Abziehbare Vorsteuer (Input VAT) ist eines der Themen, das früher oder später jedes Unternehmen betrifft, das auf dem deutschen Markt tätig ist. Es scheint selbstverständlich, ist aber voller Fallstricke. In diesem Leitfaden zeige ich, wie das System in der Praxis funktioniert: Wann man die Vorsteuer abziehen kann, was man besser lässt und warum selbst eine korrekt ausgestellte Rechnung im „schwarzen Loch“ verschwinden kann, wenn man die Vorschriften falsch interpretiert.
Wann kann man die Vorsteuer in Deutschland zurückerhalten?
Wenn dein Unternehmen Dienstleistungen erbringt oder Waren verkauft, die in Deutschland der Umsatzsteuer unterliegen, kannst du die bei Einkäufen gezahlte Vorsteuer zurückfordern. Das ist ziemlich logisch: Du zahlst die Mehrwertsteuer als Käufer, aber da du selbst mit Umsatzsteuer verkaufst, sieht der Staat kein Problem darin, dass du die zuvor gezahlte Steuer abziehst.
Das Problem entsteht bei Unternehmen, die umsatzsteuerbefreite Tätigkeiten ausüben. Hier ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich ausgeschlossen – zumindest in der Standardversion. Es gibt Ausnahmen, aber man muss sie kennen und sauber dokumentieren. Mischunternehmen, also solche, die steuerpflichtige und steuerfreie Umsätze kombinieren, müssen eine
Pro-rata-Regelung anwenden – ein Teil der Vorsteuer ist abziehbar, der Rest verfällt.
Hier ist kein Platz für Vermutungen. Wenn du die Regeln nicht korrekt einhältst, merkt das Finanzamt das sehr schnell. Und dann beginnt der Ärger.
Vorsteuerabzug und Rechnung – das Fundament des Systems
In der Praxis dreht sich alles um ein einziges Dokument – die Rechnung. Sie ist die Grundlage für jeden Vorsteuerabzug. Sie muss korrekt ausgestellt sein, die Daten deines Unternehmens enthalten sowie genaue Angaben über den Einkauf und die Steuerbeträge.
Eine Rechnung „auf die Firma“ reicht nicht. Sie muss auf deine Firma ausgestellt sein, die in Deutschland umsatzsteuerlich registriert ist. Andernfalls erkennt das Finanzamt sie nicht an. Und schon gar nicht gibt es einen Vorsteuerabzug, wenn die Rechnung unleserlich ist, Fehler enthält oder die Daten nicht mit den Steuerregistern übereinstimmen.
Deutsche Finanzbeamte haben kein Verständnis für kreative Buchführung. Das Dokument muss klar, korrekt und wirklichkeitsgetreu sein.
Import aus Nicht-EU-Ländern – wie funktioniert die Einfuhrumsatzsteuer?
Der Import von Waren aus Ländern außerhalb der EU ist immer mit der Zahlung von Umsatzsteuer verbunden. Hier gibt es normalerweise keine Rechnung – die Steuer erhebt der Zoll, und du erhältst die entsprechenden Zollunterlagen. Diese sind die Grundlage für den Vorsteuerabzug.
Aber Achtung: Nicht jedes Unternehmen darf die Einfuhrumsatzsteuer abziehen. Voraussetzung ist, dass du tatsächliche Kontrolle über die Ware beim Import hast. Das ist keine bloße Formalität – es geht um reale, physische Kontrolle, nicht nur um Buchung auf dem Papier.
Mit anderen Worten: Wenn du nur als Vermittler agierst und die Ware nicht selbst importierst, kannst du den Vorsteuerabzug vergessen. Das kann schnell zu erheblichen Verlusten führen.
Einkäufe innerhalb der EU – Reverse-Charge-Verfahren in der Praxis
Wenn du etwas von einem Geschäftspartner aus einem anderen EU-Land kaufst, sieht die Situation etwas anders aus. Der Verkäufer berechnet keine Umsatzsteuer, aber das heißt nicht, dass du steuerfrei bist. Du musst die Steuer selbst in Deutschland berechnen – das ist das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren.
Du weist die Umsatzsteuer in deiner deutschen Erklärung sowohl als Umsatzsteuer (Output VAT) als auch als Vorsteuer (Input VAT) aus – und wenn du dazu berechtigt bist, heben sich die Beträge auf. Klingt einfach – ist es aber nur, wenn die Dokumentation stimmt.
Grundlage ist wieder die Rechnung – diesmal ohne deutsche Umsatzsteuer, aber mit Hinweis auf den innergemeinschaftlichen Erwerb.
Dienstleistungen aus dem Ausland – ebenfalls Reverse Charge
Erhältst du eine Dienstleistung von einem ausländischen Unternehmer ohne deutsche Umsatzsteuer, musst du diese dennoch in Deutschland versteuern. Das Prinzip ist dasselbe – Reverse Charge.
Du weist die Umsatzsteuer in deiner Erklärung als steuerpflichtig aus und kannst sie – sofern berechtigt – gleichzeitig als Vorsteuer abziehen. Entscheidend ist erneut die Dokumentation: Die Rechnung muss korrekt ausgestellt sein, auch wenn sie keine Steuer enthält. Ohne sie gibt es keine Grundlage für den Abzug.
Und wieder gilt: Wenn die Leistung mit umsatzsteuerbefreiten Tätigkeiten zusammenhängt, gibt es keinen Vorsteuerabzug. Punkt.
Wofür gibt es keinen Vorsteuerabzug? – Die typischen Fallen
Nicht jede betriebliche Ausgabe berechtigt zum Vorsteuerabzug, selbst wenn sie mit der unternehmerischen Tätigkeit in Deutschland zusammenhängt. Es gibt einige typische Ausnahmen, die Unternehmer regelmäßig überraschen:
Luxusgüter und -dienstleistungen – Auch wenn sie auf die Firma gekauft werden: Wird der Kauf als luxuriös eingestuft, entfällt der Vorsteuerabzug.
Firmengeschenke – Übersteigt ihr Wert 35 Euro, besteht kein Anspruch auf Vorsteuerabzug – weder anteilig noch teilweise.
Dienstwagen – Grundsätzlich ist ein Vorsteuerabzug möglich, aber die private Nutzung muss als Eigenverbrauch versteuert werden. Das bedeutet: mehr Papierkram und ein höheres Prüfungsrisiko.
Die 10%-Regel – kleine Zahl, große Wirkung
Wenn ein Gegenstand oder eine Leistung zu weniger als 10 % betrieblich genutzt wird, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Nur Unternehmen, die etwas zu mindestens 10 % für betriebliche Zwecke verwenden, können die Steuer abziehen.
Hier zählen keine subjektiven Einschätzungen, sondern harte Fakten und Dokumentation. Das Finanzamt arbeitet nicht auf Vertrauensbasis – es verlangt Nachweise.
Private Nutzung – die Lennartz-Methode
Manchmal kauft man etwas offiziell für das Unternehmen, nutzt es aber privat. In diesem Fall behandelt das Finanzamt die Situation so, als hätte dein Unternehmen den Gegenstand an dich privat „verkauft“. Du musst also Umsatzsteuer auf den Eigenverbrauch berechnen.
Wenn du bereits beim Kauf weißt, dass der Gegenstand überwiegend privat genutzt wird, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Kurz gesagt: Willst du etwas über die Firma kaufen – nutze es auch betrieblich. Andernfalls zahlst du drauf.
Sonderfälle: Tourismus und Gebrauchtwaren
Unternehmen in der Tourismusbranche oder im Handel mit Gebrauchtwaren arbeiten in speziellen Umsatzsteuersystemen. Häufig dürfen sie keine Vorsteuer abziehen, weil ihre Umsätze dem sogenannten Margenbesteuerungssystem unterliegen.
Hier wird die Umsatzsteuer nur auf die Gewinnspanne berechnet, nicht auf den gesamten Verkaufspreis. Dieses Thema ist komplex und erfordert in der Regel steuerliche Beratung, da Fehler teuer werden können.
Umsatzsteuer und Einkommensteuer – eine nicht immer offensichtliche Verbindung
In Deutschland hängt vieles davon ab, wie eine Ausgabe einkommensteuerlich behandelt wird. Wird sie als betrieblich abzugsfähig anerkannt, besteht häufig auch das Recht auf Vorsteuerabzug – aber nicht immer.
Es gibt Fälle, in denen eine Ausgabe zwar einkommensteuerlich absetzbar ist, der Vorsteuerabzug aber ausgeschlossen bleibt. Deshalb lohnt sich bei speziellen oder grenzwertigen Fällen immer die Rücksprache mit einem Steuerberater.
Vorsteuerabzug in Deutschland – Spiel nach Regeln
Der Vorsteuerabzug in Deutschland ist kein Glücksspiel. Hier gibt es kein „wahrscheinlich geht das“ oder „wird schon passen“. Wer gegen die Vorschriften verstößt, bekommt früher oder später Besuch vom Finanzamt – und dann ist Schluss mit lustig.
Der Schlüssel: saubere Dokumentation, Kenntnis der Regeln und Bewusstsein für Ausnahmen.
Es lohnt sich auch, mit einer Buchhaltungs- oder Steuerkanzlei zusammenzuarbeiten, die die deutschen Besonderheiten kennt – denn die Details können sich je nach Branche, Region oder Art der Tätigkeit unterscheiden.
Wenn du ein Unternehmen in Deutschland führst, lohnt es sich nicht, „auf gut Glück“ zu handeln.
Die Vorsteuer kann deinem Unternehmen erhebliche Einsparungen bringen – aber nur, wenn du weißt, was du tust.