Wenn Sie ein Unternehmen außerhalb Deutschlands führen und auf dem deutschen Markt tätig sind, fragen Sie sich vielleicht, ob Sie einen Steuervertreter benötigen. Die Antwort lautet: Sie müssen nicht, aber Sie können. Das deutsche Recht schreibt keine verpflichtende Ernennung einer solchen Person vor. Ausgenommen sind Fälle, in denen ein Unternehmen keine Vorsteuer zurückerstatten möchte und nur steuerbefreite Lieferungen durchführt. In diesem Fall kann ein Steuervertreter den Alltag und den Kontakt mit den deutschen Finanzbehörden erleichtern.
Wann lohnt sich ein Steuervertreter?
Ein Steuervertreter in Deutschland ist besonders nützlich bei ungewöhnlichen oder einmaligen Geschäftsvorfällen auf dem deutschen Markt. Beispiel: Sie importieren Waren nach Deutschland, nur um sie sofort in ein anderes EU-Land weiterzuleiten, oder Sie führen grenzüberschreitenden Güterverkehr durch, ohne Vorsteuerabzugsberechtigungen zu nutzen. In solchen Fällen ist es besser, die Formalitäten an jemanden zu übergeben, der die deutschen Steuerregelungen genau kennt.
Wer kann Steuervertreter sein?
Das deutsche Recht definiert klar, wer diese Funktion ausüben kann. Die Person oder das Unternehmen muss in Deutschland registriert sein und darf kein sogenannter Kleinunternehmer nach §19 UStG sein. Dies gewährleistet, dass der Vertreter für das Finanzamt vertrauenswürdig ist und die gesamte Bürokratie bewältigen kann.
In der Praxis sind Steuervertreter meist:
Steuerberater und Buchhalter
Speditionsunternehmen, die sich um die zollamtliche Importabfertigung kümmern
Andere deutsche Unternehmen, die im internationalen Handel tätig sind
Wichtig: Bevor der Vertreter für Sie handelt, benötigt er eine schriftliche Vollmacht. Ist diese nicht auf Deutsch, kann das Finanzamt eine beglaubigte Übersetzung verlangen. Es klingt aufwendig, aber das Finanzamt akzeptiert keine halben Lösungen.
Was macht ein Steuervertreter?
Vor allem: er handelt in Ihrem Auftrag. Er reicht Umsatzsteuervoranmeldungen ein, führt die Korrespondenz mit dem Finanzamt, besorgt eine Steuer- und Umsatzsteuernummer für Ihr Unternehmen (separate von seiner eigenen). Diese Nummer muss anschließend in allen Dokumenten und Meldungen verwendet werden. Praktisch bedeutet dies, dass der Vertreter alle Angelegenheiten rund um die Umsatzsteuer in Deutschland erledigt – von Formalitäten bis zu laufenden Pflichten. Für Sie ist dies eine große Erleichterung, besonders wenn Sie die Sprache, die Verfahren nicht kennen oder keine Lust auf Papierkram haben.
Wann endet die Vertretung?
Die Beziehung zum Steuervertreter ist nicht dauerhaft. Sie kann aus zwei Gründen enden: wenn Sie die Vollmacht widerrufen oder wenn das Finanzamt entscheidet, dass es mit diesem Vertreter nicht zusammenarbeiten möchte. Letzteres kann passieren, wenn der Vertreter seinen Pflichten nicht nachkommt oder Dokumente falsch handhabt. In jedem Fall muss der Vertreter das Finanzamt offiziell über das Ende der Zusammenarbeit informieren und sicherstellen, dass alle offenen Meldungen eingereicht werden.
Steuerberater ist nicht dasselbe
Die Ernennung eines Steuerberaters – also einer Person, die Ihr Unternehmen vor dem Finanzamt oder Gericht vertritt – ist eine andere Angelegenheit. Dies ist kein Steuervertreter im Sinne des Umsatzsteuerrechts; der Berater handelt im Interesse des Unternehmens, nicht als umsatzsteuerlicher Vertreter.
In einigen Fällen kann die Ernennung eines Beraters oder eines Korrespondenzempfängers sogar Pflicht sein. Dies ist wichtig, wenn Sie langfristig auf dem deutschen Markt tätig sind oder regelmäßig mit deutschen Geschäftspartnern zusammenarbeiten.
Was ist mit Unternehmen außerhalb der EU?
Hier wird es kompliziert. Wenn Sie ein Unternehmen außerhalb der EU betreiben, können Sie Waren nicht einfach in Ihrem eigenen Namen nach Deutschland importieren. In diesem Fall müssen Sie einen sogenannten indirekten Zollvertreter einsetzen – es sei denn, Sie fallen unter eine Ausnahme. Praktisch bedeutet dies, dass ohne lokalen Partner oder Vermittler keine Zollabfertigung oder legale Importaktivität möglich ist.
Brauchen Sie einen Steuervertreter?
Wenn Sie den deutschen Markt strategisch betreten möchten und keine vollständige Umsatzsteuerregistrierung planen, kann ein Steuervertreter sehr hilfreich sein. Besonders wenn Sie an der Grenze der Abzugsberechtigung operieren, Waren nur vorübergehend importieren oder den Papierkram vermeiden möchten. Es ist keine Pflicht, aber manchmal die sinnvollste Lösung.