Od 16 września 2024 roku Łotwa zbliża się do wprowadzenia obowiązkowego systemu elektronicznego fakturowania (e-fakturowanie), co stanowi ważny krok zarówno dla firm, jak i administracji publicznej. Ministerstwo Finansów Łotwy wprowadziło szereg zmian w ustawie o rachunkowości (24-TA-438), nakładając obowiązek stosowania e-faktur we wszystkich sektorach. Zmiana ta jest częścią szerszej strategii mającej na celu zwiększenie przejrzystości, usprawnienie procesów finansowych i dostosowanie się do standardów europejskich.

Przejście to odbędzie się w dwóch kluczowych etapach: w styczniu 2025 roku w przypadku transakcji z sektorem publicznym oraz w styczniu 2026 roku dla firm prywatnych. Firmy działające na Łotwie muszą już teraz przygotować się na nadchodzące terminy, aby spełnić nowe wymogi regulacyjne.

Kluczowe motywy wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania na Łotwie

Wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania na Łotwie jest częścią szerszej inicjatywy Unii Europejskiej, której celem jest zwiększenie efektywności i bezpieczeństwa transakcji finansowych oraz zmniejszenie skali oszustw podatkowych i błędów. Przyjęcie e-fakturowania, zwłaszcza w standardowych formatach, umożliwia raportowanie w czasie rzeczywistym, co ułatwia rządom monitorowanie zobowiązań podatkowych. Na Łotwie inicjatywa ta ma także na celu ograniczenie szarej strefy, która nadal stanowi istotny problem w regionie.

E-fakturowanie przynosi również korzyści firmom, automatyzując generowanie, przesyłanie i przechowywanie faktur, co prowadzi do zmniejszenia liczby dokumentów papierowych, mniejszej liczby błędów ręcznych i szybszego przetwarzania. Dla wielu firm zmiany te mogą przynieść oszczędności i zwiększenie efektywności operacyjnej. Jednak przejście na e-fakturowanie wiąże się także z wyzwaniami, zwłaszcza w zakresie zgodności z nowymi standardami technicznymi i wymaganiami raportowymi.

Etap pierwszy: e-fakturowanie dla sektora publicznego i transakcji rządowych

(od 1 stycznia 2025 roku)
Pierwszy etap wdrażania e-fakturowania na Łotwie, który rozpocznie się 1 stycznia 2025 roku, będzie dotyczył transakcji z sektorem publicznym. Obejmuje to transakcje rząd-rząd (G2G), biznes-rząd (B2G) i rząd-biznes (G2B). Wszystkie podmioty zaangażowane w transakcje z administracją państwową będą zobowiązane do wystawiania e-faktur.

E-faktury muszą być zgodne ze standardem Peppol BIS Billing 3.0, europejskim ramowym rozwiązaniem, które zapewnia interoperacyjność i standaryzację między krajami. Faktury muszą być przesyłane w formacie XML, co ułatwia ich automatyczne przetwarzanie i integrację z systemami organów podatkowych.

Na tym etapie firmy powinny zacząć dostosowywać swoje systemy fakturowania do e-fakturowania w transakcjach z podmiotami publicznymi. Wymaga to wdrożenia kompatybilnego oprogramowania, które umożliwi generowanie i przesyłanie faktur w wymaganym formacie. Ponadto przedsiębiorstwa muszą przygotować swoje procesy, aby zapewnić zgodność z przepisami do 2025 roku.

Korzyści dla sektora publicznego

Wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania w sektorze publicznym przyniesie kilka korzyści:

• Większa przejrzystość i odpowiedzialność: e-fakturowanie gwarantuje, że wszystkie transakcje finansowe są rejestrowane cyfrowo, co zmniejsza ryzyko oszustw i błędów ludzkich.
• Szybsze przetwarzanie faktur: Zautomatyzowane systemy mogą przetwarzać faktury znacznie szybciej niż tradycyjne metody, co przekłada się na szybsze płatności i poprawę przepływów pieniężnych dla firm współpracujących z rządem.
• Zgodność z regulacjami UE: Przyjęcie standardu Peppol zapewnia zgodność z wymogami Unii Europejskiej, co ułatwia transakcje transgraniczne.

Etap drugi: Rozszerzenie obowiązku na transakcje B2B

(od 1 stycznia 2026 roku)
Drugi etap, rozpoczynający się 1 stycznia 2026 roku, obejmie obowiązek e-fakturowania dla transakcji biznes-biznes (B2B). Od tego dnia wszystkie firmy działające na Łotwie będą musiały wystawiać e-faktury w transakcjach B2B. Rozszerzenie to obejmie szeroką grupę podmiotów, wpływając na prawie wszystkie firmy prowadzące działalność na Łotwie.

Od tego momentu przedsiębiorstwa będą również zobowiązane do przesyłania danych z faktur elektronicznych bezpośrednio do Państwowej Służby Dochodów (SRS). SRS będzie pełniła rolę centralnego punktu zbierania i przetwarzania danych z faktur w celu zapewnienia prawidłowego raportowania podatkowego oraz nadzoru nad działalnością gospodarczą w czasie rzeczywistym.

To obowiązkowe zgłaszanie danych jest częścią szerszych ram systemu Kontroli Transakcji Ciągłych (CTC), które mają na celu zwiększenie widoczności transakcji handlowych i poprawę dokładności i terminowości płatności podatkowych.

Wyzwania dla firm

Choć zmiany te przyniosą długoterminowe korzyści, firmy mogą napotkać kilka wyzwań:

• Integracja oprogramowania: Firmy muszą zainwestować w oprogramowanie umożliwiające generowanie e-faktur zgodnych ze standardem Peppol BIS Billing 3.0 i komunikację z portalem SRS.
• Zgodność i szkolenie: Przedsiębiorstwa muszą zapewnić, że ich zespoły rozumieją nowe wymagania i potrafią prawidłowo obsługiwać procedury e-fakturowania. Może to wymagać szkoleń i przeprojektowania procesów.
• Koszty: Choć e-fakturowanie może w dłuższej perspektywie obniżyć koszty operacyjne, początkowy okres przejściowy może wiązać się z inwestycjami w technologie, szkolenia i aktualizacje systemów.

Infrastruktura techniczna Łotwy dla e-fakturowania

Choć wprowadzenie e-fakturowania jest nieuchronne, infrastruktura techniczna Łotwy do tego procesu jest wciąż rozwijana. Ministerstwo Finansów finalizuje szczegóły dotyczące kanału wymiany e-faktur, który umożliwi firmom i sektorowi publicznemu bezpieczne przesyłanie faktur do organów podatkowych.

Dla zapewnienia pełnej interoperacyjności, rząd łotewski zdecydował się wdrożyć sieć Peppol, szeroko stosowany standard w Europie, który umożliwia płynny obieg dokumentów elektronicznych między firmami a instytucjami rządowymi.

Kluczowe daty do zapamiętania

• 7 czerwca 2024 roku: Koniec okresu konsultacji publicznych nad projektem ustawy.
• 1 stycznia 2025 roku: Obowiązkowe e-fakturowanie dla transakcji z podmiotami publicznymi (G2G, B2G, G2B).
• 1 stycznia 2026 roku: Obowiązkowe e-fakturowanie dla transakcji B2B oraz przesyłanie danych z faktur do SRS.

Wnioski: Przygotowanie do e-fakturowania na Łotwie

Przejście Łotwy na obowiązkowe e-fakturowanie stanowi istotny krok w cyfryzacji systemów finansowych i podatkowych kraju. Do początku 2026 roku e-fakturowanie stanie się wymogiem prawnym dla niemal wszystkich firm działających w kraju, tworząc bardziej przejrzysty, efektywny i zgodny z przepisami ekosystem finansowy.

Dla firm kluczowe będzie wczesne przygotowanie. Aktualizacja systemów fakturowania, szkolenie pracowników i zapewnienie zgodności z nowymi standardami będą niezbędne, aby uniknąć