Digitalisierung der Rechnungsstellung ist keine Wahl mehr – es ist eine gesetzliche Verpflichtung
Unternehmen, die in der Europäischen Union tätig sind, müssen sich zunehmend mit immer komplexeren Anforderungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnungen) auseinandersetzen. Obwohl die Umsetzung dieser Vorschriften schwierig sein kann, bietet sie Chancen zur Steigerung der Effizienz, Kostensenkung und besseren Anpassung an steuerliche Anforderungen.
Warum wurde E-Rechnungsstellung zur Priorität?
Die EU-Initiative „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) zielt darauf ab, die Mehrwertsteuerberichterstattung in der gesamten EU zu vereinheitlichen und zu digitalisieren. Eine der wichtigsten Maßnahmen im Rahmen von ViDA ist die Einführung der Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen bei grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen. Die neuen Vorschriften betreffen alle Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Standort (einschließlich außerhalb der EU).
Welche Änderungen bringt ViDA?
E-Rechnung als neuer Standard – Ersetzung der aktuellen Verkaufslisten in der EU durch nahezu Echtzeit-Berichterstattung.
Nationale Meldesysteme – Steuerbehörden müssen die Daten der E-Rechnungen sofort erhalten.
Erforderliche Systemkompatibilität – Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungsstellungssysteme mit den nationalen Plattformen kompatibel sind.
Verschärfte Compliance-Anforderungen – Es wird genauere Prüfungen der Korrektheit von Mehrwertsteuerrechnungen geben.
Was bedeutet das für Unternehmen?
Unternehmer sollten ihre Systeme so schnell wie möglich an die neuen Gegebenheiten anpassen, um das Risiko von Steuerstrafen und Bußgeldern zu vermeiden. Die Echtzeit-Berichterstattung erfordert eine direkte Integration mit den nationalen Plattformen und eine automatische Validierung von Rechnungen. Die unterschiedlichen nationalen Anforderungen machen flexible, skalierbare Lösungen unerlässlich.
Wichtige Vorteile der E-Rechnungsstellung:
Automatisierung und Prozessoptimierung – schnellere Verarbeitung, weniger Fehler
Einsparungen – Reduzierung der Druck-, Papier- und Versandkosten
Ökologie – geringerer Ressourcenverbrauch und reduzierte CO₂-Emissionen
Compliance – automatisierte Prozesse minimieren das steuerliche Risiko
Schnellere Zahlungen – der digitale Rechnungsumlauf beschleunigt den Forderungszyklus
B2B, B2G und B2C – verschiedene Bedürfnisse, verschiedene Lösungen
B2B: Standardisierung als Herausforderung
In der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen stellt die Interoperabilität zwischen verschiedenen Rechnungsstellungstandards nach wie vor eine Herausforderung dar. Italien hat bereits die obligatorische E-Rechnung im B2B-Bereich eingeführt, andere Länder nutzen PEPPOL oder nationale Formate.
Formate gibt es viele: UBL, UN/CEFACT, PEPPOL BIS, FatturaPA (Italien), Factur-X (Frankreich) Jedes Land legt seine Anforderungen an digitale Signaturen, Archivierung und Mehrwertsteuerdokumentation fest. Rechnungen müssen in ERP-/Finanzsystemen automatisch verarbeitet werden.
Beispiel: Ein deutsches Unternehmen, das nach Italien verkauft, muss Rechnungen über das italienische SDI-System einreichen, auch wenn es dort keinen lokalen Sitz hat.
B2G: Verpflichtungen gegenüber dem öffentlichen Sektor
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU führte die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Verwaltungen ein. Unternehmen, die Aufträge für staatliche Institutionen ausführen, müssen bestimmte Formate und Plattformen verwenden.
Viele Länder nutzen PEPPOL als Standard für öffentliche Aufträge. Beispielhafte Plattformen: FACe (Spanien), Chorus Pro (Frankreich), XRechnung (Deutschland) Rechnungen müssen einer automatischen Validierung unterzogen werden.
Beispiel: Ein deutsches Bauunternehmen, das einen Vertrag für die französische Regierung ausführt, muss die Plattform Chorus Pro nutzen, auch wenn es im Alltag andere Formate verwendet.
B2C: Datenschutz und Kundenerlebnis
Im Verkauf an Konsumenten zählen Komfort für den Empfänger und die Einhaltung der DSGVO.
Rechnungen müssen per E-Mail, Kundenportal oder mobile Apps zugänglich sein. Kunden erwarten klare und benutzerfreundliche Formate. Personenbezogene Daten müssen gemäß der DSGVO geschützt werden.
Beispiel: Ein Online-Händler, der in mehreren EU-Ländern tätig ist, muss sicherstellen, dass jede Rechnung den lokalen Vorschriften entspricht.
Wie bereitet man sich auf die Änderungen vor? Bewährte Schritte für Unternehmen:
Identifizieren Sie die geltenden Vorschriften – jedes Land hat seine eigenen Anforderungen an Formate und die Übermittlung von E-Rechnungen.
Wählen Sie eine skalierbare Lösung – die Integration mit ERP-Systemen und die Möglichkeit, verschiedene Formate zu unterstützen, sind entscheidend.
Sicherstellen der Compliance – automatische Validierung von Rechnungen minimiert Fehler und das Risiko der Ablehnung.
ViDA und die Zukunft der E-Rechnungsstellung
ViDA beschränkt sich nicht nur auf B2B-Transaktionen zwischen EU-Ländern – sie wird auch viele nationale Transaktionen betreffen. Unternehmen müssen sich jetzt schon auf diese Änderungen vorbereiten.
Die Pflicht zur E-Rechnungsstellung in der EU ist nicht nur eine regulatorische Herausforderung, sondern auch eine Chance zur Modernisierung von Prozessen, Kostensenkung und Verbesserung der Mehrwertsteuer-Compliance. Wenn Unternehmen frühzeitig in die richtigen Lösungen investieren, gewinnen sie einen Wettbewerbsvorteil und sind vollständig für die Zukunft gerüstet. Bereiten Sie sich auf diese Änderungen vor.