Belgische B2B-E-Rechnungsstellung – Änderungen und neue AnforderungenDie belgische Koalitionsregierung hat angekündigt, dass ab dem 1. Januar 2026 Unternehmen, die nationale B2B-Transaktionen durchführen, verpflichtet sein werden, elektronische Rechnungen auszustellen. Zudem ist geplant, dass bis 2028 ein Echtzeit-Meldesystem eingeführt wird, um den Mehrwertsteuerbetrug wirksam zu bekämpfen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Informationen zu den bevorstehenden Änderungen und den nächsten Schritten bei der Implementierung des neuen Systems.
Neue Pflichten und Ziele der Einführung der E-Rechnungsstellung
Im Rahmen der Maßnahmen zur Bekämpfung von Steuerbetrug sehen die belgischen Vorschriften vor, dass B2B-Rechnungen – einschließlich der von Kassensystemen generierten – in Echtzeit an die Steuerbehörden übermittelt werden. Kassensysteme, Zahlungs- und Rechnungssysteme werden mit dem Finanzamt integriert, sodass Mehrwertsteuerdaten unmittelbar übertragen werden können.
Wer und wie wird von der Pflicht betroffen sein?
Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle in Belgien tätigen Steuerpflichtigen, mit wenigen Ausnahmen, elektronische Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen, die der Besteuerung unterliegen, ausstellen. Es ist wichtig zu betonen, dass diese Änderungen nicht für Transaktionen gelten, die an Endverbraucher (B2C) gerichtet sind.
Anforderungen an das Format der elektronischen Rechnung
Die neuen Regelungen schreiben vor, dass Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form erstellt, übermittelt und empfangen werden müssen. Daher ist eine Anpassung der Definition der elektronischen Rechnung im belgischen Recht notwendig – zukünftig werden nur strukturierte Rechnungen anerkannt, d.h. solche, die in einem strukturierten Format erstellt, übermittelt und empfangen werden, welches eine automatische Datenverarbeitung ermöglicht. Das Versenden einer PDF-Datei per E-Mail reicht nicht aus, um als elektronische Rechnung zu gelten.
Einheitliche Umsetzung ohne stufenweise Einführung
Im Gegensatz zu den schrittweisen Ansätzen in anderen Mitgliedstaaten wird die belgische Pflicht zur E-Rechnungsstellung einheitlich für alle Unternehmen eingeführt, unabhängig von deren Größe oder Art der Tätigkeit. Derzeit ist noch kein verpflichtendes digitales Reporting vorgesehen – der Schwerpunkt liegt zunächst auf dem E-Rechnungsstellungsprozess, während das Echtzeit-Reporting erst für das Jahr 2028 geplant ist.
Formelle Genehmigung auf europäischer Ebene
Das belgische Parlament hat das Projekt zur Einführung der B2B-E-Rechnungsstellung genehmigt, jedoch hängt die endgültige Umsetzung von der Zustimmung der Europäischen Kommission ab. Im September 2023 wurde ein Antrag auf die erforderliche Genehmigung gestellt, da die Mitgliedstaaten eine Abweichung von bestimmten Artikeln der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie benötigen. Nach der Umsetzung der ViDA-Vorschläge werden diese Einschränkungen entfallen, was den endgültigen Regelungsrahmen beeinflussen kann.
Umfang und Format der Verpflichtung
Die Pflicht zur E-Rechnungsstellung umfasst:
- Den Rechnungsaussteller: Er muss ein in Belgien registrierter Steuerpflichtiger sein. Einige Gruppen, wie Unternehmen, die von der Besteuerung befreite Transaktionen durchführen, spezielle Pauschalregelungen in Anspruch nehmen oder sich im Insolvenzverfahren befinden, sind von dieser Pflicht ausgenommen.
- Den Rechnungsempfänger: Er muss ein Steuerpflichtiger sein, der über eine belgische Umsatzsteuernummer verfügt oder zur Registrierung in Belgien verpflichtet ist. Der Kunde hat keine Möglichkeit, die Annahme einer elektronischen Rechnung zu verweigern.
- Die Transaktion: Sie muss inländisch sein und der belgischen Besteuerung unterliegen.
Zusätzlich wird ab dem 1. März 2024 die E-Rechnungsstellung im B2G-Bereich (Business-to-Government) verpflichtend, während B2C-Transaktionen von diesen Regelungen ausgenommen bleiben. Obwohl die Pflicht vorwiegend für in Belgien tätige Unternehmen gilt, werden alle belgischen Steuerpflichtigen zur Akzeptanz elektronischer Rechnungen verpflichtet sein.
Standardformat für elektronische Rechnungen
Das für elektronische Rechnungen vorgesehene Standardformat ist Peppol-BIS. Alternativ können auch andere Lösungen verwendet werden, sofern sie dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen und eine gegenseitige Vereinbarung besteht. Die Organisation PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-line) spielt hierbei eine zentrale Rolle, indem sie den Rahmen für Interoperabilität bereitstellt und den Austausch von E-Rechnungen zwischen verschiedenen Ländern und Dienstleistern ermöglicht. PEPPOL nutzt das Modell der „vier Ecken“, das den Lieferanten, dessen E-Rechnungsdienstleister, den Empfangsdienstleister und den Empfänger integriert – so wird ein reibungsloser und sicherer Dokumentenaustausch gewährleistet.
Die neuen belgischen Vorschriften zur B2B-E-Rechnungsstellung markieren einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Optimierung der Steuerprozesse. Unternehmen müssen ihre Systeme an die Anforderungen zur Erstellung von Rechnungen in einem vorgegebenen, strukturierten Format anpassen, was eine automatische Datenverarbeitung und verbesserte administrative Kontrolle ermöglicht. Die Umsetzung dieser Änderungen wird zu mehr Transparenz und einer effektiveren Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug beitragen und Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil in der dynamischen digitalen Landschaft verschaffen.Wir laden Sie ein, sich mit den offiziellen Regierungsmitteilungen sowie weiterführenden Informationsmaterialien zu den bevorstehenden Änderungen im System der E-Rechnungsstellung vertraut zu machen.