Ab Januar 2025 werden Nichtansässige, die in Rumänien für Mehrwertsteuerzwecke registriert sind, verpflichtet sein, neue Berichtspflichten zu erfüllen. Insbesondere müssen sie Berichte im Standard Audit File for Tax (SAF-T)-Format einreichen. Diese Änderung ist Teil der umfassenderen Maßnahmen Rumäniens zur Verbesserung der Steuercompliance und zur Optimierung der Mehrwertsteuerberichterstattung, insbesondere durch datengestützte Prozesse. Für nicht ansässige Unternehmen bringen diese neuen Anforderungen eine Reihe von wichtigen Verpflichtungen, die sich von denen der ansässigen Steuerpflichtigen unterscheiden.
Wesentliche Unterschiede in den Berichtspflichten für nicht ansässige und ansässige Steuerpflichtige
Obwohl sowohl ansässige als auch nicht ansässige Steuerpflichtige den Mehrwertsteuerberichterstattungsstandards entsprechen müssen, konzentrieren sich die SAF-T-Berichtspflichten für nicht ansässige Steuerpflichtige auf bestimmte Daten. Nicht ansässige Steuerpflichtige müssen hauptsächlich Informationen zu Verkaufs- und Einkaufsrechnungen sowie zu Steuercodes übermitteln. Im Gegensatz zu ansässigen Steuerpflichtigen, die im Rahmen des SAF-T-Systems möglicherweise umfassendere Berichtspflichten haben.
Die im SAF-T-Dateiformat enthaltenen Daten werden für die rumänischen Steuerbehörden von entscheidender Bedeutung sein, insbesondere zur Mehrwertsteuerabstimmung. Ein Hauptziel der Datensammlung ist die Unterstützung bei der Erstellung von vorab ausgefüllten Mehrwertsteuererklärungen (e-VAT). Durch die Automatisierung und Zentralisierung der Mehrwertsteuerdaten beabsichtigt die rumänische Regierung, die Mehrwertsteuercompliance zu vereinfachen und Fehler zu reduzieren.
Fristen, Übergangsfristen und Strafen bei Nichteinhaltung
Nach den neuen Vorschriften müssen nicht ansässige Steuerpflichtige ihre SAF-T-Berichte bis zum letzten Tag des Monats nach dem jeweiligen Berichtszeitraum einreichen. Das bedeutet, dass für Transaktionen, die im Januar 2025 durchgeführt wurden, der SAF-T-Bericht bis Ende Februar 2025 eingereicht werden muss.
Um einen reibungslosen Übergang zum neuen Berichtssystem zu gewährleisten, hat die rumänische Regierung eine Übergangsfrist eingeführt. Nicht ansässige Steuerpflichtige werden für verspätete Einreichungen der SAF-T-Berichte in der ersten Hälfte des Jahres 2025 nicht bestraft, sofern die Berichte für Januar bis Juni 2025 bis spätestens 31. Juli 2025 eingereicht werden.
Nach Ablauf der Übergangsfrist treten Strafen bei Nichteinhaltung in Kraft. Unternehmen, die den SAF-T-Bericht nicht rechtzeitig einreichen, können mit einer Geldstrafe von bis zu 1.000 EUR belegt werden. Darüber hinaus können unvollständige oder fehlerhafte Berichte mit einer Strafe von bis zu 300 EUR geahndet werden.
Mit den neuen SAF-T-Berichtspflichten müssen sich nicht ansässige Mehrwertsteuerpflichtige in Rumänien darauf vorbereiten, ihre Buchhaltungs- und Berichterstattungsprozesse anzupassen. Obwohl die Übergangsfrist eine gewisse Erleichterung bietet, sollten Unternehmen proaktive Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass sie die Berichtspflichten rechtzeitig einhalten und mögliche Geldstrafen vermeiden. Der Fokus der rumänischen Steuerbehörden auf die Nutzung von SAF-T-Daten zur Mehrwertsteuerabstimmung und vorab ausgefüllten Erklärungen unterstreicht die Bedeutung von genauen und fristgerechten Meldungen.