

Erlaubt, müssen aber alle erforderlichen Angaben enthalten. Unterschiedliche Steuersätze sind separat auszuweisen.

Gutschriften und Selbstfakturierung

Selbstfakturierung ist erlaubt, wenn beide Parteien zustimmen. Hinweis Gutschrift erforderlich. Gutschriften sind Standard bei Korrekturen.

Elektronische Kontrolle

Authentizität, Integrität und Lesbarkeit sind Pflicht. Ohne EDI/Signatur braucht man ein internes Kontrollsystem. Steuerprüfungen sind möglich, Zahlungsdienstleister müssen Daten grenzüberschreitender Transaktionen melden.

Was ist jetzt zu tun?

Unternehmen in Deutschland sollten prüfen: Aufbewahrung, Systeme, E-Rechnungsfähigkeit. Ab 2025 gibt es keine halben Lösungen mehr.